商务活动管理_商务活动管理制度

2020-02-27 其他范文下载本文

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商务活动管理

教学目的通过本章的学习，了解签字仪式、庆典活动、企业开放参观活动、新闻发布会的内容，熟悉签字仪式、庆典活动、开放参观活动、新闻发布会的准备与服务工作，掌握签字仪式、庆典活动、企业开放参观活动、新闻发布会的操作程序。教学方法

该课程属于“专业岗位为中心、能力实训为中心、情景活动为中心和问题引导为中心”的课程范型，采用案例教学、叙述式教学、项目驱动、仿真教学、实训法教学、分组协作、“教-学-练”一体化的方法组织教学。

教学重点

签字仪式的准备与操作；

庆典活动的准备与操作；

开放参观活动的安排与方案。

新闻发布会的筹划与操作。教学难点

签字仪式的准备；

庆典活动的准备；

开放参观活动方案的拟订；

新闻发布会的筹划；

技能训练。教学时数

理论教学2.0课时

实训教学6.0课时教学内容

签字仪式

案例导入：

2005年10月5日印度的王子贸易有限公司来到中国赛特尔汽车贸易车行参观访问，赛特尔贸易公司做了大量的工作，希望给对方留下良好的印象，从而能得到大的订单。第一步做好接待准备。赛特尔贸易公司仔细检查活动场所、行车线路、交通工具等。特别是接待考察团队时，须选择较宽畅、便利、整洁的大道，考察地点要悬挂欢迎横幅。第二步会见、会谈。这次会见安排在会客厅或办公室，又方便进行友好的交谈。第三步引导来宾进入公司。

印度客人到来前，公司负责本次参观任务的负责人或解说者在大门口迎接参观者。来宾到来时，迎接人员热情问候，走在来宾的左前方引导来宾进入公司，对文字及影视资料进行解说。引导来宾对公司的三个展厅进行参观，在必要的地方做一定的时间停留、解说。第四步做好餐饮服务。用具有民族特色、本地风味和客人喜爱的菜肴招待印度客人。第五步欢送来宾。与来宾握别。当客人乘坐交通工具离开之前，总经理与印度来宾再次一一握手告别，以礼貌谦和、热情大方的态度欢迎来宾再次光临，并目送客人离去。

2005年11月2日印度王子公司向中国赛特尔贸易公司发出要约，将在赛特尔贸易公司定购40辆家用小型轿车。

赛特尔贸易公司详实周密的参观准备工作与热情周到的接待工作给印度来宾留下了良好的印象，从而成功赢得厂客户

一、签字仪式的准备与服务工作(一)签字仪式的准备

1．文本的准备

(1)定稿。定稿即通过谈判和磋商确定会谈正式文件的各项具体条款及其表述的过程，这是文本准备的前提。会谈过程中，各方都可以对具体条款和表述提出修改意见。因此可以这么说，谈判的过程，就是定稿的过程。只有在文本定稿后，才可能举行签字仪式。

(2)确定使用的文字。如果是涉外商务会谈签字，还要确定文本选择哪国文字。如果双方使用不同的语言文字，签字文本应该使用双方的文字书写印刷，具有同等效力。

(3)确定正本和副本。正本即签字文本，用于签字后由各方或交专门的机构保存。正本的数量根据签字方的数量而定，各方各保存正本一份，各方都必须在每份正本的每种文字文本上签字。有时为了方便使用，也可以根据正本的内容与格式印制若千副本。副本的法定效力、印制数量和各方保存的份数，由签字各方根据实际需要协商确定，并在条款中加以规定。一般情况下，副本不用签字、盖章，或者只盖章不签字。

(4)校印。校印即根据定稿印制、校对正本和副本。文本排版后，必须经过严格的校对，确认无误后，才能最后交付印刷、装订。国内合同和协议书的标印格式应当符合有关规定。涉外双边签字的文本印制时还应注意优先权的问题。

(5)盖章。为了保证文本在签字后立即生效，一般在举行签字仪式前，先在签字文本上盖上双方的公章，这样，文本一经签字便具有法定效力。

2．商定参加人员

(1)签字人。签字人员是签字仪式上的主要角色。签字人可以是双力参加谈判的主谈人，也可另派更高级别的领导人作为签字人员，以示重视。签字人员要符合以下条件：

●具有法定资格。各方签字人员必须具有企业法人代表资格，或者由法人代表所委托的人员签字。委托签字时必须出示委托人亲笔签署的委托书。

●规格相等。各方签字人员的职务和身份应当—„致或大致相等。比如，企业之间举行签字仪式，一方由董事长签字，另一方也应当由董事K出面，没有十分特殊的情况，不应当派级别较低的人员签字。

