秘书人员如何干好秘书工作_如何做好秘书工作
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秘书人员如何干好秘书工作
王静
黔南民族职业技术学院管理系08文秘班
【摘要】：秘书工作具有很强的职能性和特殊性，一个好的秘书工作者要在领导身边发挥参谋辅助的职能，为领导排优解难，当好合格的助手；找准工作的特点：机要性、辅助性、综合性，围绕中心工作做到全面而细致。
【关键词】：秘书工作秘书工作特点参谋工作综合服务
秘书是在社会确定的对应从属范围内，为特定负责对象主导性事
务的权力和责任，进行以日常管理为主的知识性服务的一类职司人员。秘书的主要职能作用是助手、参谋、综合服务，秘书工作者要紧紧围绕秘书工作的中心工作，充分调动积极性、不断提升自身素质，才能发挥好秘书的职能作用。秘书工作尽管纷繁复杂，有时会出现“计划赶不上变化”的情况，但是只要我们紧紧围绕秘书工作的中心工作，充分发挥好秘书职能，相信对于搞好秘书工作会起到很大的促进作用。
一、秘书工作所具有的特点
秘书作为一种职业，与其他职业在工作本质上有着明显的不同，这也就是秘书工作的特点。全面、透彻地认识秘书工作的特点，是我们做好秘书工作的一个重要前提。理解秘书工作的特点，更有利于开展工作。从这个意义上说，秘书工作与其他职业工作最主要的本质区别，是秘书工作具有机要性、辅助性、综合性。
(一)机要性
机要性：顾名思义是指工作的机密性和重要性。秘书身处领导、上司身边，秘书部门是最贴近领导中枢的部分，秘书工作就是辅助领导、上司进行管理决策和公务活动，所以秘书工作中，有相当的内容是领导、上司的工作范围，因为工作需要，秘书必须了解掌握，甚至在需要的时候，代替领导、上司临时实施管理和开展公务活动。这对于秘书来说，既要对各方面工作了如指掌，又要明确哪些是需要自己知道的，哪些是自己不必知道的。知道的内容，要守口如瓶，不必言及的，不多吐一字，以避免失误，避免节外生枝。不必知道的，决不好奇、不打听，自觉减少失密的可能。秘书工作的机要性要求秘书准确把握所办事务的分寸，具体问题，具体分析，恰当解决。
（二）辅助性
辅助性：秘书工作的辅助性具体表现在：其一，所有的现代秘书工作都要围绕领导工作展开，领导工作涉及哪里，秘书工作范围就要扩大到或延伸到哪里。其二，现代秘书人员能参加领导班子的各种会议或共同研究问题，甚至有机会提出解决问题的方案，但秘书参加会议的主要责任是办理会议事务，要慎用发言权，无表决权。其三，现代秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张，自行其是。协助帮忙，而不必主动做主角，不必主动主持。比如就召开一次会议来说，秘书工作的辅助性特点体现在秘书要做的是会前准备材料，搜集领导讲话所需要的信息资料、布置会场、召集与会人员、准备会议场地等，还包括会上的组织服务、会后的逐一落实等。
（三）综合性
综合性：秘书工作的综合性具体表现在全面性、多样性和系统性三个方面。首先，秘书工作的内容涉及本组织的全部工作。其次，秘书工作是为领导部门和整个组织服务的，这种服务主要体现在对各种事务性工作的处理上。再次，秘书工作的综合性表现在条理化、系统化地处理范围广、形式多、纷繁复杂的事务性工作。其实秘书工作的综合性，就是复杂的工作条理清楚，事务性工作有章可循，形成有机的动作系统，在综合服务中完成辅助管理的职责。
二、秘书人员应具备的素养与能力
（一）、秘书工作人员的综合素养
秘书代表领导的形象，近身参谋辅助，所从事秘书工作就要人品好、眼界宽、能力强。人品不仅是脾气秉性，道德良心和思想觉悟也是人品；眼界和位置有关，站得高才能看得远。在我国，历史的原因形成了对秘书讲究政治水平和人际关系的传统。政治水平高，政策吃得透才世事洞明；人缘好，人际关系融洽办事就练达。然而政治水平并不完全等于政治信仰；人际关系也不等于做人八面玲珑。要求秘书政治水平高，就是对问题的认识层次高，思考问题的角度和解决问题的方法正确，在复杂的工作环境和问题面前既识大局、顾大体又讲原则讲正气。要求秘书人际关系好就是为人处事宽厚、豁达，在处理各方面关系时既遵纪守法又善解人意。
（二）、秘书工作人员应具有的职业道德
