新闻发布会会务协议_会议会务服务协议

2020-02-29 协议书下载本文

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承办商务会议合同

甲方：中联绿盟信息技术（北京）有限公司成都分公司

乙方：成都环球国际旅行社有限公司

经友好协商，甲乙双方就乙方承办/代理甲方之“2010年度总结会议”事宜达成如下协议，双方共同遵守执行。

一、甲方主办的“2010年度总结会议’全部交由乙方承办。会议地点是____________________。会议时间2010年12月27日至2010年12月31日。

二、乙方提供如下会议服务

1．礼仪及接待；2．会场安排；3．会议餐饮安排；4．会议代表住宿安排；5．财务协助及结算。各项服务分别如下：

礼仪及接待：费用合计为64000元

乙方提供10名接待人员，设立标识（甲方提供企业或行业标识，乙方制作，费用另算），至汽车站、火车站、机场，引导参会代表及安排商务车辆前往下榻酒店。在下榻酒店大堂设立专用接待台（乙方负责设立），乙方提供10名工作人员协助甲方会务组人员进行代表签到、房间安排、发放会议指南（甲乙双方共同拟定）、告知代表会议注意事项。礼仪工作时间为12月27日09时至12月31日18时，下榻酒店接待人员工作时间为12月26日13时至12月31日18时。

会议交通：

1．站场接送

根据甲方实际要求，乙方必须于12月26日08时至12月31日21时安排两辆30座空调巴士至机场（汽车站、火车站）。双方同意所有费用按运输趟次结算，其结算标准见下表。如果由于甲方原因使得预订的车辆空驶，甲方按照大巴1500元/趟次、面包车700元/趟次、轿车1000元/趟次结算。所有交通工具的运行命令由甲方发出，并在行驶单上签字。

送站场费用同上述约定。双方应在12月25日前，确认需要送站场的名单。甲方应该本协议签署前告知乙方此部分费用的分摊方法（会务组支付或者个人支付），甲方确认；

2．会务交通：

乙方必须于12月26日08时至12月31日21时安排两辆30座空调巴士，8座面包车1辆，4座轿车两辆至当地酒店，用于接送会务人员至会场/宴会现场。甲方负责通知并集合需要乘坐商务用车之人员。用车行程为（往返/单程，选择）。

会场安排：费用合计为30000元

乙方应在12月24日前预订会场，并于12月26日前按甲方要求完成布置：

1．主席台：要求6个席位，有线/无线麦克风3个。配置茶水杯（或者瓶装矿泉水）。双方确认：投影仪为（甲方自带，乙方提供甲方租赁，第三方提供），当甲方自带时，乙方仅有义务提供技术支持，不负责保证仪器正常工作；双方确认，投影仪租赁价格为500元/天，茶水提供及服务人员包含在会场租赁成本中。

2．会场布置：乙方必须于12月26日前完成会场布置-u型、课堂式、围桌型、剧院式等供选择，安排席位不少于100个。会场悬挂横幅3条。

3．氛围支持：乙方应在12月26日前完成5000个气球条幅悬挂，拱形气模1个，会场内/外摆放花篮20个。

4．同声翻译系统：乙方必须于12月26日前调试好同声翻译系统，提供双声道翻译（语种为英语、中文），12月25日前甲方应将发言大致领域及特点告诉口译员，并告诉口译员发言者国别与大致语言习惯。乙方提供的口译人员必须在12月26日前熟悉所需翻译的专业领域。

会议餐饮安排：费用合计为251360元

双方确认，会议期间与会人员就餐地点为酒店中餐厅。

其中中餐就餐人数不少于80人次，西餐就餐人数不少于80人次。早餐餐标为免费，正餐（中餐及晚餐）餐标为238元/人，宴会餐餐标为1000元/人，早餐、正餐及宴会餐食物见附件（菜谱）。会议提供的餐饮不含酒水（或者含酒水），时间是12月27日早餐至12月31日晚餐止，其中12月31日晚餐为宴会餐。会议人员凭个人证件（或者餐卡）就餐。早餐形式为自助餐（或者团餐），正餐为围桌式（或者自助餐）团餐，具体就餐时间由乙方制作水牌告知甲方与会人员。

