以档案管理升级为导向,促进学校管理再上一台阶_以人为本促进学校管理
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以档案管理升级为导向，促进学校管理再上新台阶 ——竹料第一小学创建省一级综合档案室工作情况汇报
档案工作是学校工作的重要组成部分，我校建立档案综合管理机制始于1996年。一直以来，历届学校领导非常重视档案的收集和整理，特别是2004年新的领导班子成立以来，对档案管理工作更加重视，把规范学校的档案工作列入学校的议事日程。我校认为，搞好档案管理对真实、客观地反映学校发展的历史进程，促进教育教学改革和管理创新，提高综合实力，创建品牌学校有着积极的意义和推动作用。因此，我们认真学习和对照档案有关规定，在区档案局和区教育局档案室领导的指导下，学校成立了专门的档案工作领导小组，由学校的校长亲自任组长，选派一名教导主任主抓档案工作。在认真分析档案管理工作存在问题的基础上，通过到外校取经，请专家指导，参加市、区级培训等方法，在较短的时间内，档案管理工作有了长足的进步。2005年6月在接受广州市一级学校的评估中，档案管理工作得到评估组高度的赞扬，大大激发我校力创“广东省一级综合档案达标单位”的信心与热情，提出“2006年学校争创省一级综合档案室”的奋斗目标。
目前，在全体教职员工的共同努力下，学校的档案资料按广州市最新的档案管理规范进行分类、整理和装订，所有的档案目录均信息化处理，实现电子检索。对照《广东省机关档案综合管理升级申报表》进行自我考评，自评分93分，已基本达到了争创等级的目标。
一、基本情况
竹料一小创办于1924年，是竹料地区最早成立的小学，学校现有教学班21个，特殊教育班1个，学生950人，教师55人，其中高级教师37人，一级教师16人，大学本科学历8人，大专学历42人。
学校坚持“以生为本、服务社会、为每一个学生终身发展打下基础”为办学宗旨；以“一流师资，一流管理，设施完备，环境优雅，科研兴校，质量促校，品牌立校” 为办学目标，以“和谐、尚美、博学、求真”为校训，营造发扬“诚实、勤奋、求新、进取”的校风和“爱生、重导、敬业、创新”的教风。在白云区政府、区教育局，钟落潭镇党委、政府领导的关心和指导下，在全校师生的共同努力下，竹料一小不断发展，学校先后被评为“爱国卫生运动先进单位”，“精神文明建设先进单位”，“白云区一级学校”，“广州市教育装备先 1
进单位”；2003年12月白云区教育局确定我校为“主体性教育的实验研究基地”；2005年3月，定为竹料管理区和良田管理区的中心小学。2005年7月，广州市教育局评定为广州市一级学校。我校科技教育特色明显，师生在近三年各类竞赛中，共获市级以上奖励22人次。市科技类比赛获奖7人次，区科技类比赛获奖有25人次。《南方日报》《广东名校大典》，钟落潭镇广播电视站等新闻媒体，对我校优良的办学成绩作了报道。
竹料一小是一所让家长放心、让社区满意的学校。现在，作为竹料、良田管理区的中心学校，竹料一小起到了示范带动作用，发挥了中心学校的教育教学业务管理和指导功能，促进了竹料、良田地区教育事业的发展。
1．机构与制度
为了使学校档案更趋规范化和科学化，我们健全了档案管理工作机构并建立了档案工作制度。
(1)我们成立了“档案工作领导小组”，领导小组由萧国标校长任组长，萧欢桃副校长、冯爱萍主任任副组长，龙耀咸、高彩霞为组员。另聘请伍丽颜、冯玉妹、冯丽芳、冯金溢、陈淑君、萧桂红、冯炳梁（退休）、冯樵楚（退休）等老师为兼职档案员，档案工作形成了层级管理，责任到人的管理网络。
(2)学校制定了档案综合管理的各项制度，如：竹料一小《档案室职责》、《档案管理保密制度》、《档案借阅利用制度》、《档案的鉴定和销毁制度》、《档案保管制度》等。我们以《广州市中小学档案管理工作规范》为依据，制定了档案综合管理细则和分类方案。档案工作有专人负责，定期向领导汇报，使档案工作有章可循，促进了档案工作的发展。
2、高标准建设档案室