一个秘书人员不具有一定的职业道德，不能被称为是一个合格的秘书的。秘书不为名，不为利，任劳任怨，甘当无名英雄。经常拟稿、落款、签名不是自己;经常组织会议,但自己从不上主席台。经常熬夜,但白天还得起早布置工作,节假日他人休息、与家人团聚,但自己还得值班,不能休息。秘书人员在生活工作中默默无闻，领导碰上麻烦事心情不舒畅时，秘书应该为领导排优解难，培养自己的耐性。而这一切,还往往得不到家人的支持,别人的理解和社会的公认。凡此种种,都说明一点,没有一个全心全意为人服务的心是当不了一个秘书的。特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业、一些人员普遍差距较大而工作往往“出力不讨好”的情况下,在经济快车、信息高速爆炸的形式下,没有一定的职业操守，勤俭自律、勤政为民、艰苦奋斗,忍辱负重、任劳任怨的工作态度,是干不好秘书工作的。同时由于秘书人员的“德”是领导形象的“补充”、机关效率的“折射”、自身素养的“反映”,要求秘书人员必须诚实正直、谦虚谨慎、兢兢业业,恪尽职责、严守机密，互相帮助、患难与共。
（三）、秘书工作决定工作人员应具有辅助管理的职能
秘书工作是以辅助领导和上级完善管理为目的，通过“办文”、“办会”、“办事”，实现政务服务的事务服务。服从领导，当好参谋和助手，是领导近身甚至有时还代替领导处理事务。这是秘书人员职业性质所决定的。作为领导工作的参谋和助手，应当严格按照领导的指示和意图办事，自行办事，别出心裁，唯所欲为，都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥，更多地限于建议、献策等方面。不能用个人不成熟的想法主观臆断，去影
响和干扰领导的工作及决策。作为领导的近身助手，当好参谋，就是要发挥参谋作用，为领导出谋献策。在领导决策民主化、科学化、透明化的今天，尤其要求秘书人员改变以往办事顺理成章的思维定势，要提高参谋意识和能力，明确不能出谋献策者就不是好的秘书人员的新观念。
（四）、秘书工作使秘书人员应具有综合服务的职能
秘书工作是以领导工作为轴心，要紧紧围绕这一轴心，进行上情下达、左右沟通、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。使主观符合客观，变被动为主动，培养秘书人员的基本素养,提高业务能力。秘书的地位和职能决定了秘书工作大到覆盖单位组织的方方面面，小到涉及部门人员的点点滴滴。作为机关管理的一员，就要求秘书工作事无巨细，都能收放自如。收，要求秘书的工作微观上不丢不落，见微知著。放，要求秘书的工作宏观上控制到位，相互衔接。收放自如，要求能把纷繁复杂的秘书工作条分缕析，用现代科学管理方法统筹解决具体问题。这就要求秘书具备一定的工作技巧和工作艺术：一是全局性思维、站在大局的角度争取同领导者一样了解和掌握全局性工作；二是不同时期争取同领导者一样了解和掌握不同时期的重点工作，能够分清工作的轻重缓急，理清主次高效率完成任务；三是弄清工作思路，分析领导的意图，并加以完善和落实，四是及时归档、存档，积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。具备这样的工作技巧，培养了这样的工作艺术，在工作中才能与领导有一致的认识，才有共同观点和语言，落实任务和办事时，才能使工作高效运转。日常工作中，要善于将领导的决策内
容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项，画出一个办事时间顺序图，先做急而重要的，后做急的，再做重要的。
秘书工作具有的辅助管理、综合服务的职能决定秘书在处理事情上将“没完没了、没昏没晓、没饥没饱”，作为不管部的一员，要大事能承担，小事不推辞。秘书工作既平常化又具有一定的特殊性。
改革开放的不断深入和发展,人们的思想观念发生了巨大变化。现代管理方法作为提高工作效率、促进事业发展的有效手段,在党政机关和各企事业单位得到广泛应用。在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。秘书人员在管理中要明白工作的特殊性、自身具有的职能性，要起着参与政务、管理事务的作用,要加强自身的职能训练,以适应市场经济和国内外形势发展的需要。
参考文献：
［1］方国雄 方晓蓉 秘书学 高等教育出版社2003年
［2］王育秘书实务（第二版）高等教育出版社2007年
［3］廖金泽秘书参考中国秘书大全 上海海天出版社2004年［4］徐勇基层秘书工作实务湖北科学技术出版社2008年
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