宴会餐/商务酒会要求

时间：12月31日18时至12月31日22时

规模：80人左右；

会议代表住宿安排：费用合计158200元

双方确认，甲方预订客房数共计43间，其中高级标准间37间（680元/间），商务套间3间（980元/间），行政套间3间（1180元/间）。基于与会人数有一定的机动性，双方约定乙方12月27日18时预留客房＋10％；截至12月31日18时甲方实际用房如果低于预订，则按预订客房数量结算，超过的按实际结算（在预订总量的10％范围内），乙方承诺超过部分按预订价格计算。

12月31日12时以后按实际用房计算。所有用房时间为12月27日至12月31日12时。超过12月31日12时，如果甲方人员需要继续使用客房，可提前通知乙方，乙方可以与酒店交涉，尽量（但不保证）按协议价格结算。

双方确认，乙方必须在12月26日18时前获得酒店预定房间钥匙牌，按甲方指定名录登记分派房间，同时完成入住登记。

以上四大部分服务总费用为：503560元

财务协助及结算：

双方确认，甲方与会人员签到时，乙方提供2名财务人员协助甲方收取会务费用，提供验钞设备，并协助甲方人员统计核实相关应收费用。

双方确认：以上预定及服务属于不可撤销约定。自双方签字、盖章且甲方按本条款支付预订金之日起协议立即生效。甲方于协议生效后3个工作日内支付70000元（大写：人民币柒万圆整）作为预订金。变更及核算原则：

1．甲方确认：除非发生以下几种情况，否则甲方不存在撤销或变更本协议理由-如果撤销或变更，乙方将有权要求甲方支付撤销或变更给乙方造成的预期损失：

a.战争或政治事件；

b.甲方进入破产程序；

c.甲方实体进入重组变更程序；

d.因地震、洪水等人力不可抗拒因素；

e.由于政策或法律变化导致会议不可能举行。

2．甲方如在预定的期间内变更会议时间，但变更通知必须于预定期限前3天抵达乙方，乙方接到甲方通知后应在2个工作日内以（□传真□电邮□公函）方式回执确认，甲方在接到乙方确认文件后即表示甲乙双方就会议时间的变更达成一致，双方间的协议除会议日期外，其余不作变更3．乙方服务的变更除非发生如下情形，否则乙方无权变更服务：

a.乙方签约的下游服务商出现法律规定的破产、停业或者其他人力不可抗拒的服务中止事件，同时乙方更换的下游服务商不能满足甲方要求；

b.会议地点出现重大自然灾害（包括急性传染病）；

c.会议地点出现重大政治事件（包括政府征用会议场所）

如果不是由于上述原因，乙方要求变更服务，将赔偿甲方由于服务变更而导致的预期损失。出现本条款所列事项时，乙方应该在第一时间内以书面形式通报甲方，并在甲方收到通知后作出变更预案供甲方选择--乙方保证变更的服务应当不低于原来协议水准。

基于友好合作的精神，所有变更事宜双方同意协商解决。同时双方约定：

a.甲方变更或取消会议应当在协议生效后会议正式举办前5个工作日前通知乙方，除乙方已经支付的成本外（在甲方的预付款项中抵扣，不足部分乙方有权要求甲方补足，多余部分乙方同意返还甲方），乙方放弃预定收益的索赔；

b.甲方变更或取消会议的决定如果在会议前5日通知乙方，甲方应赔付乙方预期利益的10％，并不退回预付金；

c.乙方由于非本条款原因要求改变服务或者取消的，于会议举办前3日通知甲方的，必须全额退还甲方预付款；

4．双方约定费用核算原则如下：

双方确认，所有服务费用在12月25日前由甲乙双方核算认可，甲方保证一次性将款项支付给乙方--如果超过约定期限，乙方有权要求甲方支付滞纳金标准为总量的0.5％，按日计算。

5．生效：本协议自双方共同签章且甲方提供规定的预付金后生效。协议一式四份，双方各执两份。

6．未尽事宜、仲裁：双方约定，如果对本协议执行出现争议，将首先协商解决；如果协商不能解决，双方将申请仲裁解决，仲裁地点为___________________________________。