档案室面积现有36平方米，其中库房22.5平方米，工作室13.5平方米，配有电脑，打印机、复印机、碎纸机、空调机、除湿机、防盗，防火器，湿温度计等设施，现有档案柜13套(65个柜)．做到防虫，防湿，防潮、防高温、防火、防盗、防光、防鼠，防尘，达到了“九防”要求，并能按照《档案法》等规定，加强档案安全保护工作，已库藏档案资料保存较为完整、安全、无发生任何事故。
3、规范、全面建立档案资料
档案室制定了严格的管理制度，规范查档、借档工作。利用档案登记簿及库房管理制度编制了全宗介绍、参考资料，全宗卷、学校沿革、大事记、基础数
字统计及各种案卷目录，专题目录。目前案卷年度从1977年开始，共产生档案2307卷，其中：党群类361卷、行政类338卷、教育教学类1289卷、教师业务57卷、基建类15卷、设备类33卷、财会类77卷、声像类32卷，实物类42卷，编研材料共63册。建档以来，向师生提供查档、借档，为学校工作、教育教学管理工作及利用者提供方便，发挥档案管理工作的作用。
二、具体工作方法
档案工作是一项重要的基础工作，自从我校加强档案工作目标管理以来，全校上下高度重视档案工作的开展，加强组织领导，把档案达标工作列入本校工作计划中，具体做了以下几项工作：
1、统一认识，加强领导
随着教育教学改革的不断深入，档案管理工作显得越来越重要；我们认识到，档案工作的规范化和科学化管理将促进学校管理工作的规范化和科学化，对进一步提升学校的办学的综合能力，促进我校可持续发展，有着重要意义。2004学年第二学期末，我校把争创省一级综合档案室确定为本学期一大重要任务，学校领导班子和各部门多次召开档案管理专题会议，认真学习《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》《广州市学校执行实施细则》。通过学习，大家统一了思想，形成共识，并落实到档案管理的实践中。我校萧国标校长亲自领导，构建了组织严密、分工明确、责任落实的档案达标升级领导小组和网络小组，为我校档案达标工作奠定了坚实的基础。
2、周密计划，狠抓落实
为了顺利地开展档案达标的认定工作，根据我校档案工作的实际情况，制定了周密的档案达标计划。计划分广泛宣传、收集整理、规范归档，查漏补缺等四个阶段，并提出总体的整理规范达标和完善各项制度的基本思路，落实档案经费，落实网络人员，组成网络管理机构，并落实各阶段工作的任务和措施，明确责任，落实到人。对照省一级档案室达标标准，针对原来档案室面积不够这一问题，校领导马上召开行政会议讨论此事，决定将原采校长办公室搬迁和减少原来教导处的面积，腾出作为档案室，使档案室符合“三分开’标准，还在经费紧张的情况下，专门拨出近3万元资金购置档案室专用装备。
3、广泛宣传、征集资料
我校通过召开各部门的档案工作 “省一级”的目标管理协调会议、座谈会和办公会议等形式，统一思想，提高档案建设和开发意识。利用周前例会，分
发各种档案宣传资料，大力宣传档案达标活动，让档案工作的重要意义深入到每位教职员工和学生。广泛征集有关我校在历年教育教学实践中形成的具有保存价值的各种文字，图表、相片等材料，充实档案资料。我校特聘现年70岁，在我校工作近40年的退休教师冯炳良编写《竹料第一小学大事记》（1924——1994年），为我校编制《立卷情况说明》《竹料第一小学校史》等，提供了珍贵的素材和史料．
4、科学归档，规范管理
在广泛征集资料的基础上，按照省综合档案室建设的标准和要求，依据《文件材料归档与不归档范围》的规定，在有关专家的指导下，我们认真地对档案分门别类地进行了全面。系统的整理，编制档案分类方案，按分类号+年号+流水号的办法编写档号，科学分类，规范上架。并专门制定保密，利用、鉴定与销毁，档案员守则。档案员考核与奖惩、库房管理、档案室管理等管理制度，使我校档案工作逐步走向规范化、制度化。
5，检索科学，利用高效
学校档案工作紧紧围绕“教育教学改革和发展”这个中心开展服务，着重体现在每一位教职员工对档案的利用上，这是档案价值得以实现的关键所在。为了方便档案的查找利用，今年档案室专门配备了电脑，并安装了华夏文档管理系统，把2001年以来的案卷目录和卷内目录全部录入数据库，实现电子检索和借阅登记。此外，档案室还编制了几种必要的检索工具，主要有卷内目录、案卷目录，文件汇编、资料总目录和分类目录。另外一方面我们还利用室藏档案编研了《全宗指南》《大事记》《基础数字统计》《校史》《参考资料汇编》等。随着客观情况的不断变化，我们还注重及时对这些工具材料进行修改和补充。这些工具的编制大大方便了档案的检索，提高了档案的利用率，为更好地开展各项具体工作提供了资料保障。
