氯碱化工：内部控制自我评价报告_内部控制自我评价
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氯碱化工2012年度内部控制自我评价报告
2013-03-22 00:00:00 来源：上交所
附件: 上海氯碱化工股份有限公司 2012 年度内部控制评价情况说明
一、公司内部控制评价工作总体情况
公司董事会专门设置了审计委员会,负责公司内、外部审计的沟通、监督和核查工作;专门设置了内控评价小组,经董事会授权,负责内部控制评价的具体组织实施工作。
公司聘请上海立信锐思信息管理有限公司对整体内控工作开展进行指导、规划、监督,围绕公司内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督等要素对纳入评价范围的高风险领域和单位进行评价。在评价过程中,内控评价小组及时向管理层汇报评价工作的进展情况,并对评价的初步结果进行沟通论证。内控评价小组编制的内部控制评价报告经审核后提交董事会。
公司内部控制评价报告经董事会会议审议通过后对外披露。
公司聘请立信会计师事务所(特殊普通合伙)对公司内部控制有效性进行了审计,出具了无保留意见审计报告。
二、公司内部控制评价的依据
本评价报告是根据中华人民共和国财政部等五部委联合发布的《企业内部控制基本规范》(以下简称“基本规范”)及《企业内部控制评价指引》(以下简称“评价指引”)的要求,结合公司《内部控制评价手册》等相关制度和评价办法,在内部控制日常监督和专项监督的基础上,对公司截至2012年12月31日内部控制的设计与运行的有效性进行评价。
三、公司内部控制评价的范围
我们的内控评价工作包括了氯碱化工合并范围,其中氯碱化工母体 2012 年资产总额占合并资产的 95.41%,营业收入占合并收入的 86.06%,评价范围包含了氯碱化工合并范围内的主要业务。
纳入评价范围的业务和事项包括:人力资源管理、财务管理、投融资、担保与关联交易管理、资产管理、采购管理、销售管理、研发与知识管理、生产管理、信息系统管理等共 15 个业务流程。其中,我们重点关注了下列高风险领域:人力资源管理、财务管理、投融资管理、担保与关联交易管理、资产管理、采购管理、销售管理、研发与知识管理、生产管理、信息系统管理等。
四、内部控制评价的程序和方法
内部控制评价工作严格按照基本规范、评价指引及公司内部控制评价手册规定的程序执行。内部控制评价工作以项目小组的形式开展,制定了评价工作方案,进行了基本情况的了解和重点范围的检查测试,汇总评价结果编制了评价报告,与被评价单位进行了反馈、沟通,对需要完善的方面提出了建议。
评价过程中,我们采用了个别访谈、实地查验、抽样等适当方法,广泛收集公司内部控制设计和运行是否有效的证据。
五、内部控制缺陷及其认定
公司根据《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制评价指引》对重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷的认定要求,结合公司的实际情况以及关注的重点,对缺陷从定性和定量的角度综合考虑,研究确定了适合本公司的内部控制缺陷的具体认定标准,以形成内部控制缺陷认定方法。其中:
1、重大缺陷:是指一个或多个控制缺陷的存在,可能导致企业严重偏离控制目标。具体到财务报告内部控制上,就是内部控制中存在的、可能导致不能及时防止或发现并纠正财务报表重大错报的一个或多个控制缺陷的组合。
2、重要缺陷:是指一个或多个控制缺陷的存在,其严重程度和经济后果低于重大缺陷,但仍有可能导致企业偏离控制目标。具体就是内部控制中存在的、其严重程度不如重大缺陷、但足以引起企业财务报告监督人员关注的一个或多个控制缺陷的组合。
3、一般缺陷:是指除重大缺陷、重要缺陷之外的其他缺陷。
六、公司内部控制概述(一)内部环境
1、组织架构
