创省三星级档案管理申报材料_档案管理项目申报书

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创省三星级档案管理标准

报材扬州市邗江区槐泗镇二○一○年一月

料

申

1、关于创建省三星级综合档案室的请示.....................12、《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》测评申报表..23、创建省三星级档案工作情况汇报……………………………….44、创建江苏省档案工作三星级自查报告（附自查打分表）…….95、建立镇综合档案室和明确档案管理员的通知…………………176、调整镇综合档案室档案管理员的通知…………………………187、建立镇档案达标升级工作领导小组的通知……………………198、明确镇档案管理网络成员的通知………………………………209、调整镇档案管理网络成员的通知………………………………2110、成立镇档案鉴定销毁领导小组的通知…………………………2211、档案鉴定工作计划……………………………………………..2312、档案分类大纲……………………………………………………2513、文件材料归档范围及保管期限表………………………………2614、档案检索工具目录………………………………………………3315、档案统计台帐目录………………………………………………3416、编研资料目录……………………………………………………35

槐政发[2009]72号

关于创建省三星级综合档案室的请示

扬州市档案局：

为使我镇综合档案工作进一步规范，今年初，我镇将创建省三星级档案管理作为年度工作重要目标，大力加强档案工作规范化和信息化建设，严格按照省三星级档案工作规范，健全制度，完善设施，规范业务，加强管理，档案工作取得了明显进步。经自查，认为我镇档案管理已达到省三星级水平，特请市档案局于近期对我镇进行考评验收。

妥否，请批示。

邗江区槐泗镇人民政府二○○九年十二月二十六日

抄送：区档案局

关于创建省三星级档案管理工作情况汇报

邗江区槐泗镇人民政府

各位领导、各位评委、各位专家: 首先，我代表槐泗镇全体同志，感谢各位领导来我镇指导档案管理创星工作。我镇一直十分重视档案管理工作，近年来，为了使档案管理工作再上一个新的台阶，走上规范化、科学化的轨道，按照《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》，在建立档案管理组织，充实档案专业人员，加强档案室的建设与管理，提高全员档案意识方面，对照省三星级的标准做了一些工作。现将工作情况汇报如下:

一、基本情况

邗江区槐泗镇党委、政府于2003年10月21日，根据扬邗委发[2003]59号《关于部分镇行政区划调整的实施意见》的文件精神，将原槐泗镇与酒甸镇进行了合并，政府办公地点设在原酒甸镇，政府名称为槐泗镇。合并后的槐泗镇镇域面积60.8平方公里，下辖15个行政村，2个居委会，325个村民小组。镇党委现共辖1个村党委、104个党（总）支部；政府内设29个部门，现有工作人员92名。历年来，我镇紧紧围绕邗江经济建设和社会发展大局，认真履行职能，强化自身建设，得到了区委、区政府及上级有关部门和社会各界的肯定，曾多次被评为先进单位、优秀乡镇。同时，我镇对档案工作提出了高标准、高要求，经过历届档案工作人员的辛勤努力，原槐泗、酒甸档案同时于1995年达到了市二级标准。

近年来，为适应开展职能工作的需要，我镇以达标创建为抓手，加强对档案工作的领导和基础建设，强化档案工作的服务功能，档案工作管理水平明显提高。今年我镇将创建

江苏省三星级综合档案室作为年终考核的一项重要目标任务，并采取积极有效的措施，逐步完善软、硬件设施，努力提高档案工作的科学化管理水平，并设立了专门的陈列室，购臵了档案柜。

我镇严格按档案规范要求进行收集归档工作，近几年，在我区组织的档案年度检查中，一直处于乡镇、机关第一名的位臵。截至2008年，我镇共形成各类档案2839卷、4405件，其中文书档案2299卷、4405件，婚姻档案127卷，纪检档案38卷，信访档案24卷，司法档案39卷，村建档案56卷，计生档案124卷，审计档案8卷，录像档案35卷，实物档案75卷,照片档案9卷272张，光盘档案5卷，编有案卷目录、全引目录、归档文件目录等检索工具。