(2)领导人。为了表示对谈判成果的重视和庆贺，签字各方也可以派出身份较高的领导人参加签字仪式，但也应当注意规格大体相等。

(3)致辞人。如安排致辞，一般由签字各方身份最高的人分别致辞。有时也可安排上级机关或协调机构的代表致贺词。

(4)主持人。如果签字仪式中安排致辞、祝酒等活动，应当有一位主持人介绍致辞人的身份。主持人一般由主办方派有一定身份的人士担任。

(5)见证人。见证人主要是参加会谈的人员，各方人数应当大致相等。有时也可邀请保证人、协调人、律师、公证机关的公证人员参加。

(6)助签人。助签人的主要职责是在签字过程中帮助签字人员翻揭文本，指明签字之处。助签人必须十分了解文本的印制情况，非常熟悉业务，认真仔细，忠实可靠。双边签字时，双方助签人的人选应事先商定。多边签字时，也可由主办方派一名助签人，依次协助各方签字。派礼仪小姐担当助签人的做法，仅适用于—些喜庆性的签宁仪式，而且事先一定要刘礼仪小姐进行培训。

(7)群众代表。有时为了充分发挥签字仪式的鼓动和宣传教育作用，可邀请主办单位或双方单位的部分群众代表参加，以鼓舞员工的士气。

(8)记者。为扩大影响，可邀请有关新闻单位派记者参加签字仪式。

3．布置签字厅

(1)签字厅的选择。签字厅有常设专用的，也有临时以会议厅、会客室来代替的。布置它的总原则是要庄重、整洁、清静。

一间标准的签字厅，应当室内铺满地毯，除了必要的签字用桌椅外，其他一切的陈设都不需要。正确的签字桌应当为长桌，桌上最好铺设深绿色的台布。

(2)签字桌椅。双边签字，一般设长方桌，上铺深绿色或暗红色的台呢。桌后放两把椅子，为双方签字人员的座位。如签字方较多，则加长桌子，增加座位。多方签字也可将桌排成圆形或方形，或仅放一张椅子，由各方代表依次签字。涉外双边签字仪式的座位按主左客右的礼仪顺序摆放，即客方的座位安排在主方的右边。多方签字则按礼宾次序安排各方签字代表的座次，一般按英文国名当头字母的顺序排列，也可按事先商定的顺序排列。排在第一位的居中，第二位排在其右边，第三位排在具左边。

签字桌上可放置各方答字人的席卡。席卡一般写明签字的国家或组织的名称、签字人的职务及姓名。涉外签字仪式应当用中英文两种文字标示。

(3)准备签字用具。在签字桌上，应事先安放好待签的合同文本以及签字笔、吸墨器等签字时所用的文具。

(4)国旗的摆放。与外商签署涉外商务合同时还需在签字桌上插放有关各方的国旗。插放国旗时，在其位置与顺序上，必须按照礼宾序列而行。

(6)讲台。如果安排致辞，可以签字桌的右侧放置讲台或落地话筒。

(7)会标。签字仪式的会标要求醒目，写法由签字双方名称、签字文本

标题和“签字仪式”织成：

(8)香槟酒。有时在签字仪式结束后，各方举行小型酒会，举杯共庆会谈成功。工作人员应事先准备好香槟酒、酒杯等。(二)签字仪式的程序

1．人员就座

有关各方人员进入签字厅，在既定的位次上各就各位。双方签字人员要大体相当，最好是出席会谈的全体人员，除主签人员以外，有时还请更高级别的领导人员出席签字仪式，以示重视。

2．正式签署合同文本

通常的做法，首先，签署己方保存的合同文本，再接着签署他方保存的合同文本。

商务礼仪规定：每个签字人在由已方保留的合同文本上签字时，按惯例应当名列首位。每个签字人均应首先签署已方保存的合同文本，然后再交由他方签字人签字。这一做法，在礼仪上称为“轮换制”。