公司严格按照《公司法》、《上市公司治理准则》等的规定,设立了股东大会、董事会、监事会,并在董事会下设薪酬与考核委员会、提名委员会、战略与投资委员会、审计委员会,建立了以《公司章程》、《股东大会议事规则》、《董事会议事规则》、《监事会议事规则》为基础,以总经理、各专业委员会工作细则等具体规范的一套较为完善的治理制度;明确了股东大会、董事会、监事会和经理层在决策、执行、监督等方面的职责权限、程序以及应履行的义务,形成了权力机构、决策机构、经营机构和监督机构科学分工,各司其责,有效制衡的治理结构,确保了每个机构和人员能够按照制度规范地行使权利和履行职责。在职能部门组织设计方面,公司结合经营管理实际需求和公司的战略发展要求,科学合理的设计了相关职能部门,并明确每个职能部门的主要职能职权,在此基础上,对每个职能部门中涉及的相关工作岗位进行了岗位职责职权的设计,确保了整个公司经营管理的科学分工、有效协调。公司充分重视各种权限的管理,明确了各经营事项的权限层级,有效的杜绝了公司各级管理人员出现权限模糊、越权渎职等现象。
2、发展战略
公司十分重视对发展战略的研究和规划设计,在董事会和战略委员会的领导下,由技术发展部负责组织公司的整个战略管理工作。围绕战略编制、战略目标和计划分解,以及战略执行与评估三个步骤,实现对战略的全过程管理。
在战略编制阶段,重点通过各种信息的获取和研究分析,结合公司的内部现状和发展愿景,从实际出发,以客户为中心,多部门集中讨论确认,最终形成明确的符合公司实际发展现状和战略发展需求的战略规划。
在战略执行过程中,通过强有力的战略分解保证战略目标和工作顺利推进和落实。
在战略评估方面,公司定期对部门的工作进行评估考核,每季度进行公司级的战略考核,每年董事会进行战略评审,根据评审的结果引导实际工作,并指导下一年的战略规划工作。
3、人力资源
公司制定和实施了可持续发展的人力资源政策,将职业道德修养和专业胜任能力作为选拔和聘用员工的重要标准,以市场化手段引进人才,以能力确定岗位,建立健全科学的激励和约束机制,日常注重员工培 2 训和继续教育,不断提升员工素质。合理、规范地运作了人员引进、使用、培养、退出的全过程,以及人员招聘、劳动合同签署、岗位培训、薪酬管理、业绩考核等人力资源关键业务。
4、社会责任
公司围绕安全生产、消防管理、安全防护用具管理、安全事故处理、产品服务质量管理、环境保护与资源节约、促进就业与职工权益保护方面进行了相关的制度约束和风险控制。
在安全生产方面,建立了企业安全生产监督检查机制,落实专岗专人负责公司安全生产检查。安全生产责任落实到人,清楚界定安全事故责任人和部门,保证公司安全生产制度彻底得到贯彻执行。
在员工安全防护方面,加强对公司员工的安全保护力度,为公司员工配发安全防护用具,建立安全事故应急机制,妥善处理各种突发的安全事故,并通过定期的巡查彻底解决各种安全隐患。
在产品质量管理方面,加强公司对产品质量的过程管控和反馈控制,彻底的解决公司产品质量问题,充分的保证消费者的利益。
在服务管理方面,强化公司服务质量管控力度,由服务部门对公司的售后服务进行统一有效管理,提升公司售后服务能力,持续的满足客户的需求。
在环境保护方面,加强了公司的环境管理力度,确保公司的生产经营中所产的废水、废物、废气以及噪声能得到妥善的处理。
5、企业文化
公司秉承“自我加压、勇创一流”的企业精神。“蕴志兴华、家与国永”,忠诚履行社会责任的理念。以长期形成的核心价值观指导员工的实际行动,企业文化建设为内部控制的有效性提供了有力保证。公司高层管理者不断传承企业文化,践行企业的核心价值观,明确企业发展的使命、愿景、方向和目标。公司不断拓宽内部自上而下到员工、自下而上到高层的沟通渠道,同时,加强与顾客、供应商、合作伙伴及社会公众的双向沟通。公司营造了授权、参与、创新、快速反应和积极学习的环境,组织治理和绩效考评不断完善,积极履行社会责任,打造了持续发展和绩效卓越的企业形象。
(二)风险评估
公司已建立较为完善的风险管理和风险评估机制,通过持续收集可能影响公司经营管理的内外部信息,及时识别分析经营活动面临的风险,合理确定风险应对策略。各业务部门一起形成了覆盖事前、事中和事后的风险管理与内部控制体系,根据设定的控制目标,全面、系统、持续地收集相关信息,结合公司实际情况及时进行风险评估。
