办公自动化系统功能总结_软件功能测试报告总结
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办公自动化系统功能总结
办公自动化系统经过几年的不断发展，经过了多次较大的设计变动，目前整体设计与顺德版本相比有了根本性的转变。在整体功能、界面展示、功能扩展及系统稳定上均有了较大程度的改进与提升。
系统开发平台以LOTUS为主，整体系统通过文档型数据库、关系型数据库、WEB开发技术等相结合共同构建，避免系统受单一平台或单一技术的制约，从而保证了系统功能的进一步完善与可扩展。
随着对政府工作业务的日益熟悉，以及开发技术的不断加强，系统内用户直接操作的栏目模块从原来的七八个栏目扩展到近三十个栏目，涉及办文、办会、办事、资讯等多个方面，与以前仅停留在收、发、传阅文件相比，内容更加充实。
一、设计原则：
1．以文件审批为核心：
① 针对复杂单位内各部门独立分工、独立处理一定事务的实际状况，实现复杂单位内部文件流转的横向联系。
② 加强单位间文件的会签、联合审批、联合发文、上发下达等纵向联系。③ 加强工作流程的配置与完善、实现工作流程的可定义。④ 加强领导对部门内部工作绩效的监管。2．以知识管理为目的：
政府是文件信息资源最大的拥有者，也是最大的利用者。如何有效的组织文件、如何在文件与文件间建立相互联系、如何方便的调用、查阅、参考及管理文件，是知识管理的主要内容。
3． 以解决实际需求为目的：
① 通过多个文件的组织，加强事务间的逻辑关系，使复杂事务有序化。② 通过与短信、传真等第三方软件的接合，进行有效的功能扩展。③ 通过即时通讯功能，加强工作人员间的即时联络与工作讨论。
④ 以个性化设置满足不同人员的使用需求。
三、整体功能的提升： 1． 工作流程可定制
用户能够利用系统提供的功能，自由定制具体的工作流程，操作界面简单清晰。实际流程发生改变时，用户可随时修改对应的程配置关系，修改之后的流程即时被系统运用。
该工作流程可以包括：催办、跨部门发送、跨（局）单位发送、部门与部门间的发送、接收部门的独立签收与处理、多领导会签、会办和分办等工作方式和步骤。几乎包括了政府工作部门对文件审批过程中的所有可能方式。这些内容是在充分熟悉政府工作方式的基础上提炼出来的，全面、丰富、具有很强的针对性。
每个单位及部门均可通过简单的流程配置操作，实现本部门对应业务工作流程的规范化。部门与部门之间，不同业务之间的工作流程互不影响。
2． “审批件”与文件“清样”的分别建立
文件审批过程中实现了修改痕迹的保留。方便用户查看当前文件是什么人在什么时候进行了什么样的修改。同时用户可以选择“查看修改痕迹”或“不查看修改痕迹”（即查看正式文件）。通过这种查看模式的转换，用户对文件的正式内容以及修改情况都可以有一个非常清晰的了解。
文件审批完成，系统将自动生成一份清样，并套用对应的的红头文件格式，隐藏所有修改痕迹，方便文件的上发下达。同时各单位对收到的文件不可修改。
审批件与清样均由系统自动与处理表保存在一起，无需用户手动上载，符合政府单位的文件处理方式。
3． 单位工作绩效的监管
系统将自动对每个单位进行“周统计”和“月统计”。在某时间段内该单位起草了多少份文件，登记了多少份文件、办结了多少份文件、超期未办理多少份文件，等等信息全方面进行统计。
单位领导可查看所辖单位的相关信息，大领导可查看多个单位的信息。通过这种方式，不仅可以全面掌握系统的使用情况，更可以对每个单位的工作绩效进行统计、分析和比较，利于对工作绩效的监管。4． 代理人的设定
用户可以方便的设定代理人，并可设定代理的时候范围。在其他设定的时间范围内，发给该用户审批的文件将同时会发一份给其指定的代理人。两人均可以对文件进行处理，以签收为准，谁签收谁处理，非常灵活。
这种处理机制适用于领导指定意见补登人、工作人员外出或工作暂时代理等情况。
5． 灵活的文档及文档汇总打印功能
