精细化管理在优化药库工作流程中的应用_药库管理应用解决方案
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精细化管理在优化药库工作流程中的应用
乔继文,李 霞
(武警山西省总队医院医务处,太原 030006)
[关键词] 精细化管理;优化;药库;工作流程
[中图分类号] R 197.32[文献标识码] B[文章编号] 1008-9985(2010)09-0878-02
[作者简介] 乔继文,女,主管药师,助理员;电话: ***
药品的采购供应工作是医院物流系统的重要分支,在管理中一旦出现流程断点,会影响到整个医疗保障工作的运营效率。欠佳的流程只能提供欠优的服务,要提高工作效率、节约运营成本,就必须树立“精细”理念,通过消除流程中的浪费提高服务的质量和效率。精细化管理的内涵
精细化管理的核心在于实现凡事有规定,人人按规定做的目标,强化责任落实,通过对管理制度和流程的执行与控制,达到追求绩效的目的[1]。主要内容包括通过清扫、清洁使工作环境整齐有序,通过清理、整顿使人员养成遵规守纪的工作作风,通过加强在岗学习提高人员综合素养。2 药库服务流程现状
通过对原有流程运作情况进行实地考察,发现主要问题:①库存管理落后。原有的药品供应系统中,实行药剂科统一采购,门诊药房和病区药房每周向库房请领一次。为保证供应,库房中必须预留一定量的库存,由于对全院用药量的估计有一定难度,往往导致库存量大,占用资金及库房空间;②由于战备库房的药品得不到及时更换,缺乏清晰的报废流程与物品循环利用流程,导致库中存放着大量非账内物资,库存管理信息系统中的信息与实际库存物品账物不符;③药品库房与临床科室沟通不畅,药库管理信息系统仅在库房内部使用,门诊药房和病区药房请领、审批全凭手工操作,导致一方面库房无法预计药房需求的数量,另一方面药房也不了解库房所能提供的药品种类和数量,易造成供应断档。实施流程改善方案
流程设计导向是从科室及患者需求出发,把药库工作流程实施整合与再造,通过依托信息化建设平台,把数据信息、岗位设置等相关工作进行规范,实现与精细化管理“无缝”链接,以提升工作的质量、安全、效率和服务传递的准确性。
3.1 组织实施
通过制定计划和方案,形成书面制度;将工作岗位按区划分,责任到人,内容包括各自分区内的环境清洁、物品整齐、规范化放置等;每周五下午召开科务会,讨论一周工作开展情况,组织各点负责人进行检查、评比,并将评选结果纳入科室岗位之星及年终工作评定的范畴。
3.2 实施步骤
3.2.1 整理 即腾出空间,实行战备药品专库存放,专人保管。规定每月对药品种类、数量、效期进行一次
清查,确保战备药品定期更换、调换、补充、报废,特别是在每次应急分队拉动后,及时补充被消耗短缺的药品[2],并将近效期的药品与药库统一调换。对调换下的药品,属临床常用的品种,按本院用药情况分流使用;凡破损、临床很少使用的,逐一登记后,报请统一销毁。建立起完善的药品报废程序,避免库房在日后运营过程中再度出现过期、变质等现象,减少浪费。
3.2.2 整顿 改善信息系统,实现药品申购程序化。对全院各科室、专业的用药情况进行调查,参照省、市
医保及新农合的用药标准,确定医院用药的基本目录。之后,选择在省内药品竞标中中标的,且实力强、信誉度高的供货商,搭建采购平台。对“军字一号”信息系统进行开发,使各科室能通过网络上传自己的请领需求(目录内的),作为库房购进时的参考依据。这样,增强了库房工作的预见性,既用最小的库存量保障了科室需求,又减少了资金及空间的占用。
3.2.3 实现 把好药品的购入关,确保从资质齐全的供货单位,按照“一品两规”的要求选购药品;入库时要
认真检查包装,核对效期、数量、价格等;库房应具备防潮、防尘、防鼠、防火、防盗、通风等措施,严格控制库房的温、湿度条件,加强对毒、麻、精神药品、低温保存药品及有效期药品的管理;严把出库关,按照“先进先出,近效期先出”的原则,在药品有效期6个月之前要填写近效期药品登记表,并积极做好调整与计划采购工作。以往的流程考察中,像大液体这样的整箱物件,是先由供应商搬运至库房,再由各科室分别搬运至不同科室。为去除多余的搬运过程,采取库房对科室的大液体使用建立基数,由供应商直接送货上门,从而减少了“搬运”型浪费。
3.2.4 改善 对药库工作人员的职责进行重新定位,按照全成本核算管理办法,着力构建“专人负责账目管理、专人负责出入库、专人负责采购供应”的库房岗位设置,建立完善的管理规章制度、细化分工,明确职责,细致分配每名人员的权利与义务,在验收、入库、在库养护、出库等每个流程的主控区分配责任者及检查者,规定检查的频率,严格出入库双签字制度,并将管理效
果与奖惩挂钩,实现药品流通的可视、可查、可控,有效防止了药品的跑、冒、滴、漏,提高了库房管理的规范性。
3.2.5 培训 精细化管理不能仅停留在单纯的流程改善上,还应深入挖掘,在提高药学服务的内涵上下功夫。临床用药具有相当大的变动性,由此可产生对医疗服务和治疗程序适当性和必要性的严重质疑[3]。国内的医疗机构对药品安全使用都非常重视,但对于如何提高临床医护人员对用药安全的认识,建立规范化的用药安全管理制度和标准化的给药程序[4],确保患者用药安全,还缺乏相应的管理制度和标准规范。譬如,药库在新引进高危药品时,须经过充分论证,引进后要制定告知流程,及时将药品的风险、使用注意事项、用法用量等信息以书面形式告知医务人员或患者,减少因沟通不佳而带来的医疗纠纷。体 会
在实践中认识到,要提高工作效率、节约运营成本,就必须树立“精细”理念,通过消除流程中的浪费提高服务的质量和效率。只有真正从服务患者的角度去审视整个流程,将精细化的理念持续贯穿于日常的工作中,方能有效地解决实际工作中的棘手问题[5]。
【参考文献】
[1] 崔 斌,将均远,石 翔,等.浅谈医院后勤精细化管理[J].武警医学, 2009, 20(7): 663.[2] 包春艳,王志国,程洪海,等.武警医院卫勤应急保障分队训练工作的思考[J].武警医学, 2008, 19(3): 280.[3] ChainMR,Kosecoff J, Park RE, et a.l Does inappropriate useexplain geographic variations in the use ofhealth care services? Astudy of three procedures[see comment][J].JAMA, 1987, 258:2533-2537.[4] 张 波,梅 丹.医院高危药物管理和风险防范[J].中国药学杂志, 2009, 44(1): 3-6.[5] 朱 宏,廖四照,王晋豫,等.精益管理在医院管理中的应用
[J].中华医院管理杂志, 2008, 24(5): 292-294.(2009-12-08收稿 2010-07-05修回)(本文编辑 马玉琴)·882·解放军医院管理杂志2010年9月30日第17卷第9期HospAdmin JChin PLA, Vol·17, No·9, September30, 2010
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