1、市场风险
公司针对原料以及产品的价格波动制定了一系列应对措施,如修订相关制度文件,完善市场风险识别、分析、预警机制,以达到及时甄别、预防及控制因产品及原料的价格波动带来的市场风险。
2、生产经营风险
鉴于公司属于化工类企业的特殊性,公司在安全及环境保护风险评估方面更加关注,建立了相关制度及风险防范应急预案,对生产经营过程中容易发生的危险源进行了排查和标识,确定了风险承受范围。公司监审保卫部定期进行安全检查,每月开展安全生产教育,加强公司员工的安全生产意识。
(三)控制活动
1、制度建设
为了进一步规范和指导公司日常工作和经营行为,提高公司经营效率,降低运营风险,也为了适应五部委对于企业内部控制的相关要求,现结合公司实际状况,以国家财政部、证监会、审计署、银监会、保监会等五部委发布的《企业内部控制应用指引》作为参考,结合上交所、国资委等部委对上市公司的监管要求,公司 2012 年初制定了《上海氯碱化工股份有限公司制度汇编》。
制度汇编以公司的日常工作为基础,针对公司的实际情况,在原有制度基础上进行修订、新编和汇总,制度内容涵盖采购、生产、销售、研发等主要业务循环,也包括人事、财务、法律、行政等业务支持循环以及发展战略、组织结构、企业文化等。
2、投融资管理
公司制定了《投资管理办法》、《融资管理办法》以及《套期保值业务管理制度》等制度,对重大投资活动作了严格规定,明确了股东大会、董事会、总经理工作会对重大投资的审批权限,制定了相应的审议程序。
为规范募集资金的管理和运用,提高募集资金使用效率,切实保护投资者利益,根据《公司法》、《证券法》、《上市公司证券发行管理办法》、《上海证券交易所股票上市规则》、《上海证券交易所上市公司内部控制指引》等法律、法规和规范性文件的规定,公司制订了投融资管理制度,该制度对募集资金的保存、使用、管理和监督等作了规定。在报告期内公司没有违反相关规定的事项发生。
3、采购管理
制定了《采购执行管理办法》、《服务外包业务管理办法》以及《应付账款管理办法》等一系列管理制度,明确了供应商管理、材料采购管理以及办公用品采购管理等流程。完善对采购过程中的请购审批、供应商选择、招投标管理、价格审核、合同签订、产品验证、物资管理、质量索赔管理、货款支付、供应商评价等方面的规定,推动了采购的科学管理,加强了供应商的供货保证能力。
4、资产管理
公司制定了《采购物资的仓储管理制度》、《产成品仓库管理办法》、《公司对外合作和交流中知识产权管理》、《公司商标管理办法》、《公司著作权管理办法》等一系列资产管理控制制度,对存货管理、固定资产盘点、固定资产报废和闲置等业务环节;存货的收入、保管、发出和账务处理等环节;以及对拥有的专利权、商标权等无形资产的管理进行了明确的规定。
5、生产管理
公司制定了《公司 QHSE 管理体系管理办法》以及《生产管理办法》,根据国家相关规定并结合实际生产情况制定了一套比较完善的生产管理体系,对生产流程、生产质量、生产安全和不合格品的处置进行了严格的规定。
公司在实际生产过程中建立了一套比较完整的生产流程,包括生产计划的编制和审批,安全生产的开展和产成品的质量检验等,以确保公司生产在保证产能的基础上提高生产效率。
6、销售管理
制定了《公司销售价格管理办法》、《赊销信用管理办法》、《销售管理办法》、《应收款项管理办法》等一系列销售相关制度。持续完善了对市场调研、客户资信调查、经销商资格确认、信用额度管理、价格审核、合同签订、发货管理、收款管理、售后服务、在外货款管理、逾期处理、坏账管理等全方面的规定,能够有效地防范销售风险。在销售与收款业务中,公司能够做到不相容岗位的相互分离、制约和监督;4 接单、合同管理和价格管理程序实施有效,销售流程中各环节的审批流程执行到位;货款监控催收、坏账管理、货品退换及售后服务措施比较得力;销售记录真实完整。
7、研发与知识管理
制定了《科研开发项目管理办法》,对科研项目的立项管理、过程管理、变更管理、结项管理、“产学研”研发项目的管理,以及研发过程中的知识产权管理进行了明确的规定。
8、财务报告