二、主要做法

(一)加强对档案工作的领导，做好档案的管理工作。

1、将档案工作列入机关工作重要议事日程。我镇将档案工作列入年度工作计划、年度目标管理考核和分管领导、相关人员岗位责任制考核内容，做到档案工作有部署、有检查、有落实、有考核、有奖惩；定期组织学习《档案法》、《档案法实施办法》以及各项档案法规规章，定期检查档案工作进展情况，及时协调解决工作中遇到的困难，为开展档案工作提供了组织保障。

2、按标准配备档案机构和档案人员。我们克服办公用房和办公经费紧张的困难，设臵了与档案工作任务相适应的综合档案室，配备了1名兼职档案管理人员，具有大专学历，经过上岗培训及平时的学习，有较高的综合素质，对档案管理工作有较强的责任感和事业心。我镇档案员多次在区档案局组织的技能竞赛和征文比赛中获得一、二等奖。各村、单位也相应指定了专兼职档案人员，其中大专文化以上达到了95%，充分体现了镇村档案队伍的高知识率。

3、建立健全档案工作组织领导。建立了档案管理网络、达标升级工作领导小组和档案鉴定销毁领导小组，并以文件形式予以明确，由党务书记主抓档案工作，对本镇档案实行统一领导、统一制度、统一标准，文书档案、专门档案、声像实物档案等均实行集中统一管理。同时，成立了镇档案工作协作指导组，由党务书记陶恒贵同志任组长、宣传委员张启东、办公室主任王小祥二同志任副主任，政府办吉海伟、组织科夏芸、财政所王志兵、民政科许海英、农经站吉善俊、村建科郭翔六同志为成员。档案协作指导组在镇村档案工作中充分发挥了作用，切实履行了对村级档案、所属各单位及经济组织档案的监督和指导职能。在协作指导组的帮助下，今年11月镇财政所顺利通过了省二星级的档案室验收，走在了扬州市的前列，所有村也通过了村级档案合格验收。

4、认真履行职责。镇档案室对各科室文件资料收集、归档范围和要求经常进行业务指导和监督，保证归档文件的完整、及时。并做好档案的收集、整理、分类和保管工作，开展档案及有关资料的利用工作，办理档案的借用与阅览，编制案卷检索工具，利用档案信息资源为镇各项工作服务。

5、完善管理制度。制定了档案材料归档制度、档案借（调）阅制度、档案保管保密制度、文书处理制度、政府办公室职能、档案管理人员岗位责任制等一系列档案管理制度，并统一公布上墙。建立了以镇档案室为中心的档案管理网络，镇档案室配有兼职档案员，各科室也配有专（兼）职档案员，保证档案工作制度的贯彻落实。

6、接受档案行政管理部门的指导、监督。加强沟通联系，主动争取市、区档案部门的技术支持，使本镇档案管理工作开展规范、高点定位，保障创建工作有序地进行。积极参加档案部门召开的会议和组织的业务培训、技能竞赛活动，完成区档案局交办的各项工作任务。

(二)加大硬件设施投入，改善档案、资料的保管条件。

我镇按“三分开”的要求落实了档案用房，设臵了档案保管专用库房、办公室、阅档室。克服办公经费紧张的困难，保证档案工作经费需要，按防火、防鼠、防尘、防潮的要求为库房配备了温湿度计、空调、灭火器等设施，定期施放防虫、防鼠、防霉变的药物，保证库房的安全适用。

(三)加强业务建设，提高档案科学管理水平。

1、规范文件材料收集行为。对各科室产生的应归档材料，镇档案室做到随时收集、定期移交，即平时能收集到的文件资料，档案室尽量收集，每年年初各科室再向档案室移交本科室收集到的材料，便于集中整理。由于档案人员工作认真负责，各科室积极配合，使全镇运转过程中产生的文件材料都能及时归档，基本未发生文件材料遗失现象。

