年终总结_终工作总结
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助理部年终总结
一转眼一学期又过去了，在这近半年的时间里，部长们努力学着如何做好一个部长，如何管理好这个部门，小助理们努力学着如何做好一个助理。助理部有了自己的一些小改变，或好或坏，大家都有了成长，都有对助理部的进一步了解和一些见解，在这里，我就对这一学期来的工作表现做一个总结，既是对上学期的反思，也是对下学期的规划，对下一届助理部的期望。
在这一学期，我们的工作比较多，主要是招新、培训、学生证、磁条、成长导航、评优评选和值班几个大块。我先对这几个大块进行流程的简单描述，然后从遇到的问题说出我们学到的道理，以及对以后的建议。
招新：今年的招新我们没有做好充分的准备，什么都是临时突然想到的，一方面可能是说临时接到通知马上就要招新了，另一方面也是刚开始几个部长刚刚接手工作而且相互之间的交流、合作、默契都还不是很好，工作进行的也不是很顺利，今年包括宣传单、笔试面试试题以及对所招助理的期望都不是很明确，所以每一步都会有很多麻烦，每个人都很累却没有什么成绩。（建议：在下一届的招新中一定要做到的就是部长们之间的交流合作，老部长要及时给他们一些建议，提前就要对招新的人数、要求以及分工进行规划，如何创造新意招到更多高质量的成员，招新期间的值班、宣传、守点的人员安排）
培训 ：助理部的工作性质比较特殊，工作量大而且有点杂，对于刚刚进入大学还什么都不懂的新生来说，培训尤为重要，在助理部就要求每一位成员能迅速适应紧张的办公环境、熟悉每一个工作流程和要求。今年我们采用的是分三批进行培训，每批由两个部长带领，但是后来就发现，实际中就遇到了很多麻烦，首先是在军训期间，大一学生的时间比较紧，我们选择的晚上进行培训，他们晚上下课时间不统一，等人到齐后真正的培训时间就已经不多了。更重要的是我们没有提前对培训时间、内容做好规划，导致培训进行了一期之后就没有再进行下去，而且培训的内容不够充分，起到的效果不是很明显，最主要要进行培训的东西没有培训到位。表现最直接的就是在日常值班中关于办理学生证、磁条的具体流程、要求还不是所有人都非常清楚了解。（建议：在开学前部长们就应该对要进行的培训做好准备，培训什么内容，需要准备些什么材料，具体的时间安排，做好系统安排，因为助理部人员较多，最好的就是分组进行，一个部长带几个成员，认真负责的把每一个人培训到位，保证所有人都学习到了
学生证：新生学生证打印是我们上学期的一个大任务，工作量有点大，所以要提前做好安排。
首先是打印之前，向各个院的辅导员下发材料收集照片、填写信息（要求按学号顺序填写）以及系统信息的及时准确填写，说明截止日期，以保证后面工作的及时顺利进行。前期的助理打印学生证的培训非常重要，每一个人都得清楚区分纺大、外经贸的学生证、磁条、印章，以及对于区间的处理、系统和打印机的使用，避免打印是出现大量的打印错误。（建议：每个院分配几个小助理过去，每个小助理管理几个班，直接和各班班长联系，向班长甚至直接到班级去讲清楚区间的具体要求，生源地或非生源地的怎么填，要什么材料，都要一一向同学们讲清楚，因为不管是学生证还是磁条，最主要出问题的还是由区间引起的）
然后是打印期间，因为工作量比较大，而且刚开学小助理们会有很多讲座班会什么的，所以人员不是很好分配安排，因此，要提前对对每晚过来加班打印的助理进行确切安排，以保证每天的打印进度不会受到影响。还有就是要提前对打印进行安排规划，打印好的进行详细记录，以免重复打印、漏打、打错。打印期间的经手人也要写清楚，到时候出来什么问题也好解决。（建议：由每个学院分配的小助理打印自己所管的学院，全权负责，后续出现的问题也要自己解决好，包括打印时碰到的不合条件无法打印的学生证，也方便和班长联系，及时可以处理掉）