公司依照《企业会计准则》和《企业内部控制基本规范》及其配套指引的规定,结合自身实际情况,制定了《财务报告制度》、《会计核算制度》等一系列财务管理相关制度,明确了财务报告编制、报送及分析利用等相关流程,明确规范职责分工、权限范围和审批程序,并对公司财务管理及会计核算工作进行了规范,以此强化财务报告内部控制、提高财务报告信息质量、确保财务报告信息披露的真实性、完整性和准确性。
公司严格按照《企业会计准则》规定的格式和内容进行财务报告的编制,根据登记完整、核对无误的会计账簿记录和其他有关资料编制财务报告,给股东、经营者、社会投资者及会计报告潜在使用者提供反映公司财务状况、经营成果和现金流量的真实信息。在报告期内公司没有违反相关规定的事项发生。
(四)信息与沟通
1、信息系统
借助信息管理系统,如 OA 系统、人力资源系统,实现了公司内部交流的网络化和信息化,使得各管理层级、各部门、各业务单位以及员工与管理层之间信息传递更迅速、顺畅,沟通更便捷、有效。
2、内外部信息沟通
通过参加相关行业协会、国家各类职能部门组织的论坛、会议等形式及时了解相关信息,使管理层能集中对相关信息进行讨论,分析降低公司经营风险。
建立与股东和投资者之间的信息交流、反馈机制,做好投资者关系管理工作。公司指定董事会秘书作为投资者关系管理负责人,安排专人做好投资者来访接待工作,并做好各次接待的资料存档工作。公司董事会秘书办公室负责投资者关系管理的日常事务。通过投资者关系管理电话、电子信箱、传真等多种渠道与投资者加强沟通,能够做到有信必复,并尽可能解答投资者的疑问。
公司已建立了《信息披露事务管理制度》、《重大事件应急处置管理办法》、《投资者关系管理实施细则》、《内幕信息知情人和外部信息使用人管理制度》和《内幕信息知情人登记管理制度》,对公司公开信息披露和重大内部信息沟通进行全程、有效的控制,明确公司重大信息的范围和内容,以及各部门沟通的方式、内容、时限和保密要求等相应的控制程序。公司实施信息披露责任制,将信息披露的责任明确到人,确保信息披露责任人知悉公司各类信息。在本报告期内,公司及时、准确、完整、公平地对外披露各种信息,没有发生违反规定的事项。
(五)内部监督
公司以《公司内部控制基本规范》、《公司内部控制配套指引》等有关内部监督的要求,与控股股东分开管理,在供、产、销、人、财、物等方面都建立了严格的内部控制制度,有效地保证各种信息的真实准确和资产的安全完整。公司董事会或相关机构对内部控制授权检查监督,各部门及下属机构全力配合检查监督工作。
1、持续性监督检查持续监督活动贯穿整个经营过程,公司全体员工在执行内部控制制度时,如果发现实际情况与内部控制制度之间有不符,可以随时向上级领导汇报也可以直接汇报监审保卫部。
2、专项监督检查
公司定期或不定期由内部控制工作小组组织进行个别评价,以监视内控系统的有效性,并可评价持续性监督程序。评价的范围和频率,视风险的大小及控制的重要性而定
七、内部控制缺陷整改情况
公司按照内控基本规范及其配套指引等相关文件的要求,针对本报告期内存在的控制缺陷,公司已制定了严格的整改方案,并将于 2013 年第一季度落实相应的整改措施,包括相关领域的制度、内控手册及管理体系的修订与完善等,同时明确界定了整改责任人及整改时限,2013 年公司内控评价小组也将对上述领域整改效果的跟进检查纳入其年度工作计划,以促进上述职能领域管理运作的规范化。
八、内部控制有效性的结论
公司已经根据《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制应用指引》、《企业内部控制评价指引》以及其他相关法律法规的要求,对公司截至 2012 年 12月 31 日的内部控制设计与运行的有效性进行了自我评价。报告期内,公司对纳入评价范围的业务与事项均已建立了内部控制,并得以有效执行,符合当前生产经营的实际情况,达到了防范和控制风险,预防和及时发现、纠正公司运营过程可能出现的问题,保护公司资产的安全和完整,保证会计记录和会计信息的真实性、准确性和及时性的内部控制目标,不存在重大缺陷。
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