轮换制的目的是在位次排列上，轮流使有关各方均有机会居于首位一次，以显示机会均等，各方平等。

3．交换文件

此时，各方签字应热烈握手，互致祝贺，并相互交换各自一方刚才使用

过的签字笔，以作纪念。全场人员应鼓掌，表示祝贺。

4．祝贺

交换已签的合同文本后，双方签字人当场干上千杯香槟酒，是国际上通

行的用以增添喜庆色彩的做法。

在一般情况下-，商务合同在正式签署后，应提交有关方进行公证，此后

才正式牛效。

庆典活动

庆典活动常见的有开业典礼、节日庆典、奠基、竣式典礼等。

(一)开业典礼的准备

1．开业典礼的宣传工作

(1)公司举行开业典礼的目的。通过这一活动来向社会宣传自身的形象、塑造自身的形象，并使社会对其商业价值、产品以及服务等广为了解。因此，对开业典礼的宣传就成为达到这一目的的必要前提。

(2)开业典礼宣传媒介。可以通过媒体广告、促销活动、邀请嘉宾等方式进行。

(3)宣传内容。开业典礼举行的日期、开业典礼举行的地点、开业之际对顾客的优惠、开业单位的经营特色等。宣传要搞得轰轰烈烈，烘托出热烈、隆重、喜庆的气氛，给公司的客户、合作伙伴、上级领导、全体员了等留下深刻的印象，从而提高企业的知名度。

(4)邀请媒体记者参加。邀请媒体记者在开业典礼举行之时到场进行采访、报道，以便对本单位进行进一步的正面宣传。

2，准备典礼的开幕词

开业典礼前，要对典礼的开幕词进行草拟。开幕词的内容：

(1)对来宾表示感谢。

(2)介绍公司成立的目的、过程。

(3)经营的范围以及公司以后的发展规划和安排等。

由本单位的主要负责人致开幕词，目的是宣布典礼的开始、介绍公司的情况和感谢来宾的光临。开幕词的语言要突出庆典的“庆”。

3．拟写典礼议程

典礼的议程就是庆典上项目的程序。典礼议程主要有下列内容：

(1)主持人宣布典礼开始。

(2)全体起立，奏乐。

(3)宣读重要嘉宾名单。

(4)领导致辞贺词，来宾致贺词。

由上级领导和来宾代表致贺词，主要表达对开业单位的祝贺，并寄予厚

望。贺词由谁来致词要事先定好，以免当众推来推去。

对外来的贺电、贺信，不必一一宣读，但对其署名的单位或个人应予以公布。

(5)本公司经理致辞。

主要内容是向来宾及祝贺单位表示感谢，并简要介绍本公司的经营特色

和经营目标等。

(6)邀请嘉宾揭幕剪彩。

由本公司负责人和一位上级领导或嘉宾代表揭去盖在牌匾上的红布，宣

告企业的正式成立。

参加典礼的全体人员应该鼓掌祝贺，在非限制燃放鞭炮的地区还可燃放

鞭炮庆贺。

4．发放请柬邀请来宾

开业典礼影响的大小，往往取决于来宾身份的高低与其数量的多少。在力所能及的条件下，要力争多邀请一些来宾参加开业典礼。地方领导、上级

主管部门与地方职能管理部门的领导，合作单位与同行单位的领导、社会团

体的负责人、社会贤达、媒体人员，都是邀请时应予优先考虑的重点。为慎

重起见，用以邀请来宾的请柬应认真书写，并应装入精美的信封，由专人提

前送达对方手小，以使对方早作安排。发放请柬的时间要提前一周，便于被

邀请者及早安排和准备。

5．场地布置

开业典礼大多是在开业的现场举行，其场地可以是正门之外的广场，也可以是正门之内的大厅。按照惯例，举行开业典礼时，宾主一律站立，一般

不布置主席台或座椅。为显示隆重，可在来宾尤其是贵宾站立之处铺设红色

地毯，并在场地四周悬挂横幅、标语、气球、彩带、宫灯。此外，还应当在醒目之外摆放来宾赠送的花篮、牌匾。来宾的签到簿、本单位的宣传材料、待客的饮料等，亦须提前备好。对于音响、照明设备，以及开业典礼举行之

