村级档案培训_村级档案业务培训手册
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村级文书档案整理
一、基本概念
村级档案：是指各行政村的党群组织、村民会议（村民代表会议）、村民委员会在从事党群工作、基层群众自治管理和经济活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
二、归档文件整理
1、划定归档文件材料的归档范围和保管期限
（1）.文书档案按照内容分类，包括：党群工作类、民主自治类、综合管理类、经济发展类、文明工作类、社会服务类、安全稳定类。详见附件《重庆市村级文书档案归档范围》
（2）.保管期限参照国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定每一件文件材料的期限。
最低生活保障工作中形成的审批表、统计报表归入文书档案整理，入户调查材料按照《重庆市城乡居民最低生活保障档案管理办法》进行整理。特别要注意收集低保、社保、医保、土地（林地）承包及流转等文件材料归档。
1.将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。
2.件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件
正文与附件为一件
原件与复制件为一件
转发文与被转发文为一件
报表、名册、图册等表册形式的资料一册为一件
简报、会议纪要等一期一件
会议文件每份一件
会议记录原则上一次会议一件，也可一本（册）为一件
3.归档文件材料的收集
A．将应归档所有文件材料收集齐全、完整
齐全的要求：本村各种会议记录
本村各种统计报表
完整的要求：文件的正件、附件、底稿
最低生活保障工作中形成的审批表、统计报表归入文书档案整理，入户调查材料按照《重庆市城乡居民最低生活保障档案管理办法》进行整理。特别要注意收集低保、社保、医保、土地（林地）承包及流转等文件材料归档。
B．收集时的注意事项：
载体和书写材料适合长期保存
纸型规范：A416K
书写材料：碳素墨水、蓝黑墨水。禁用红墨水、复写纸、圆珠笔。永久保
存的禁用复印件。打印件：推荐使用颜料墨水喷墨打印、激光打印，不推荐使用针式打印。传真件不适合长期保存
三、区分归档文件材料的形成年度
按文件材料的形成年度集中
如2007年度的统计报表，于2008年1月25日形成，则归入2008年度的档案，于2009年整理归档
跨年度的成套会议文件，放在闭幕年归档
五、对归档文件材料进行顺序排列
同一保管期限的文件材料集中
同一期限的文件材料，内容相同或相近的集中。如会议文件等成套材料应
集中排列，同一问题的请示、批复应集中排列
六、盖、填归档章
加盖位置：自制文件：文件首页上端空白（右上角）
收文：在文件处理单上端空白处
使用红色印泥
全宗号：填写档案馆给乡镇的代号（341）+ 行政村名。例如：341红碑村 保管期限：填写归档文件材料划定的保管期限。永久、30年、10年
归档年度：文件材料的形成年度。如2008
室编件号：填写归档文件的顺序编号
七、编制归档文件目录
分期限，按件号顺序，逐件编制
在“科怡”档案管理软件中进行录入，然后利用软件的报表制作功能，打印
出纸质的归档文件目录
八、装订
我们是将所有的文件都去掉金属物，进行线缝装订。
已破损的要先行修裱，字迹模糊或易褪变的应予复制、加固
超过A4幅面的折叠成A4幅面大小
装订前确定排列顺序：正本在前，定稿在后
正文在前，附件在后
原件在前，复制件在后
转发文在前，被转发文在后
来文与复文作为一件时，复文在前，来问在后去文与来文作为一件时，来问在前，去文在后有文件处理单的，处理单在前，文件在后 薄的文件材料：缝纫机线缝装订。
较厚的文件材料：三孔一线法装订。
九、装盒
将归档文件分期限按照室编件号的顺序装入档案盒。装满为止，页数无限制。 填写备考表。印于盒内封三位置。
1、盒内文件情况说明：填写文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况
2、整理人：负责整理归档文件的人员姓名
3、检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名
4、日期：归档文件整理完毕的日期
填写档案和封面
1、全宗名称：盖单位全称章，用黑色印尼。
2、全宗号：3413、保管期限：盒内档案的实际保管期限
4、室编起止件号：盒内档案的起、止件号
5、馆编起止件号：不填
填写脊背
全宗号、保管期限、年度、起止件号：内容和封面相同
盒号：从开始按件整理的年度起，每个保管期限拉通编制一个通号。注意：文书档案盒封面、脊背所有项目（除全宗名称处）均用铅笔书写
十、上架
按永久、30年、10年三个序列分别上架排列。
柜内顺序：从上到下，从左到右。
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