最后是办理完成后，学生证办理好后及时下发，不必等到所有学院搞完再集体发，小助理自己分管的学院自己办好后就可以下发，跟班长讲清楚会出现什么问题是要回收再处理的，方便及时处理问题学生证，下发之前要做出领取登记表，下发学院、班级、人数进行登记，可以就在打印登记本后面登记，以免一张纸到处飞。（建议：及时下发，及时处理问题学生证）
在今年的打印学生证中，就出现了很多问题，有小助理因为对区间怎么处理不清出错的，有粗心大意用错学生证或印章的，也有大意重复打印的，而且由于今年系统进行更换，老师学生对系统都不能熟练的运用，以致信息迟迟没有交上来并且错误百出。有些学生以为区间是想填去那里就填去哪里，因此在系统里乱填区间，还有的是真的有什么原因想填到别的地方去，但是不知道具体的要求，还有的区间填的是武汉的火车站等等。这些问题的出现就是一个沟通问题，也许是我们没有通知好或者是各学院辅导员不懂等等原因，这不但影响了学生证的办理还影响了磁条的办理。所以，在以后的新生学生证办理时这些问题都得解决，每个院分配小助理进行全权负责，从头搞到尾，让小助理到班级里去讲清楚区间的问题，以免后续办理出现不必要的麻烦。
磁条：磁条信息的录入看似比较复杂，但是如果对步骤熟悉之后做起来还是比较快的。
1、收集学生个人信息，包括姓名、班级、学号、学制、家庭住址、身份证号、乘车区间、入学时间（武汉市学生不需要）
2、将全部信息制成磁条信息导入系统中对应的模板形式，按照其表头顺序制成后导入。
3、信息导入后的磁条背面贴上信息小纸条（姓名，班级，学号）
4、最后一个班集体装在一个信封中，标好班级、学院，本科、专科写清，以及里面磁条的数目。对做好的班级进行登记，每班的磁条数记好。
在磁条信息录入之前就要和各班班长确定好每班需要磁条的具体数目，避免磁条浪费和信息审核的麻烦，以及学生的区间是否有问题，在学生证办理之前就要把区间统一，以免出现磁条信息和学生证上的不一样的情况。开始每个人都要学会录信息的每一个步骤以及所要注意的问题，做好登记。（注意：纺大、外经贸磁条要分开，有个别信息“新卡发行”中找不到的在“补卡发行”里一般可以找到，写错的磁条可重新再进行录入）
今年我们也是第一次进行磁条的信息录入，很多我们也是慢慢来学的，遇到了很多没有想到的麻烦，其实做完后想想，要是一开始我们把一切工作都做好，就不会有这么多的麻烦了。前期的准备工作做好之后，后面的就会很顺利了。
成长导航：
1、相关负责人每周（一般周四讲座，提前一天，周三）向老师问具体的时间、地点。再安排好各组的人员。
2、提前两个小时到会场，借到教室钥匙，挂好横幅，把ppt拷到电脑桌面上，试一下话筒有没有问题。
3、等老师来后把老师ppt复制到自己u盘，注意录音、拍照、记录。
4、会议完后记得收回横幅及其他物品。及时把照片、录音上传到电脑上，新闻稿、会议记录整理好。
开始的几期成长导航因为经验不足，考虑问题不是很周全，没有对小助理进行分组，后面分为摄影组、新闻组、会议记录组、录音组之后，工作就顺利多了，新闻稿是成长导航讲堂里最重要的一部分，在这半年的时间里，由最开始的新闻稿不能及时的给老师到最后的新闻稿可以在校官网占有一席之地，这期间与小助理的努力是密不可分的，虽然有时候仍需要老师的修改，但是在写新闻稿的过程中，小助理们获得了大量的在我们平时所学习不到的知识，新闻的写法、格式、写作技巧。特别是写作技巧有了一个新的认识。录音又是最麻烦的一部分，每次是安排值班人员听录音，但是有时候值班突然老师有任务或者多台电脑一起操作等问题，导致会有重复听和进度慢的问题，以后看能不能考虑周末安排固定的人过来分工听，这样要的时间也不会很多，出现的错误也不会很多。