时所需使用的用具、设备、必须事先认真进行检查、调试，以防在使用时出

现差错。—

6．准备物品

开业典礼中需要准备的物品主要有两项：

(1)场地用物品和馈赠礼品。场地用物品主要包括：场地四周悬挂横幅

标语、气球、彩带、宫灯、来宾的签到簿、本单位的宣传材料、待客的饮料、音响、照明设备等。

(2)馈赠礼品。向来宾赠送的礼品，旨先，要具有宣传性，可以选用本

公司的产品，也可以礼品及其外包装上印有本公司的企业标志、广告用语、产品图案、开业日期等。主要是独特的，有宣传本公司效用的纪念物品。其

次，要具有一定的纪念意义，使礼品接受者感到光荣和自豪，从而对其珍惜。

其三要独特，赠送的礼品应当与众不同，具有本单位的鲜明特色，使人一目了然，或令人过目不忘。

7．安排接待

开业典礼确定举行时，就应该成立对此时全权负责的筹备组。筹备组成员通常应当由各方面的有关人士组成，他们应当是能办事、会办事、办实事的人。接待小组的具体工作主要是：来宾的迎送、来宾的引导、来宾的陪同和来宾的招待。(二)开业典礼的程序

典礼的程序与典礼的议程不同在于，典礼的程序是包括准备工作、接待、迎送在内的整个工作过程，而典礼的议程仅指宾客到现场后典礼正式开始后的一系列议事程序。

1．迎宾

宾客到来前，要安排好负责人和迎宾人员在规定的位置上恭候来宾的光

临。负责人和迎宾人员都应该是拥有整洁的仪容仪表、统一着装、精神抖擞、热情饱满。来宾到来时，应微笑、亲切相迎，按照事先安排的规则有礼貌地

引导来宾入场、安排座次，并给予一定的规范服务。

2．典礼开始

当大部分宾客入座，开业典礼时间开始时，由主持人宣布庆典正式开始，全体起立，奏国歌。

3．致开幕词

4．致贺词

5．揭幕

6．参观

如果有必要，可引导来宾参观，介绍本公司的主要设施、特色商品及工

营策略等。

7．迎接顾客

内。口，求顾可以赠送开业典礼结束后，商品零售企业会有大批顾客随主人及来宾一同进店为此，应有企业领导人、部或柜组负责人和营业员一起，恭敬地站在门欢迎顾客的光临。对于首批顾客，营业员更应注意服务礼仪，要主动征客意见，热情介绍商品，感谢顾客惠顾，欢迎顾客经常光顾。此外，还准备一些印有开业典礼、经营范围、地址、电话等字样的特别的购物袋给顾客作为纪念。

开放参观活动

案例分析：

年底，某电视台举办了一次开放参观活动，邀请的参观者就是员工家属。电视台台长十分重视这次活动，不仅组织人员做了大量的准备，如印发通知、安排会场、准备茶点等，而且亲自向家属介绍电视台的历史和现状。台长充分肯定了家属们对电视台工作的支持，并致以衷心的感谢；家属们被邀至各摄影室，并获得了在电视中露面的机会。

这一系列的活动安排虽然花费了许多精力，但却使许多员工家属得到了满足。他们觉得平日为家务操劳，今日得到了认可和感谢，从而也会更加支持家人的工作。

一、准备与接待工作

1．确定开放参观的项目

(1)组织的展览室；

(2)生产设备和工艺流程；

(3)厂区环境；

(4)员工的教育与培训设施；

(5)组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施。2．开放参观活动的操作流程

(1)准备宣传小册子——以简明、通俗的语言，介绍参观的内容，尽量图文并茂；少用深奥的专业术语，考虑一般观众的文化水平和接受能力。秘书应在参观之始将小册子发给来宾，使来宾对参观内容有大致的了解，有针对性的观看，免去了记录的麻烦。小册子还可供日后查考。