系统提供了完善的文档打印功能，以符合政府办公的实际需求。用户可以自由建立规范化的文件格式模板，通过点击打印按钮，系统将套用对应模板自动生成标准化的WORD文档，供用户在对细节进行调整之后，方便的打印出来。
该功能同时支持对符合一定条件的多份文档进行汇总打印。从而适用于文件汇总表、文件归档表、文件统计结果打印等多种场合。也是数据统计分析的一种展现方式。
6． 组织结构的树性显示与管理
对于多级政府部门联合运用的系统来说，涉及到上百个单位部门，近千名工作人员，以树形结构的方式的显示出对应的组织结构，不仅符合工作人员对组织结构图的查看习惯及思维方式，更重要的是非常方便文件发送过程中对接收单位、接收人员的选择。
系统还可以通过自定义的方式如将“党员”、“中层领导”等地人员进行分类显示，还可以通过建立“五套领导班子“、“市（区）直属单位”等分组，对各单位进行分类显示，使用非常方便。
7． 复杂事务的有序性处理
对于政府单位一些复杂的事务。系统提供了有序性处理模式。以组织会议为例。当政府单位组织一场较大型会议时，往往需要安排协调诸多事宜。如：收集会议议题、确定会议的日程和议程、领导批示相关文件、申请会议室、通知相关参会单位及个人、会议材料的汇总等等。事务繁杂。
通过本系统，只需要用户输入最初的数据内容，即可由系统来完成会议文件间的相互关联。同一个内容，用户只需要录入一次，则在其他所有需要用到该内容的地方，由系统自动生成，大大降低了用户的重复操作。
8． 文件信息的全面掌握
一份文件，可能会发送给几个甚至几十个单位，有些单位甚至有多个接收人。那些单位接收了，那些单位回复了。那些单位需要催办，这些事务一直为文件发送人员所烦恼。本系统自动统计这些数据，让用户在一个页面上就清楚知道相关的信息，并可方便对未签收单位的进行催办。
9． 知识管理中心提供决策支持
知识管理是将各项文档资料进行合理运用的一个过程。文档资料一方面来源于政府内部生成的各项文件，另一方面来源于政府人员从各种媒体获取的各项资讯。通过设定相应的阅读级别，对各项文件进行分权限、有层次的管理。
当领导在对某份文件进行批示或决定某项事务时，通过简单的操作，系统能够自动将相关的文件资料检索出来，以参考资料的形式有条理的展现，方便决策者全面掌握该事务所有相关情况，从而做出讯速而准确的处理。
10． 数据统计与分析功能
系统提供了数据统计与分析功能，使系统不再仅仅是单纯的文件流转，而是一个能够提供一定的决策支持的智能化办公系统。
如上图所示，系统可以将系统中产生的各项数据进行汇总分析，并生成“饼图”或“柱图”。以不同方式进行横向或纵向的比较，为工作人员的决策提供辅助。
11． 管理全局化
对单位信息的管理是一个复杂而琐碎的过程。尤其是发生了组织变动或人事调整的时候，各相关单位的内容均需要做相应调整。为了简化管理员的操作强度，系统提供了对各单位信息进行统一管理的功能。
系统管理员同时可对包括用户权限的设置、人员部门的分配、组织结构树完善与管理等内容进行管理。在进行对应操作时，不用做任何代码的改动，在预先设定的时间后立即生效，不影响系统正常运行。从而简化了系统管理员的在系统管理上的操作，加强了全局信息及设置的准确性和一致性。
12． 极具特色的个性化设置
加强与完善用户对系统的个性化定制，是本系统尊重用户个人习惯，建立用户个性化操作的具体表现。① 允许用户选择个人操作界面的风格，满足不同用户对界面不同的视觉要求。② 允许用户对主界面显示栏目的内内容、显示数量、排序等进行定制，方便用户同时监控多个栏目的内容变化。从对文件信息的被动接受转为主动获取。③ 允许用户对待办事宜的展现进行设置，方便对重点栏目的待办事宜进行监控。④ 允许用户设置“个人常用意见”，使对文件的批注更加个人化。⑤ 允许用户对个人通讯录进行管理，方便通讯录的即时更新。
⑥ 允许用户对个人电脑上系统常用登录用户的姓名进行管理，方便用户登录系统。
⑦ 允许用户设置提醒信息的提醒时间以及提醒方式。⑧ 允许用户设置密码修改的提醒时间。
