武汉大学办理申请举办国际或海峡两岸学术会议须知_国际学术会议申请信

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武汉大学办理申请举办国际或海峡两岸学术会议须知

一、会议请示程序

1、根据教育部关于申办国际会议的最新文件精神和武大外字〔2008〕31号《武汉大学国际学术会议管理暂行规定》的有关规定，各院系应于每年九月份集中向国际交流部提交次年拟举办的会议立项报告。

2、以院系为单位向国际交流部提交《申报举办国际或海峡两岸学术会议一览表》。

3、每次会议须向国际交流部提交会议请示，并附特邀专家名单、会议经费预算。如有台湾专家列席国际会议，院系必须将相关材料上报校港澳台事务办公室，以便上级主管机关审批。

4、国际交流部对会议请示文进行初审后，报相关管理部门会签，再报校领导审签后行文。

5、学校将会议正式请示文件报教育部批准。在会议获得教育部批准之前，各院系及组委会不得对外承诺会议的召开及时间，不得对外发邀请函。

二、根据会议筹备情况适时召开国际或海峡两岸会议协调会

1、召开会议的背景情况(会议规模、会议层次、重要的专家)

2、该学科介绍（属几级学科、在国际上的排名及知名度）

3、正式的会议日程安排

4、校领导讲话稿

5、拟在会议期间洽谈的国际合作项目

6、召开会议还待解决的一些具体事宜

三、国际或海峡两岸会议总结

每次会议举办之后一个月内，院系向国际交流部或港澳台事务办公室提交会议总结材料，内容如下：

1、会议的层次（特邀代表的身份）

2、主办、承办的组织单位名称（国际、国内、学会、协会）

3、会议受到的资助情况（政府机关、外资、企业）

4、会议获得的效益（社会效益、经济效益）

5、会议取得的成果（学术成果、科研成果、引进项目、建立的交流关系、聘请的名誉教授和客座教授名单）

6、《国际或海峡两岸学术会议总结情况一览表》；国际会议填写《武汉大学举办国际学术会议总结表》

7、《邀请外国人来华参加国际或海峡两岸学术会议人员名单》

8、国际或海峡两岸学术会议经费决算单。如申请学校资助，请提供境外专家的护照和签证（签注）复印件。