(2)放映视听材料——可在观摩实物前放映有关录像片、幻灯片或电视片，并做简洁介绍。

(3)观看模型——秘书可利用事先制作的组织全景模型，向参观者介绍组织的全貌，这样，参观者可择要参观，既省时，又省力。

(4)引导观摩实物——秘书引导参观者沿一定路线参观，并对重要实物给予讲解，讲解要简明扼要，避免长篇大论。

(5)中途休息服务——准备好休息室，备足茶水，供参观者中途小憩。

(6)赠送纪念品——最好是本组织制造的、或刻印有本组织名称的纪念品，起到宣传本组织的效果。

(7)征求意见——在出口处设置公众留言簿或意见簿；还可在观摩实物后，组织参观者座谈，请他们说观后感，提建议，便于组织改进工作。

3．秘书在开放参观活动中的职责

秘书此时的主要职责就是做好准备与接待工作。

(1)准备内容：

①准备与寄发请柬；

：

②为来宾准备休息服务处；

③准备介绍材料；

④准备特殊的参观用品，如卫生服、安全帽等；

⑤准备茶水饮料；

⑥准备赠送的礼品和纪念品。

(2)接待服务与要求：

可组成接待班子，具体负责开放参观事宜。工作中要做到：

①来宾到达后热情引导接待；

②放映视听资料时认真解说；

③参观过程中为来宾做向导；

‘

④做好招待来宾的餐饮服务；

⑤耐心解答来宾提出的各种问题；

⑥做好欢送工作。

二、拟订开放参观活动的方案

案例分析

日本丰田公司以参观活动作为树立公司形象、推销产品的重要手段，它不仅欢迎顾客参观公司，而且想办法招揽参观者。为此，公司专门盖了一栋楼房。一楼陈列公司的各种资料、零件和成品；二楼、三楼有冷暖设备，是放电影的大礼堂；四楼、五楼则为套房，给最近10年买过公司汽奉的参观者免费住宿。这样一束，丰田公司顾客盈门，那些想买丰田汽车的人不辞劳苦，前来公司参观，了解各种型号汽车的性能、优缺点，以便做出最佳选择。为了使参观者对组织产生兴趣和好感，组织对外开放参观日需要做好具体、细致的准备。近来，开放参观越来越受到企业重视。一般来讲，开放参观可分为游览参观和组织参观两类。通过游览参观，可以进一步了解合作对象；通过组织参观，可以扩大组织的社会知名度。

1．确定开放参观活动的主题

开放参观活动的主题，就是组织通过这一活动所要达到的目的和希望取得的效果。

常见的开放参观活动主题有：

(1)扩大组织的知名度，提高美誉度；

(2)促进组织的业务拓展；

(3)和谐组织与社区的关系；

(4)增强员工或家属的自豪感。2．安排开放参观的内容

要根据主题来安排开放参观的内容。参观的内容一般包括：

(1)情况介绍，事先准备好简明生动、印刷精良的宣传小册子。

(2)现场观摩，让参观者参观现场。如：生产经营设备和工艺流程；厂区环境或营业大厅；员工的教育和培训设施；组织的科技开发(实验)中心；组织服务、娱乐、福利、卫生等设施。

(3)实物展览，参观组织的成果展览室；可以陈列资料、模型、样品等实物。此外，参观活动内容的确定还要考虑到参观者的需要和兴趣。

3．选择开放参观的时机

最好安排在一些特殊的日子里，如周年纪念日、重大的节假日、开业庆典、社区节日等。

4．确定邀请对象

一般性参观常邀请员工家属或一般市民等；特殊性参观常邀请与本组织有特殊利害关系的团体和公众，如政府官员、行政主管部门、同行业领导和专家、媒体记者等。

5．选择参观路线

参观路线的选择要求做到：

(1)能引起参观者的兴趣；

(2)能保证参观者的安全；

(3)对组织正常工作干扰小。

以上三点要综合考虑。6．策划宣传工作

参观前，可准备一份简明的说明书，发给参观者，或放映电影、录像片进行介绍。

参观时，由向导陪同参观者按事先安排好的参观路线参观，对于有些看不到的特殊事项，可以用图表、数字表示。

7．做好解说及接待准备

(1)挑选并培训导游或解说人员；

(2)制作并寄发请柬；‘

(3)设立接待服务处；

(4)准备特殊的参观用品；

(5)准备礼品或纪念品。注意事项：

1．目的明确

整个开放参观活动，都要围绕所确定的主题进行策划和组织。2．时机选择要得当

开放参观活动应选择春末或秋初的时节，不宜选择雨天、酷暑或寒冬季节。最好安排在有纪念意义的特殊日子。

3．处理好公开与保密的关系

要规定好参观路线，选择好参观地点，尽量做到既给公众留下坦诚的印象，又不使组织机密外泄。

4．安排好细节问题对从策划、组织到结束的全过程的每一个细节都要周密考虑，包括人员的具体安排、生活细节安排、资料和纪念品发放的安排、接待和陪同的安排等等。

5．精心做好展示工作

包括：场景的布置，物品的陈列，文字说明的准备，人员的准备等。

新闻发布会

一、新闻发布会的准备工作

1．新闻发布会又称记者招待会，它是政府、企业、社会团体或个人把各新闻机构的记者

召集在一起，宣布某一消息，并就这一消息让记者提问，由专人回答问题的一种活动。新闻发布会是组织与公众沟通的例行方式，也是一种传播信息，以求新闻界客观报道的行之有效的手段。

