商务日语文秘 秘书とは何か_商务文秘日语
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秘書とは何か：
国語辞典「大辞林」による注釈：
要職にある人に直属し、機密の事務や文書を扱い、その人の仕事を助ける役。また、その役の人。セクレタリー。
例：「社長秘書」
秘書にはたくさんの種類があり、その職業の特質を簡単にまとめると、以下の二点に集約できる。
①補佐の対象とすべきパートナーが存在する。
②上司とあおぐ人間がその人本来の業務に専念できるようにいろいろな角度から補佐業務を行う。
秘書と組織
企業内において、経営管理の中核にある上司(社長、専務、常務、部長など）に付いて、彼らの業務が円滑に進むように補佐することが、企業関係の秘書の目的である。
さて、その前提としての企業とは何か？
企業とは、継続的、計画的に利潤をあげようとする経済主体である。
企業には、国が経営し、公益を目的とした公企業(国営企業）と、民間人が出資・経営し、営利追求を目的とした私企業(民間企業）がある。
現代の代表的な企業形態の一：「株式会社」
会社とは、営利を目的とする団体で、二人以上の構成員の共同の活動により、その対外の活動を通して利益を獲得し、会社の構成員にその利益を分配することになる。
株式会社とは、各自の有する株式（株式会社の資本の構成単位）の価格を限度として、有限に責任を負う構成員からなる会社。社員の地位を株式に細分化することにより、その譲渡を自由とし、多数の株主の参加により大規模の資本形成を可能にする。
注：ここでは、社員は会社員の意味ではなく、会社の持ち主のことを指す。株主。社員には、会社の財産で会社の債務を完済できない場合に、各社員の個人財産をもって、無限に責任を負う「無限責任社員」と、出資額（株式）を限度としてその範囲内で責任を負う「有限責任社員」とに分かれる。
株式会社の機関（株主総会、取締役会、監査役の三つ）
株主総会：株式会社の所有者である株主の集まりで、株式会社の最高の意思決定機関。株主は株式会社の決算期に開催される定期株主総会に出席し、会社の経営方針の変更や取締役の選任、利益配当の決定を議決する。
取締役会：株式会社の最高の業務執行機関で、株主総会によって選任された三人以上の取締役によって構成される。そのうち一人を会社の代表者として「代表取締役」になる。
監査役：会社の業務執行を監督する機関で、すべての株式会社に監査役の設置が義務づけられている。
秘書の分類（執務体制による分類）
個人付き秘書
どの部門にも所属せずに、特定の上司の専属として補佐を行う。
秘書課（秘書室）所属秘書
秘書課（秘書室）に所属し、秘書課長（室長）を中心として、社長や専務などトップマネジメント（企業の経営管理組織の最上層部）について補佐を行う。グループ型秘書とも言う。兼務秘書
上司と同じ部署に所属し、その部署の本来の業務を行いながら、部長や課長などミドルマネジメント（中間管理層・中間管理職）について、補佐を行う。
チーム付き秘書
特定のプロジェクトチームや研究部門などに所属して、チームの運営、チーム内の調整などの補佐業務を行う。
秘書に求められること：
①コミュニケーション力
秘書は、上司と社内や取引先などの関係者との間をつなぐパイプ役としての役割を果たす為に、コミュニケーション力が必要になる。求められるコミュニケーション力とは、人と人の人間関係がよくなるように、必要な情報を正しく理解し、伝えるべき相手に簡単に要領をよくまとめて伝達する事。
ｐｓ：日本語能力、専門知識→経営、財務、人事、法律法規などの知識が必要。
（中国にある日系会社に勤める秘書）
②判断力と行動力
秘書が行う業務は多岐にわたり、それらを正確に効率よくこなすには的確な判断力と迅速な行動力が必要となる。判断力
上司から指示された業務を確実にこなす事はもちろんの事、それだけでなく状況に応じて機転の利いた判断をする事が求められる。日常業務の中の急な予定変更や想定外の事態にも柔軟に対応しなければならない。また、複数の業務が重なった場合には、優先順位や重要度などを考慮して適切な判断が求められる。行動力
多忙な上司の業務を円滑に進めるために、秘書は多数の業務をスムーズに処理できる行動力が求められる。また、複数の業務を同期間内に処理する事も稀ではない。決められた期間内に処理できるように、業務の優先順位等を考慮して要領よく対応しなければならない。
③表現力と記憶力
上司の業務を円滑に進めるために、秘書には豊かな表現力と記憶力も必要になる。表現力
秘書は上司と関係者のパイプ役として、報告や伝言を相手にわかりやすく正確に伝える表現力が求められる。上司の指示で行った業務の結果を報告をする際も、正確にかつ要点をまとめて伝える事が必要になる。伝えたい意図をわかりやすく表現するとともに、人間関係に配慮して適切な言葉遣いができなければならない。正しい敬語・接遇用語を身につけ、相手に不快感を与えないような言葉遣いを心がける。