2、规范档案整理行为。我镇根据本镇实际制订了档案分类方案、归档范围和保管期限表等。归档文件收集及时、齐全，归档率、完整率达95%以上。按照机关档案工作业务建设规范的要求，及时整理上年度文档资料，并按不同门类、载体、保管期限分别排列，按规定编目上架，做到统一规范，高标准完成了历年档案整理工作。

3、规范保管行为。我镇建立了全宗卷，编有全宗介绍、组织机构沿革、分类大纲、归档范围和保管期限表、档案整理说明、大事记、基础数据汇编等多种编研材料，全面记录了我镇各项工作开展情况，使档案室成为全镇的信息中心。为方便查阅档案，还绘制了档案资料存放示意图。同时加强对档案保管情况的动态监测，定期定时测记库房温、湿度，检查档案资料有无霉变、褪色、尘污、破损、虫蛀、鼠咬等情况，经档案人员的精心保护，全镇档案、资料保管完好。

(四)增强档案的服务功能，提高利用效率。

1、编制检索工具。按不同门类、不同保管期限、不同

载体分别编制全部室藏档案的案卷目录、全引目录、归档文件目录，安装了档案管理软件，对1997年以来的档案、资料目录全部录入数据库，实行档案数字化。

2、做好利用服务和编研工作。强化档案的利用服务功能，档案人员对各职能部门要求查阅资料的，做到有求必应，提供及时优质高效的服务，并能为领导制定政策、决策提供有效依据和有价值的参考资料。利用过程中能及时填写档案资料借阅登记表，坚持做好利用效果收集登记工作，并编写了全宗介绍、组织机构沿革、发文汇集、基础数据汇编、大事记等编研资料。

近年来，我镇档案工作取得了可喜的成绩，这与区档案局领导的高度重视和热心指导是分不开的。对照标准、对照上级领导和专家的要求，我镇在档案管理方面还存在一些不足之处，主要表现为:档案利用有待进一步开发，档案业务建设方面还存在一些不足，全员档案意识、法制观念还有待进一步强化。我们将以这次达标验收为新起点，采取更加切实有效的措施，继续发扬成绩，克服不足，推动我镇档案管理工作再上新台阶，为我镇管理工作的开展，提供更好的服务。最后，恳请在座的各位领导，能在今后的工作中，继续对我镇的档案工作给予关心和支持。我的汇报完了，谢谢大家!

二○一○年一月

创建江苏省档案工作三星级标准自查工作报告

扬州市档案局：

今年以来，我们瞄准创建江苏省档案工作三星级标准这一目标，自加压力，积极进取，大力加强档案基础建设，扎扎实实地做了大量艰苦细致的工作，加大了硬件设施的投入和软件的管理、利用，完善了管理体系，丰富了室藏内容。我们对照《江苏省机关团体企事业单位档案工作规范》的要求，分别对组织管理、业务建设、信息化建设、开发利用等4大类45项标准，逐项逐条进行了认真自查，现将自查情况报告如下:

一、组织管理(标准分16.5分，自查分16.5分)(一)管理职责(标准分4分，自查分4分)认真组织学习宣传档案法律法规。我镇每年利用学法活动组织全体机关人员进行《档案法》和《江苏省档案管理条例》等法律法规的学习。通过不断学习，全体工作人员的档案意识明显增强，各项工作经法定程序完成后形成的材料都能及时归档，严格遵循档案管理的各项制度，大家在档案开发利用的过程中都能爱惜和保护档案。我镇将档案管理作为一项重要的基础工作，每年纳入政府年度工作计划和考核，明确各部门岗位职责，年初有计划、年终有总结、平时有检查，不断加大硬件设施和经费投入，强化档案信息化建设基础保障，保证档案规范化、信息化建设有序、科学地实施。(二)机构人员(标准分6.5分，自查分6.5分)我镇于2003年两镇合并后建立了综合档案室，明确了

