办公用品管理规定_办公用品日常管理规定

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第一条 为规范公司办公用品的申购、入库、发放、使用、报废、盘存、交接程序，使之管理有序，责任明确，节俭节约，避免浪费，特制定本制度。

第二条 办公用品的分类

1、按使用的性质分为低值易耗品和高值保管品两类。

（1）低值易耗品主要指：签字笔、圆珠笔、铅笔、刀片、胶水、胶带、气泡袋、大头笔、割刀、刀座、绑带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、复印纸、打印纸、便签纸、橡皮擦、原子笔、笔芯、夹子、涂改液、白板笔、荧光笔、记事本、电风扇、线插板、剪刀、钉书机、计算器、电话机、装订机、档夹、裁纸刀、印泥等价值较低日常办公用品。

（2）高值管理品为：电脑、打印机、文件柜、空调、相机、投影仪、碎纸机、电冰箱、微波炉、收银机、考勤机、门禁系统设备、办公桌椅等价值较高的物品。

第三条 管理责任部门

1、人事行政部负责公司办公用品的统一管理，每月5日前完成公司办公用品使用计划和上月办公费用报表，上交公司总裁审核。

2、办公费用报表分常规费用和非常规费用两大类。

（1）常规费用对应日常耗用的低值易耗品的费用，各需求部门于每月30日下班前上报次月办公用品需求，由各部门负责人（或部门制定专人）制定相应的月度计划（后附：表一《部门月度办公用品需求计划表》），所产生费用计入各部门办公费用。

（2）非常规费用对应高值管理品，高值管理品不设月度计划，根据实际需要情况通过正常审批程序购置（后附：表二《办公设备申购表》）。（3）人事行政部需每月5日前列出各部门的费用支出详细统计情况上交公司总裁审批后采购。每月10日按公司领导审批的《部门月度办公用品需求计划表》分发各部门申领的物品。

第四条 非计划内办公用品的申请

1、非计划内的办公用品的采购或领用需要填写《办公设备申购表》或《物品领用单》。各部门应当根据自己部门的办公需要，及时地提出采购申请。

2、集团总部各部门新入职员工所用的基本办公用品（如：电脑、电话机、笔、笔记本等）由人事行政部统一提前配置好，新入职员工直接领用，无需填单，但相应费用计入用人部门当月办公用品费用里。

第五条 办公用品的审批

1、在填写《物品领用单》后，申请人应当将申请单交有审批权的部门负责人审查批准。审批人是办公管理费用控制的负责人，其签署的批准意见对办公费用控制构成相应领导责任。

2、公司总裁负责审批公司各部门所需的属于高值管理品的办公用品的申请。对于所涉金额单品价值达到或超过5000元的，需公司董事长审批。

第六条 办公用品的采购

1、填写的《办公设备申购表》在得到批准后，应当交由人事行政部统一采办。人事行政部应当做好供应商的建档工作，编制出常用办公用品的价格表，把握好办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甄选工作，控制办公用品的采购成本。

2、人事行政部将根据公司日常办公需要，对一些常用的办公用品进行批量购买，保持一定库存，以保证正常办公需要的及时满足，提高供给效率。

第七条 办公用品的入库管理

1、办公用品入库前，应由人事行政部仓管员负责验收，数量、质量确认无误后方可入库，在登记完毕后办理领用或发放。

公司办公用品管理规定

2、办公用品报销时应当附上采购清单，并且由仓管员签字验收。财务部在经办人报销时，须核对采购清单，确认无误后予以报销。

第八条 办公用品的保管

1、办公用品由人事行政部统一保管。公司为人事行政部划定相应的存放区域，实行封闭保存。各部门申请的办公用品本着谁用谁领、随用随领的原则，不一次性发放。

2、发放出去的办公用品应当由人事行政部做好相应的领用记录，明确领用物品、数量、领用部门，领用人，领用日期。

3、对于属于固定资产的物品实行保管责任制，实行使用人、领取人、保管责任人（公用物品存放部门、办事处、油站的负责人负有保管责任）三合一的办法，对保管责任进行归属。

4、人事行政部将根据不同时期的现实情况合理编订纳入保管责任制的大件管理品目录。现阶段的大件管理品范围暂定为：电脑及其配件、电话机、计算器、打印机、传真机、复印机、扫描仪、碎纸机、饮水机、空调、照相机、摄像机、微波炉、电冰箱、收银机、考勤机、门禁系统设备。

5、对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，将根据个人责任的程度，由责任人承担所造成相应损失部分的赔偿。（责任认定分3等，含完全责任、一般责任和轻微责任，分别对应80%、50%、20%的损失赔偿比例。损失的计算按历史采购成本计算，根据该类办公用品的使用年限，在计提折旧后得出。如存在产品更新换代，失眠购置价值降低的，也可以直接按重置成本计算，两种赔偿计算方式可以由赔偿人选择。）

6、实行定期盘存制。盘存频率为一月一次，人事行政部会同财务部门于每月的25号至31号内抽取时间进行大件物品的盘存。盘存内容包括检查相应办公用品的存在情况，问题情况，并让相应的保管人签字确认，以便及时地发现问题，处理问题。

第九条 非计划内办公物品的领用

1、各部门凭《物品领用单》可以领用已采购回公司的办公物品。

2、领取人可以是《办公设备申购表》的申请人，也可以是申请人指定的办公物品使用人。但涉及高值物品的，必须由使用人本人前来领取并签字，以明确保管责任。

3、在领用人签字领取办公物品时，人事行政部应当对领取人做好登记记录。第十条 办公用品的报废

1、公司对高值物品的报废实行审批管理。

2、各单位、部门如有高值物品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。（1）对简单问题的可以自行维修处理。但对有保修服务品，且在保修期内的，不得擅自自行处理。

（2）可维修品出现问题的应当提交《办公设备维修申请单》至人事行政部统一进行处理。集团下属各单位的可维修品根据实际情况向人事行政部提交《办公设备维修申请单》，经公司相关部门核实审批后可在当地进行维修。

（3）对无法维修或者维修成本过高的高值物品实行报废处理。报废应当是在对可能维修的，在提交过维修申请，经过维修但无法修好的情况下，或者是对无条件维修的，经过了人事行政部的故障认定，方可由该管理品的保管人填写《办公物品报废申请单》，经人事行政部签字确认后报废事项方为成立。报废品须报请公司总裁批准；原购买价值单件超过5000元的，须报请公司董事长的批准。

（4）集团下属单位的报废品获得报废审批后可当地处理，集团总部报废品在得到报废审批后应当由人事行政部进行回收处理，实现开源节流。所有报废品在进行回收过程中获得的款项归入公司财务统一管理。

（5）高值管理品在完成报废程序后，应当从《高值管理品登记表》上核销，核销时应做红笔登记，并附上《办公用物报废申请单》。

第十一条 员工离职时办公用品的移交

对于离职的员工，在办理相关手续时，应当将已领用的办公用品办理退还手续，由仓管员签字确认。如有非正常损坏、丢失应当注明，并予以赔偿。

第十二条 本管理规定适用集团总部及各下属公司。第十三条 本规定由集团人事行政部解释、修订。

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