また、上司に代わってあいさつ状やビジネス文書などの作成をする際も、表現力は重要になる。それぞれのケースに合わせて、正しい言葉を使って文章を作成する事が求められる。季節に合った表現や、相手に気持ちが伝わるような文章の書き方を身につけておくことも大切。
記憶力
上司は秘書の記憶を頼りにしていることが多く、秘書は多くの情報を忘れずに記憶しておく為にも、どんなときもメモをとるように心がける必要がある。関係者の名刺に、会った日時や場所、関わった仕事内容、その人の特徴などを書き込んで置くなどの工夫も必要。
また、上司からの指示や上司への連絡事項などを正確に記憶しておく事も重要。その他、上司のスケジュールや取引先の会社名、商品名、地名、書類の保管場所などを、確実に記憶しておく事は業務を効率よく進めるのに必要になる。
④情報収集力 秘書は、忙しい上司に代わって上司の必要とする情報を的確に提供する能力が求められる。
上司が必要とするときにすぐ情報を提供できるように、自ら上司にとって役に立つ情報は何か考え、収集しておく事も重要です。市場や業界の動向、新商品や新開発技術、法律の改正などの情報は業務に大きく影響しやすいので、日頃から情報収集をしておくといざという時に役に立つ。
新聞や雑誌、インターネット、アンケート調査、聞き取り調査、カタログやパンフレット、専門書などから情報を収集し、整理するだけでなく分析する力も必要になる。
また、常に最新の情報を収集する事も大切です。収集した情報は、関係者や顧客から問合せの際に必要になる。収集して分析した情報は、上司のプレゼンなどにも役立つ。
⑤身だしなみ
秘書は、会社の代表や上司の代理として社外の人と接する事もあり、「秘書のイメージ＝会社・上司のイメージ｣となることを自覚し、身だしなみを整え、人に良い印象を与えるように気を配らなければならない。基本的な身だしなみ
• 正しい姿勢、明るくて朗らかな表情 • 服装、• 髪型 • メイク • アクセサリ
また、身だしなみとは、容姿だけでなく言葉遣いや動作なども整えることを意味する。明るくてさわやか声で話し、正しくて適切な言葉遣いを身につけることが大切。落ち着いた雰囲気でありながら、無駄がなくてきぱきとした立ち振る舞いは相手に好印象を与える。
⑥人間性とマナー
秘書として最も必要な事は、上司や周囲から信頼される事で、信頼を得るには秘書にふさわしい人間性が必要になる。また、相手に不快感を与えず、お互いに気持ちよく仕事をするためには、正しいマナーを身につけておかなければならない。秘書として求められる人間性
• 責任感があり、業務を忠実にこなす事ができる。
• 秘書としての立場をわきまえて謙虚である。
• 自分に非があれば素直に認めることができる。
• 協調性があり、素直に人を受け入れる事ができる。
• 人の立場に立って考える事ができる寛大さや思いやりがある。
• 何事にも積極的に取り組む事ができる。
• 落ち着いて物事を考え、機転を利かして行動できる。
秘書に必要なビジネスマナー
• • • • • • • • • 秘書としての基本的なマナー 言葉遣いのマナー
社内のマナー
他社への訪問のマナー 来客対応のマナー 電話のマナー
会議、商談のマナー 会食のマナー
ビジネス文書のマナー
日系会社の秘書の日常業務
秘書の業務で、日常的に携わる業務を定型業務（日常業務）と言う。
1.上司の身の回りの世話
・上司の出勤・退社・外出時の車の手配
・上司の勤務時・外出時・会議時のお茶・食事の手配
・上司の健康管理（健康診断の手配、日常の健康状態の変化のチェック）
・私的な交際に関する手配
2.スケジュール管理
・年間・月間予定表などの作成・管理・調整
・翌日の予定の確認 ・面会予約の受付及びその調整 3.環境整備
・上司が使用するオフィスや応接室の清掃・整理整頓、室内の冷暖房や照明・換気の管理 ・消耗品や備品等の整備・補充
4.電話・接遇の対応
・上司の面会予約の受付・調整
・来客の受付・取次ぎ・案内・見送り ・来客へのお茶・お菓子のサービス ・上司宛の電話の対応・取次ぎ ・各種連絡・問合せ業務
5.出張業務
・日程や必要資料の作成・交通機関の選定、切符等の手配 ・宿泊先の手配
・交際費、旅費清算等の会計部門への請求 ・社内外関係者への連絡
６.会議に関する業務 ・会議の計画や会場選び ・会議の開催案内の作成 ・配布資料の作成と保管
・当日の受付、案内、出欠の確認 ・会場の準備・後片付け ・議事録の作成 と配布
７.文書業務
・社内外文書の作成・郵便物の受け取り・発送 ・原稿の清書・校正
・各種文書の整理・管理
8.情報収集・管理
・資料の作成・整理・保管・廃棄 ・名刺の整理 ・データ管理
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