档案管理人员。档案室隶属党政办，由党务书记具体分管，实行各种门类、载体档案的集中统一管理，档案管理网络健全，能正常开展年度档案归档活动。现有兼职档案员1名，大专学历，已通过档案专业岗位培训并取得上岗资格，各部门配有专（兼）职档案员，负责本部门的业务档案整理、归档和移交，并配合党政办档案员进行档案的管理工作。

(三)管理制度(标准分4分，自查分4分)我镇认真制定并落实了档案材料归档制度、档案借（调）阅制度、档案保管保密制度、文书处理制度、政府办公室职能、档案管理人员岗位责任制等档案工作制度。在此基础上，进一步规范镇机关档案管理行为。切实做到将档案工作纳入日常工作计划、目标管理考核及岗位责任制，使我镇档案工作健康发展有了良好的制度保障。

(四)业务联系(标准分2分，自查分2分)我镇党政办担负着对本机关档案的实体管理和服务监督各科室的双重职责，在档案工作中能自觉接受上级档案部门的指导和检查，按时完成上级档案部门布臵的工作任务，积极参加上级档案部门组织的各项活动和档案再教育培训。

二、业务建设(标准分53分，自查分51分)(一)档案收集(标准分14分，自查分13分)收集是档案工作一个非常重要的环节，我镇十分重视档案的收集工作，制定了全镇各部门各类档案的收集范围和保管期限表，档案部门加强对文件材料的检查、验收和核对，确保了文件形成程序规范、签署完备、内容准确。文件字迹

材料符合国家规定的质量要求，及时收集了与档案有关的材料、图书等资料。由于镇机关人少事多，档案收集仍存在不够完整的情况，因此自检扣1分。

(二)档案整理(标准分11.5分，自查分11.5分)我们按照档案管理部门的要求，制订了镇机关各种门类、各种载体的档案分类方案，坚持部门归档整理制度，确保了各类档案整理规范、编目准确，保管期限划分准确，档案编号符合规范要求。做到各类档案按时完成立卷归档任务，及时整理上架，做到各门类载体档案分别排列、存放有序、方便查找。

(三)档案保管(标准分17分，自查分17分)在管理过程中，我镇建立了全宗卷，客观反映了全宗管理的历史面貌，对保管和利用全宗档案提供了方便。档案库房是档案保管的机要重地，为改善档案保管条件，今年政府拨了专款15万元，将档案室进行了全面装修。新档案综合室总面积约100平方米，其中专用库房面积30平方米，阅档案室30平方米，实现了库房、阅档室、办公用房三分开，并设立了约30平方米的陈列室。库房内配备了温湿度计、空调、灭火器等设施设备，达到“八防”要求。为方便查找，还编制了档案存放示意图，做到档案库房专人管理，定期检查，每天调控并测记温湿度，定期投放防霉除虫药物，定期做好库房温湿度记录，定期进行档案情况统计，及时填报各类档案统计报表，确保库房档案的载体安全。

我镇现有档案柜19组，档案排架长度约为30米，尚有

四分之一空余，约有5年的存放空间。档案装具按照档案规范化建设要求，采用省厅规定的档案卷盒、卷皮包装档案，其式样、规格及质量符合有关规定。

(四)档案鉴定统计(标准分4.5分，自查分3.5分)我镇建立了档案鉴定销毁领导小组，建立了各类档案统计台帐,档案收交登记有记录。及时报送我镇档案工作统计年报以及档案工作基本情况统计报表，统计数据准确。由于未能对档案按期进行鉴定，因此自检扣1分。(五)档案移交(标准分6分，自查分6分)我镇1956-1996年的文书档案已按时移交区档案局，共计614卷(永久233卷，长期330卷,短期51卷),并定期向区档案局报送公开信息的纸质和电子文本。

三、信息化建设（标准分11分，自查分11分）(一)档案信息化规划(标准分1分，自查分1分)我镇十分重视档案信息化建设工作，已列入政府信息化建设规划，并安装了档案管理软件系统，建立了计算机辅助管理系统，具有档案收集、整理、编目、统计、借阅利用等功能，符合国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》，具有电子文件归档与管理功能，所有专（兼）职档案工作人员都能熟练掌握计算机操作技能。