提前安排好各组人员，确定人后可以聚集起来商量一下具体细节，如ppt谁拷、录音哪两个人录等。注意检查会场布置的相关物品，快用完的及时上报购买。新闻组人员注意学习校园新闻写作要求特点等，多上校园网上看一下其他老师、同学发的稿子，在讲座中记下要点，在讲座结束后的24小时内将新闻稿电子档上交给负责人。摄影组人员注意学习单反的使用方法、技巧，拍摄时选择合适的角度，重点是主讲人、学生认真听讲、横幅。
评优评先：流程，由各学院传来自己学院获评的人的电子信息以及交上来纸质的档案---纸质信息的审核（按照当年的标准来审核）---将不合格的报送到各学院，问清各学院怎么处理（是从新报还是不再报）---从新整理各学院交上的电子档的信息---做表彰文件（注意认真细心负责）---评优评先大会---奖品领取。
在这件事上没有什么经验，也只是按照去年的模式来搞，由于怕出错，所以也就没有让更多的人参与其中为的就是少出错！在开始做表彰文件时有点过于心急了，总觉得早点做完后面就简单了，但是做的时候出现了很多问题，可能是我没有严格要求，以致让他们做的时候问题出现了很多从而导致了诸多错误！对于这其实只需要你能静下来，认真的去做，其实也不难！只是过程繁琐了点。做的时候最好找二个人帮忙，一人完全负责一块，做慢点，那么问题也就不大了！再就是奖品领取单的制作，今年出现了了问题也主要是我在他们做完后没有很好地检查一遍，这就提醒以后一定要注意后期的检查工作，因为每个人都会出错。那么负责人就必须要把这种出错的情况考虑进去，因此一个检查监督体制也是必须的。后期还有证书的填写，奖品的分发等等问题，如果前期做的足够好，那么这些问题将不再是问题了！总而言之，这方面的问题主要就是考一个人的细心，负责！其次就是任务很好地分配！值班：
1.助理部招新第二轮面试结束以后就恢复了正常的值班制度，部长们对小助理们进行反复多次的集中培训和单独讲解，使之尽快融入办公室氛围，在此阶段部长们需经常跑往办公室，处理小助理们值班过程中出现的问题
2.每个助理一星期星期一到星期五两次班，一天分四节班，早上8：00~9：35,9:55~12:00下午2:00~3：35，3：55~5:00，值班分两部分，办公室内和咨询台，办公室内值班，助理负责老师交代的电子文书或文件传送工作，同时注意没有老师时的电话接听，学生充磁。咨询台的值班助理负责卖磁条，办理学生证相关手续以及回答同学们咨询的问题并注意及时登记。值班人员均要填写值班记录。第一节班注意打扫办公室卫生，烧水，浇花。下午第一节班的助理注意去邮政局拿学工的报纸杂志。
3.周末值班以自愿形式，在会议上选定人选，一个人负责半天，负责处理前来大活的老师同学家长的紧急事务，同样来时要注意打扫卫生，烧水。领导来时看情况给领导奉茶。周六晚上要进行办公室大扫除，也是自愿形式。
4．晚值班上学期仍由大二级助理轮番来值，时间为晚上6:00~10:00，负责协助阳光值班老师的工作，但大都在办公室内。需了解当晚的阳光值班老师有哪些。注意值班阶段，办公室一定要留人，以免贵重物品丢失。
接下来是日常中碰到的一些小问题的解决和改善。
1、学生证方面，盖章不及时，不统一，一个学生证的办理经手人太多，工作交接太麻烦，容易出错，效率也不高，办理好的通知不及时，学生证分类不清。在以后的工作中，可以考虑每天晚上值班的同学把当天办理的学生证打印盖章好，然后电话通知当晚或者第二天过来拿，避免学生证的囤积。对于打印废掉的学生证可以用一个柜子收集好，不用放在两边电脑上，当柜子里收集快满的时候，再一次清理一次，清理的时候注意是否有的学生证上有磁条或者有完好的学生证惨杂进来。铁皮柜子全都利用起来，把没有办好的学生证和废弃注销的都要分开放好，标注清楚，办好的就放到盒子里，标清已通知和未通知，打不通的用铅笔在学生证上写好电话，后面的人继续通知。办理的时候就要跟学生说清写本地号，一般一周之内可以拿到，2、每节班都安排一个组长，组长提前确定好是否都可以到齐，要请假换班的跟组长说清楚，组长要确保每节班人手足够，任务的交接组长之间也可以详细交代。组长要做好和老师、部长的沟通。