四、界面展现的提升： 1． 度身制作的登录界面：
登录界面中并含有首页公告功能，让用户在不登录系统的情况下，也能查看到系统内的全局公告，信息传送更加及时。
2． 提供多套界面风格方案供用户实际操作时选择：
系统在工作界面上进行了全新的设计。提供多种风格的工作界面，每一套界面都有自己独立的风格与主题，用户可根据自己的喜好进行选择采用，从而在最大程度上满足更多人对“界面美观”的要求。
3． 合理的栏目分类：
“办文管理”归类的是与公文有关的栏目。“会议管理”归类的是与会议相关的内容，如会议的组织、会议通知、会议室的申请等。“行政管理”归类的是车辆安排、接待管理等行政事务。“资讯管理”归类的是与各类知讯资源。“公告信息”归类的电子公告、领导活动公告等相关的公告性质的文件信息。“个人信息”归类的是与个人事务相关的内容。通过这样的分类汇总，虽然栏目增多，用户在工作的时候也依然条理清晰。
五、操作设计的提升： 1．业务内容有针对性的显示：
管理员可根据用户的权限，合理的展现其对应的工作栏目及内容。不同的人有不同的业务内容，不属于当前工作人员的业务则不会出现在工作界面中。
即时是同一栏目，不同单位的人进入也会有不同的显示。如：市（区）政府可以发督办到各政府单位、其栏目中则有发文件的相关内容，而其他政府单位只有收文件的相关内容。两部份内容侧重点及显示内容互相不同。
4． 强大的个性化定制：
允许用户对主界面显示栏目的内内容、显示数量、排序等进行定制，方便用户同时监控多个栏目的内容变化。
用户还可以对待办事宜的提醒方式是以弹出窗口还是字幕的方式进行选择。还可以确定刷新频率等相关内容。
5． 精简弹出窗口：
用户操作过程中，系统尽量减少新窗口的出现，而让操作基本上固定在一个窗口内进行，无论是前进、后退还是进入新的工作界面，都将尽力避免开启过多窗口。
同时，在退出的时候，也能智能化的回退到进入到当前操作界面前的工作内容。以保证用户工作思路的连贯性。
6． 常用信息的自动输入：
对于一些常用信息，只需要对系统进行一次性的设置保存，系统就可以在用户需要的时候，以下拉列表、单项框或多项框的选择、或弹出小窗口等方式，供用户选择，从而减少用户对常用信息的重复输入，也减少了为此而出现的笔误。
7． 丰富的树形结构选择操作：
对于组织结构等内容的显示，采用树形结构就能非常清楚的表示相互之间的从属关系，从而加快用户对相关内容做出准确的理解与选择。同时在操作上，系统可以根据当前环节的需求，自动将结构树的显示内容变为只显示本单位及从属部门名称、显示本单位人员名称、显示所有单位及从属部门名称、显示所有单位人员名称等多种形式。并可提供单选或多选两种选择方式。方便用户的选择操作。
六、扩展功能的提升： 1.手机短信功能
本系统与手机短信功能完整的融合，在收发文件、发布通知、督办催办等各个方面，均可以方便的以手机短信的方式进行相关联络。
2.集团电话功能
当有重要事务需要处理时，若规定时间内接收人没有登录系统查看文件，系统会自动接通单位内部电话进行电脑语音通知。同时，内部系统将记入下相关的接听状况，以保证信息的及时传达。
3.电子传真功能
每名工作人员均可直接完成传真的发送与接收功能，而不需要单独配置传真机。按照系统分配的虚拟传真号码，外界的传真件即使是纸质文件也将直接以电子文档的形式发送到工作人员的个人邮箱里，而工作人员也可随时将自己的电子文件单个或群发到相关接收单位，同时，工作人员可将接收单位的信息预先存储到通讯录中，群发过程将更加轻松。系统还将对传真的发送成功与否等相关内容进行全面统计，方便查阅。
4.即时通讯功能
政府内部的即时通讯软件，可以方便对加为好友的同事，以文字、音频、邮件、文件传送、短信、留言、公告等方式进行沟通。同时，将办公系统与之结合，办公过程中产生的通知信息也能及时的传送到每个人的桌面上。从此工作人员之间的沟通将更加适时、快捷。
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