（二）设施设备(标准分2.5分，自查分2.5分)我镇领导十分重视档案基础建设，逐年增加和更新档案基础设施。目前我镇的档案硬件设施按照省三星级档案室的要求，配备了档案专用计算机、扫描仪、打印机、复印机、一体机等档案管理设备，基本符合了档案工作信息化、现代化的管理要求。

（三）管理系统（标准分3.5分，自查分3.5分）我镇在2000年统一购臵了符合规定的档案管理软件系统，实现了档案电子检索，为档案的查阅利用带来了极大的便利。

（四）数据库建设（标准分2分，自查分2分）目前我镇库存档案所有案卷目录、卷内目录、归档文件目录等已全部录入数据库并备份，实现了数据库存档及管理，并着手全文数据库建设，开展了应归档范围的全文标识。

（五）信息安全管理（标准分2分，自查分2分）我镇档案管理人员坚决执行档案管理规定，坚守保密制度。电脑系统安装了防火墙、杀毒软件、身份识别、密码等保护措施，并及时做好档案备份，确保档案数据、上网档案信息和档案系统的安全。

四、开发利用(标准分19.5分。自查分19.5分)(一)档案检索(标准分4.5分，自查分4.5分)我镇档案室建立了多种检索工具，如编写了全宗指南、组织机构沿革、档案整理说明等，文书档案按永久、长期（30年）、短期（10年）等形式分别编制了全引目录、案卷目录和归档文件目录，同时建立了电子目录，保证了档案开发利用的效率和效果。

(二)档案利用服务(标准分8分，自查分8分)开发档案信息资源是档案工作的最终目的，我镇在努力

做好档案基础工作的同时，切实把档案利用作为工作的重点。档案人员熟悉库藏档案情况，做好档案日常查阅工作，建立了档案借阅登记和利用效果登记簿。(三)档案编研(标准分7分，自查分7分)我镇在开展档案利用工作的同时，进一步开展档案资料编研工作，近年来每年都定期编写大事记、组织机构沿革、干部任免、基础数字汇编、发文汇集等编研材料。

自查总得分:98分。

二○○九年十二月

槐政发[2003]76号

关于建立镇综合档案室和明确档案

管理员的通知

各村（居）、企事业单位、机关各科室：

为切实推进镇档案管理工作，保证档案管理有良好稳定的场所和从事档案管理的人员，经研究，决定明确王家鹏同志为我镇专职档案管理员，负责全镇档案管理的日常具体事务工作。

邗江区槐泗镇人民政府二○○三年十二月三十日

抄送：区档案局

槐政发[2003]77号

关于建立镇档案管理相关制度的通知

各村（居）、企事业单位、机关各科室：

为加强镇档案管理工作，提高档案管理水平，规范档案工作程序，现建立镇档案管理相关制度，希政府办及档案综合室、档案管理员严格遵照执行。

邗江区槐泗镇人民政府

二00三年十二月三十日

槐政发[2007]32号

关于调整镇综合档案室管理员的通知

各村（居）、企事业单位、机关各科室：

为切实加强镇档案工作的长效管理，保证我镇档案管理有良好稳定的环境，现因人事变动，决定对我镇综合档案室管理人员进行调整，由吉海伟同志为我镇兼职档案管理员，负责全镇档案管理的日常具体事务工作。

邗江区槐泗镇人民政府二○○七年七月三十日

抄送：区档案局

槐政发[2009]40号

关于建立镇档案达标升级工作领导小组的通

知

各村（居）、企事业单位、机关各科室：

为了切实加强对我镇档案工作的领导，提高档案管理水平，更好地为群众和各部门服务，使我镇档案工作顺利达到省三星级标准，经研究，决定成立档案管理达标升级工作领导小组。成员如下：