三、工作体会
1、领导重视是关键
学校把档案工作纳入学校的发展规划，从校长到中层干部都把档案工作作为学校的常规工作来抓，学校领导带头学习《档案法》，宣传《档案法》分管档案的冯爱萍主任，工作繁重，但仍能身先士卒，任劳任怨；萧校长经常过问，把档案工作列入了重要议事日程，从经济投入，人员配备、设备装具购置等方面给予大力支持。在创建过程中，我校领导与上级主管档案工作的领导保持密切的联系，档案室的设计、人员培训、设备装具购置等都得到了上级领导的指导和支持。领导的关心和支持，给予档案人员很大的鼓舞，同时，促使广大教职工对档案工作引起高度重视。充分认识到了做好新形式下档案工作的重要性和紧迫性，有力地促进了我校档案工作持续、健康的发展。
2、上级领导关怀是力量之源
在档案综合管理升级过程中，我们紧紧依靠区档案局、区教育局档案室的领导，他们从档案的整理到分类目录、编研、拟写都给予了热情的指导。区教育局党政府办负责档案室的何老师，工作繁忙，都经常挤时间到校或主动打电话指导，钟落潭镇副镇长陈雁宽多次电话询问工作进展情况，教育管理中心主任冯勇经常来校了解我们工作的进度，非常关心档案创等级的工作，协助我们解决实际工作中遇到的困难，上级领导的关怀和指导，给予了我们莫大的鼓舞和信心，信心十足，勇挑重担。
3、基础扎实是根本
在完善制度的同时，加强了业务基础工作建设。根据上级的要求，首先重视了档案的集中管理和材料的收集与整理。广泛收集材料，接收档案，由原来只重视教育教学这一类档案增加到现在的9类档案，丰富了库藏内容。我们还对不符合要求的案卷重新进行了整理。对所有档案进行鉴定，更换卷皮，重新编号、编目，拟写题名，修补、装订等整理及检查工作，使案卷质量符合要求。为了保证快速准确地调阅档案，编制了18种适用的检索工具。同时，根据工作的需要，做好主动服务，编写了《全宗指南》《组织沿革》《大事记》《基础数字统计》《校史》《参考资料汇编》等。在提供利用中，做到热情、准确，迅速，使档案在学校土地问题、人事、科研、教学、财务等项工作中起到了参考和凭证作用。
4、人员素质是保证
我校有档案员和兼职档案员13人，共产党员4人，本科学历2人，大专学历9人。其中3名同志参加过档案专业培训，三人取得岗位资格证书，为做好档案工作奠定了良好的基础。全校老师都能积极参与到档案工作中，从资料的准备，收集，整理、上交，已成为每位教师的一项基本业务，各部门负责人、科级组长则负责各老师各类资料的收集、整理，移交给档案室。全员的参与，让老师们体会到档案管理工作的重要和艰辛，很支持档案室的工作，很珍惜自己的劳动成果。两年来，参与档案整理的行政和老师们，以高度的热情，无私
奉献的精神，放弃了大部分休息的时间夜以继日地工作，他们同心协力，群策群力，保证了档案整理工作的顺利进行，档案室一叠叠整齐规范的档案资料，为学校的规范管理作出了后台保证。
四、今后努力方向
档案综合管理升级工作是一项专业知识很强、涉及面很广的业务工作。两年来，我校在区档案局、教育局有关专家的悉心指导下，档案管理工作取得了显著的成绩。全体教职员工，特别是负责档案整理的13位兼职档案员，在工作实践中不断学会了档案管理的专业知识，积累了经验，提高了自身的档案管理水平。但是，我们在档案管理工作中，还存在不少的问题，有待我们不断地改进。重点做好以下几项工作：
1、做好档案日常管理工作。采用科学先进的管理手段管理档案，进一步实现档案管理，检索科学化。
2、加大声像实物档案的收集力度，使室藏体系不断丰富、完善，并富有特色。
3、做好档案的利用工作，为前来查询者提供优质的服务。
4、进一步加强领导，加强管理工作，使我校的档案管理工作会更上一层楼，申报更高一级的档案管理。
广州市白云区竹料第一小学
2006年9月16日
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