五、保险行业协会公文处理办法_局机关公文处理办法
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保险行业协会公文处理办法
第一章 总 则
第一条 为加强保险行业协会（以下简称协会）公文处理工作科学化、制度化、规范化，充分发挥公文效用，提高工作质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发„2012‟14号）等有关规定，结合协会工作实际，制定本办法。
第二条 本办法所称公文，是协会履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家、上级主管机关的方针政策，公布规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。
第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 办公室是协会公文处理工作的管理部门，负责公文处理工作的人员应当具有较高的政治素质，熟悉公文处理业务，具备有关专业知识，忠于职守。
第二章 公文种类
第六条 公文种类主要有：
（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销不适当的决定事项。
（二）公告。适用于宣布重要事项或者法定事项。
（三）议案。适用于向会员大会、理事会、常务理事会或理事会分支机构提请审议事项。
（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（六）通知。适用于发布、传达要求会员单位和有关机构周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（八）报告。适用于向上级机关汇报工作、反馈情况，回复上级机关的询问。
（九）请示。适用于向上级机构请求指示、批准事项。
（十）批复。适用于答复下级机构请示事项。
（十一）函。适用于不相隶属机构之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第七条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。
（六）签发人。上行文应当在首页注明签发人姓名。
（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。除法律法规、规章名称加书名号外，标题一般不用标点符号。事由部分如果出现多个单位、人名等并列时，应当用顿号分开，不用空格。
（八）主送单位。公文的主要受理机关，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页应当显示正文。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。
（十四）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。批转、印发类公文，被批转、转发、印发的内容不按附件处理。
（十五）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
（十六）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。（十七）页码。公文页数顺序号。
第八条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。第九条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十条 公文用纸幅面采用国际标准A4型，左侧装订。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第十一条 公文使用的结构层次序数、字体、字号、附件格式要求如下：
（一）结构层次序数：依次为“
一、”“
（一）”“1.”和”“（1）”。
（二）标题：宋体、小二号、加粗、居中；
（三）一级标题：黑体、三号、加粗；
（四）二级标题：楷体_GB2312、三号、加粗；
（五）三级标题：仿宋_GB2312、三号、加粗；
（六）正文：仿宋_GB2312、三号。
（七）行距：固定值28磅。
（八）附件标识格式：“附件：1.XXXXXX 2.XXXXX”。
第四章 行文规则
第十二条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。
第十四条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
（二）请示应当一文一事，请示事项必须明确。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（三）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级机关负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级机关报送公文。
第十五条 行文应当遵循“明来明复、密来密复”的原则。
第五章 公文拟制
第十六条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。第十七条 公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
（四）文种正确，格式规范。
（五）公文涉及其他机构职权范围事项的，必须征求相关机构意见，力求达成一致。
（六）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
第十八条 公文文稿签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及其他部门的问题，是否与其协商、会签。如意见不一致，主办部门有无加以说明。
（四）文种是否正确，格式是否规范：人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（五）是否符合行文规则和公文处理程序。
（六）密级拟定是否符合规定，发送范围是否恰当，有关附件和资料是否齐备。
（七）发文稿纸及版面是否整洁。
（八）其他内容是否符合公文起草的有关要求。第十九条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。
办公室对内容杂乱、文字冗长的公文文稿，应当要求主办部门进行修改。退回的公文文稿，主办部门应当在3个工作日内将改好的文稿送办公室。
第二十条 内部会签应当做到：
（一）公文的内容凡有涉及其他部门职责范围内的问题，主办部门应当主动会签相关部门。凡需会签的公文，主办部门与会办部门取得一致意见后，由办公室审核。
（二）如有分歧，主办部门负责人应当负责协调。仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方意见及理据，提出倾向性意见，报请分管领导审定。
（三）会办部门原则上应当在收到会签文稿后3个工作日内提出会签意见。急件应当在1个工作日内会签，特急件应当随到随签。
第二十一条 公文应当由协会领导审批签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完成日期；圈阅或者签名的，视为同意。
（一）以协会名义制发的一般性公文，按照领导分工，由分管领导签发。分管领导出差、出访等期间，按领导AB制，由代管领导签发。
（二）党委发文由党委书记签发，党委书记不在时，可委托其他党委委员签发。
（三）上报保监会以及其他重要公文，由分管领导同意后报协会负责人（会长或秘书长）签发。主要负责人（会长或秘书长）不在时，由主持日常工作的领导签发。
第二十二条 公文经领导签发后，由办公室统一登记、编号、印制。办公室公文岗人员出校样后，拟稿人应及时进行校对。限时印出的特急件，主办部门应当责成专人跟踪校对，不得造成文件延误。
一般文件校对2次，重要文件校对3次。校对要准确无误，校样与原稿必须一致，不得擅自修改原稿，如必须修改时，应当征得办公室公文审核人员认可，重大改动需经签发人同意。
第六章 公文办理
第二十三条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。第二十四条 收文办理主要程序是：
（一）签收。对收到的公文应当认真核对，做好登记备案。
（二）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，是否符合公文制发的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回并说明理由。
第二十五条 承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报领导批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限，承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
第二十六条 传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
第二十七条 催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。办公室对公文要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第二十八条 收文办理应当做到：
（一）严格执行收文登记制度。办公室公文管理人员要准确收录公文运转的时间、方向，确保公文运转安全和便于查询。
（二）按照要求进行文件阅办。承办部门收到交办的公文后，应及时处理，不得延误、推诿。对不属于本部门职责范围或者不适宜由本部门办理的，应当说明理由并经本部门负责人同意后，在2个工作日内退回办公室。
（三）切实提高公文办结效率。特急件要求随到随办，当日办完；急件要求在2个工作日内办完；一般文件应当在5个工作日内办完；办理难度大或者涉及其他单位的，应当在15个工作日内办完。来文有办理时限要求的，应当按要求抓紧办理完毕。
承办部门对不能及时处理或者答复的文电，应当先以电话、便函等形式告知对方原因，不得无故拖延。
第二十九条 发文办理主要程序是：
（一）复核。公文正式印发前，办公室应当对公文的内容、文种、格式等进行复核。重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一规范等。经复核需作实质性修改的，应当重新审批、签发。
（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围。
（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。
（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印制质量进行检查，经确认无误后方能分发。公文传递要准确、迅速、安全、保密。
第三十条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。
第三十一条 公文归档工作应当做到：
（一）公文办理完毕后，由办公室直接归档。主办部门确有需要，可以保留复印件。个人不得保存应当归档的公文。
（二）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等分类整理，准确反映协会的主要工作情况，确保归档公文的齐全、完整，便于保管和利用。
（三）公文复制件作为正式文件使用的，视同正式文件妥善保管。
（四）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料应当符合存档要求。
（五）不具备归档和保存价值的公文，经办公室负责人批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第七章 附 则
第三十二条 本办法由协会办公室负责解释。第三十三条 本办法自发布之日起施行。
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