组长：陶恒贵

副组长：张启东、王小祥

成员：王志兵、吉海伟、夏芸、许海英、吉善俊

邗江区槐泗镇人民政府二○○九年七月十六日

抄送：区档案局

槐政发[2007]70号

关于明确镇档案管理网络成员的通知

各村（居）、企事业单位、机关各科室：

为加强档案管理工作，经研究，决定建立镇机关档案管理工作网络。网络成员如下：

组长：陶恒贵副组长：张启东

成员：王小祥、吉海伟、夏芸、许海英、王志兵、吉善俊、李德网

邗江区槐泗镇人民政府二○○七年十二月二日

抄送：区档案局

槐政发[2009]6号

关于调整镇档案管理网络成员的通知

各村（居）、企事业单位、机关各科室：

因人事变动，经研究，决定对镇档案管理网络成员进行调整。调整后的网络成员如下：

组长：陶恒贵

副组长：张启东、王小祥

成员：吉海伟、夏芸、王志兵、吉善俊、许海英、郭翔

邗江区槐泗镇人民政府二○○九年元月二十日

抄送：区档案局

槐政发[2007]60号

关于成立镇档案鉴定销毁领导小组的通知

各村（居）、企事业单位、机关各科室：

为切实加强我镇的档案鉴定销毁工作，提高档案管理水平，落实档案鉴定销毁相关要求。经研究，决定成立镇档案鉴定销毁领导小组，成员如下：

组长：陶恒贵

副组长：张启东、王小祥

成员：吉海伟、王志兵、夏芸、许海英、郭翔

邗江区槐泗镇人民政府二○○七年十一月二十日

抄送：区档案局

邗江区槐泗镇档案鉴定工作计划

根据《中华人民共和国档案法》和《江苏省档案管理条例》规定，为了严格执行本镇档案鉴定工作管理制度，我镇特制定了综合档案室档案鉴定工作计划。档案鉴定在镇鉴定销毁领导小组监督和领导下进行。

一、鉴定标准和方法

1、档案鉴定工作由鉴定销毁领导小组负责完成，组织鉴定人员学习《档案法》、《江苏省档案管理条例》及国家、省档案局有关鉴定工作的规定和要求，提高认识，加深理解，明确掌握鉴定工作方法的基础上，进行鉴定工作。

2、档案鉴定将采用直接鉴定法，即以案卷或件为单位，逐件逐张的审查，直接判定其价值。按照国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案收集范围和保管期限表》为标准，对每份文件的标题、名称、主要内容、作者、日期、全宗内档案的完整程度，进行认真审查，从而判定文件的价值，根据文件所反映的内容和价值决定其是否该上升，或该剔除，以达到鉴定的目的，保证鉴定工作的质量和要求。

二、对文件价值的划分

鉴定工作中，对短期档案文件分两种情况进行处理:一是原先确定保管期限有误，应予永久保存的文件将作为永久保存，应予作为长期保存的将作为长期保存。对于需要上升为永久和长期保存的文件，首先核定原有的同一年度、统一保管期限的案卷或件，然后将该大件插进相应的卷内，补抄卷内目录，重新装订或放入相应的档案盒内，在备考表中注明本卷或盒中上升文件的数量等情况。二是对鉴定后确定无保存价值需要销毁的档案，拟采取“判处销毁、暂缓执行”的方法，以减少价值预测的失误。

档案鉴定是为了提高案卷质量，对有价值的档案进行重点保管和保护，更便于查找利用，操作时一定要坚持标准，并要根据全局观点的原则来处理，要认真分析每份文件的价值，对于有的文件划分保管期限需要灵活处理，同时必须严格执行鉴定制度，对到期档案及时进行鉴定，做到鉴定工作经常化、制度化。

邗江区槐泗镇档案鉴定销毁

工作领导小组

二○○七年十一月

档案检索工具目录

一、案卷目录

二、全引目录

三、归档文件目录

四、资料目录

五、计算机档案管理目录

册

9册