东营锦绣物业收费内控管理办法_东营市物业管理办法
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东营锦绣物业客服收费员内控管理办法
为完善物业内部收费管理，确保各类费用资料规范和真实完整，达到规范收费、按时进账、账目清晰、费用可控的目的，规范如下：
一、收费控制
（一）物业费
1.客服收费员在业主交纳费用时，认真核对所需交纳金额。操作时禁止选择临时添加，按系统计算费用核算执行。业主缴费后现场及时打印单据，红联业主、白联项目留存、黄联公司财务。
2.物业费用变更，执行公司审批办法，没有审批，收费员不能私自改变收费金额，口头传达为无效审批。
3.新项目物业费收取的起始日期以交房通知单日期为准，业主办理完交房后由客服在收费系统内录入启用信息。
4.由甲方代付的“老带新”免费券，收费员根据“老带新”明细表核实此券有效性，同现金管理，办理业务时需在系统内做好注明。
5.按财务要求每天将物业费收取情况及时录入电子版《物业费缴费明细》。6.各项目收费员根据项目收费周期要求（月度、季度、年度）盘点物业费收费情况，及时催缴物业费，并填写《物业费预收、应收情况季度报表》。7.客服收费员根据盘点物业费收取情况，有效做好未收回物业费的催缴工作，收费率不能低于85 %。
（二）水费、电费、气费
1.水、电、气预付费的小区，业主充值后及时录入物业收费系统，现场打印单据，红联业主、白联项目留存、黄联公司财务。
2.水、电、气后付费的小区，抄表员每月例行抄表，形成水、电、气查抄表，客服员在核对录入抄表员呈送的每户水、电、气表行码的基础上，须每月每或季度15日前收清水、电、气费用。对未按时缴纳水、电、气费的业主应发出催收单，并限期交纳费用。费用收取均及时录入物业收费软件，现场打印单据，红联业主、白联项目留存、黄联公司财务。
3.项目负责人及时做好收费人员水、电、气充值系统权限设置，在充费过程中出现特殊问题由项目负责人安排系统超级管理人员给予处理。
4.收费员每月从水、电、气充费系统内导出电子版充费明细，项目内部核对无误后及时转发财务审核人员。
（三）装修押金收取和退回
1、装修押金的收取：
①业主装修住宅、公寓、写字楼、商铺时，按公司规定交纳固定装修押金，方可办理装修协议。
②客服收费员在收取业主装修押金时，及时录入物业收费系统并现场打印单据，红联业主、白联项目留存、黄联公司财务。收取押金的同时，应告知业主装修竣工时凭此收据办理退回押金。
2、装修押金的退回：
①缴款人要求退款时，由客服收费员核实好缴费原始收据等信息，请业主填写验房申请表，由物业工程人员验收、项目负责人审核签批。
②客服员对验收合格的住户做好统计，由项目负责人报公司财务，申请清退装修押金。
③经公司审批财务打款后，可以退款的在交清其他应收费用后，客服收费员根据审批的清退明细办理退款，及时打印付款单据，红联业主、白联项目留存、黄联公司财务。④收回原始收据，请交款人在单据上确认已收款，原收据联作为附件，贴在付款凭证后面，统一上交财务。
⑤业主如丢失原押金收据的，须与公司会计先核对，如公司有收此款，业主须书面声明原收据遗失作废。再作退款处理。
（四）其它费用收取
1.小区直饮水机的水、电费用（含绿化用水及其它临时用水用电等），收费员每月1号前，根据抄表员提供的水、电抄表记录，及时收款，并录入收费系统，对于没有按时交款的合作客户，将其费用录入系统欠费账目，并限期缴费后打印单据。红联客户、白联项目留存、黄联公司财务
2.电梯年检费、电费等不含在小区物业费内的小区，应按缴费周期，提前一个月制作年度收费明细，并及时录入系统欠费账目并限期缴费。
3.其他收费，按照合同收费要求及时录入收取费用并录入收费系统，欠费的做好限期缴费。
二、收款管理
1.客服收费员收取现金时，必须使用验钞机，若在自己班次内出现假钞由当班收费员全额赔偿。
2.为防止出现外来人员通过找零手段骗取现金的现象，在为客人找零时不得超过 100 元。
3.客服收费员每日及时填写《明细账》《现金日记账》，根据《收入日报表》核实账目，若短款及时查找原因并补齐短款金额。
4.任何人无权挪用客服收费员收费款项，信用卡严禁出现违规套现现象。5.客服收费员每周五往公司财务指定的公司账户打款，（协调项目保安队长协助），打款后留存打印单据，每月同公司财务做好核对。
三、单据及报表管理
1.客服收费员将所有打印单据，按公司财务规定粘贴，作废单据注明作废原因，并有项目负责人签名。
2.客服收费员在日常操作中，若出现系统操作错误，由项目经理落实原因核实后，知会公司稽核人员给予调整。
3.客服收费员将作废打印单据，由项目经理签批后，同其它打印单据一同上交公司财务。
4.客服收费员按财务要求及时上交各类报表，并确保数据准确有效。
四、实施及审核
1.公司或项目组织的活动如有涉及收费员的具体由公司审批并以书面通知客服岗位。
2.各项目将同收费员相关的相关财务材料在客服电脑中单独建一个文件夹，以备查询。
3.收费员按照财务规定要求，每日对负责收费账目进行自查，做到日清日结，月底根据系统报表做好核对，确保与公司财务数据保持一致。
4.分管项目经理对收费员日常操作给予监督，且所有收费款项及时录入系统，出现异常情况同财务人员沟通后责令收费员及时整改。
5.财务稽核人员，对管辖范围内客服收费业务情况，每月例行检查指导一次，具体检查情况补充至收费员月度稽核报告。
6.财务稽核人员对于各项目上交账目做好审核，对于数据来源有差异，落实后按照财务规定做出处理，每月结合收费员日常操作，及审核账目情况形成收费员月度稽核报告。7.为了提升收费员业务能力，由公司财务人员负责每月组织一次业务培训或稽核问题整改专题会议。召开频次根据实际情况确定。
五、奖惩措施
1.对于不按以上规定操作的，除赔偿相应损失外，视其问题严重程度，根据《员工手册》予以三至七级过失处理。
2.对于能够按财务要求及时上交月报、季报且财务数据准确的人员，根据《员工手册》予以奖励或按财务奖惩办法执行。
东营锦绣物业服务有限公司 2017年5月19日
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