xz办公用品管理及申请流程(精)_办公用品管理作业流程

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佛山市英朗服饰有限公司档案编号:XZ—0002 办公用品管理制度

为规范管理好公司办公用品的申购,入库,保管,发放,使用,报废,盘存,交接程序,使之管理有序,责任明确,节俭节约,避免浪费,特制订本条例制度.一,办公用品的分类: 按使用的性质分为底值易耗品和高值保管品两类

其中底值耗品主要有:圆珠笔,记事本,大头笔,尺子,便签本,涂改液,铅笔,橡皮擦,复印纸,打印纸,笔芯,夹子,粉笔,裁床划粉,莹光笔,电风扇,线插板,插排,订书机,计算器,电话机,装订机档夹,裁床剪刀,印泥,报销单等价值较底的物品;高价管理品为电脑,复印机,相机,办公桌,文件柜等价值较高的物品.二,办公物品的管理自然部门, 公司办公用品的管理部门为人事行政部,行政部须在本月1-5日前将本月办公用品计划及上月办公用品的费用表上交公司总经理审核.办公用品费用表分常规和非常规两大类,常规的办公用品为日常耗用的底值易耗的费用,月初须由各部门主管制订相应的办公用品计划.当月支出应当限定在月初的计划经费之内,如有超支的,需要列出超支的原因,超支巨大的需作书面解释,非常规费用对应高值管理品一项,高值管理品不调月度计划,根据实际需要情况通过正常审批程序购置.人事行政部需于月初列出各部门的费用支出详细统计情况上交公司总经理审核.三办公用品的申请.办公用品的采购或者领用申请需要填写.公司办公用品的申请资格人为主管级以上管理人员,各级管理人员应当根据自己部门的办公需要.及时

提出申购申请,普通员工的办公用品需要应当向本部门主管提出,由主管统一进行申请.四,办公用品的审批.在填写后,申请人应当将申请单交有审查批准权的部门负责人审查批准,审批人是办公管理费用控制的责任人,其签署的批准意见对办公费用控制构成相应领导责任.公司赋予部门经理级以上的管理人员一定的价值范围内的办公用品申购权,根据不同的层级,划分出不同的类别办公用品的审批权.业务主管和部门经理负责审批属于底值易耗品的申请.五.办公用品的采购.填写的在得到批准后,应当交到公司人事行政部由人事行政部门统一采购.人事行政部门应当做好供应商的建档工作,编制出常用办公用品的价格表,把握好办公用品的价格行情,做好供应商的比较,尽最大可能控制好办公用品的采购成本.人事行政部将根据公司日常办公需要,对一些常用的办公用品进行批量购买,在办公室保持一定的库存,以保证正常办公需要的及时满足,提高供给效率.六,办公用品的入库管理, 在供应商送来所购的办公用品后,应由人事行政部统一签收,保管和发放,人事行政部应当编制出的常用办公用品的价格表交公司财务部保管,财务部在接相应付款单据时应当再次核对相应品种的单价和总金额及签收人的签字,确认无误的付款.七,办公用品的保管.备用的办公用品由人事行政部统一保管,公司为人事行政部划定相应的存放区域,实行封闭保存.由各部门申请的办公用品应当及时发放.发放出去的办公用品应当由人事行政部做好相应的领用记录,明确领用部门及领用人.领用日期.对于大件管理品实行保管责任制,实行使用人,领取人,保管责任人三合一的办法,对保管责任进行归属.人事行政部将根据不同时期的现实情况合理编订纳入保管责任制的大件管理品

目录.现阶段的大件管理品范围暂定为:电脑及其配件,电话机,电风扇,计算器等.对保管责任进行归属.对因个人工作失误,非正常使用而对办公用品造成重大异常损耗,将根据个人责任的程度,由责任人承担相应的损失部份的赔偿(责任认定分三个级别,含完全责任,一般责任,轻微责任,分别对应80%/50%//20%的损失赔偿比例.损失的计算按历史采购成本计算.根据人事行政部事先公布该类办公用品的使用年限,在计提折旧后得出.如存在产品更新换代,市面购置价值降底的,也可以直接按重置成本计算,两种赔偿计算方式可以由赔偿人选择