3、工作的交接，便利贴上交代的事情写清详情、姓名、日期，做完就撕掉，能当面交接或电话交接更好，一定要把事情讲清。做任何事，经手人一定要写清，到时候好进行了解。
4、办公用品，剪刀、固体胶、笔、垃圾袋等物品用完之后物归原处，没有的要及时签单购买，每一节班的人都要学会时时刻刻对办公桌进行整理，办完事后将桌面整理干净，尽量少将私人物品放在办公室。
通过这一学期的摸索、学习、改进，助理部有了改善，但是问题还是存在，在这个过程中我们也学到了很多管理部门的方法，在接下来的一个学期，我们会进一步去完善我们的管理，让助理部走的更好。
首先，学到最重要的就是干任何事情之前要提前做好规划、安排，分小组选组长进行是最有效的，通过成长导航分组、学生证打印后期的分组以及磁条的分组，我们都可以发现，分组之后任务进行的更清晰明了、高效准确，在这个过程中，小助理的积极性、责任心、相互之间的交流也会得到提高，部长、老师也会轻松很多，所以，后面的工作中也可以用到分组的这个方法。
然后就是能力提升方面，我们对小助理技能的培训、能力的提升还不够，之前想好的一系列培训也没有具体想好怎么做，总是觉得麻烦就没有去实施，每次任务下来对小助理讲的都不是很清楚，很多小助理对事务都不是很了解，有小助理反应，之前的考核是有用的，但是后来就没有再进行考核了。所以在后期的工作中这一点一定要进行改善，每个部长带几个小助理，每次任务都对他们进行详细的讲解、演示，确保每一个人都完全了解。
再就是小助理之间以及和老师之间的交流。这一届出现了很明显的现象就是小助理之间的交流很少，很多一学期下来还是互相不认识，和老师的交流更是少了，每次问题出现了不是直接找办公室的老师，而是电话找部长或者在群里问。其实我们一直都在想为什么会出现这么严重的问题，很多小助理反应，除了值班时间，大家交流的机会很少，每周的例会就算都来了也没有很好的进行交流。所以我想我们的活动确实办的太少了，没有给他们一个交流的机会，一个部门最重要的就是凝聚力，交流少了，凝聚力就更不用说了。上学期我们的任务比较多，大家总是忙着一大堆的事情，而且我们也总是嫌麻烦就不愿去办活动，这让一个部门的活力没有了，凝聚力没有了。所以下学期，没有什么任务了，我们就可以开展一些活动，哪怕是一些小游戏，都可以让大家有更多接触交流的机会，例会时间也尽量交给他们，可以让他们以小组为单位来主持会议，不仅可以提高他们的合作交流表达能力，还能让他们自己更清楚日常工作中出现的问题。老师方面，也要要求小助理多问多聊天，在办公室问题能找老师解决的就找老师，下学期也要把老师利用起来，比如让赵老师给小助理们搞一个心理讲座等，促进师生之间交流。
越往后面走，越害怕人心散了，总是希望更多的人能融入到这个组织中来，我们总是不停的摸索，希望能做的更好，慢慢地总结就发现我们还有好大的进步空间，还有好多需要改的地方。这个总结既是对下学期我们需要改善的总结，也是通过我们的经验对下一届的提醒。这一学期，我们做了很多，也学到了很多，成长了很多，我想不管是部长还是小助理，应该都会有自己学到的不同的东西，希望在接下来的日子里，我们能进一步改进，让助理部走的更好，大家都得到自己想要的东西。
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