2．新闻发布会大致有发布某一消息、说明某一活动、解释某一事件等类型。

3．新闻发布会十分强调礼仪规范，其核心是诚，真诚地面对新闻记者，坦城的公布与组织机构相关的信息。

4．新闻发布会的程序

宣布开始 →发布新闻或消息 → 答记者问→宣布结束→ 提示会后安排

5、准备工作如下：

(1)确定被邀请记者的范周该邀请哪些记者得根据公布事件发生的范围、影响来决定。

如事件涉及全国，则要邀请全国性新闻单位的记者出席；如事件的影响只限于本地，则邀请当地新闻单位的记者；如事件涉及到

专门业务，就需邀请专业新闻单位的记者。一般说来，邀请记者的覆盖面要广，各方新闻机构都应照顾到，不仅要有报纸、杂志

记者，还要有电台和电视台的记者；不仅要有文字记者，还应有

摄影记者。

(2)确定时间和场所

确定记者招待会的日期，一是要及时，当新产品、新政策出台前夕及时举行，或组织单位受到指责、误解时及时举行，以便澄清真相，挽回影响；二是日期应当避开重大会议、社会活动，如全国人民代表大会会议期间、奥运会期间、新闻界和公众的注

意力集中于它们，作为一个一般的社会组织相比之下居次要地

位，不易被公众广泛接受。

记者招待会在何处举行，要根据会议的主题来确定，如果是

一般情况，可以在本组织单位的会议室、接待室举行或租用宾

馆、招待所、或赴外地举行；如果是希望造成全国性影响的，则

可以赴首都或大都市租用场地举行。

(3)确定主持人和发言人

出于记者的职业要求和习惯，他们大都提出一些尖锐深刻甚

至让人下不了台的问题，这对主持人和发言人都提出了很高的要

求。记者招待会一般由公关部门负责人或办公室主任、秘书长等

主持。主持人负责介绍主题及基本情况，其措词讲究典雅面有力，风趣而不失庄重。发言人由单位决策层人物担任，要求熟悉

全面情况、头脑机敏、有较高文化修养和风度、语言表达能力

答的特殊会议。

（4）准备发言材料和布置会场

为了使参加会议的记者们对举办单位所传递的信息或所解决的问题能够理解深刻，并给予充分的肯定，负责招待会的秘书部门一定要准备好必要的资料。资料应包括会议程序、领导人的发言材料，送给记者的有关资料、单位对问题的理解、认识和感受等方面的文字资料。

会议要选择交通便利、安静而无噪音，有电话等电讯设备的地方。会议桌可以围成圆形，使气氛显得和谐，宾主平等。如果是大中型的记者招待会，可使用长方形的桌子，并分别标明“记者席”、“主持人席”、“工作人员席”，主持人和工作人员应佩带写明姓名的胸牌。主持人、发言人还应设置标明职务的姓名牌，以便记者识别。如邀请的记者多，还可排定座次顺序，分清主次，注意照顾有代表性的新闻单位的记者，避免出现混乱和不愉快。准备好录音、录像设备、文具用品、饮料茶水等。

（5)制作经费预算

费用应根据所举行记者招待会的规格和规模做出可行的经费

预算。其费用项目一般有租场费、印刷费、会场布置费、茶点

费、礼品费、文具费、邮费、电话费、交通费等。

(6)组织会议

秘书部门的负责人如担任主持人，其职责是把握会议的主

题，别使大家离题太远，发言人讲完后，主持人要引导记者踊跃

提问，遇到冷场时，可用轻松、幽默的语言活跃气氛，提高记者们提问的兴趣和勇气；遇到记者竞相提问时，应控制提问时间，避免提重复的问题，以提高会议效率。记者招待会的时间一般控

制在二小时之内。

(7)参观活动安排

如有条件，记者招待会前后可以配合招待会主题组织记者进

行参观活动，如观看设施、实物、成果展览、模型、图片等给记