公司文件管理方案
第1篇：公司文件管理方案
公司文件管理方案
一、适用范围
1、 企业营业执照，税务登记证，组织机构代码证等政府有关部门核发的各类证书原件
2、 对外签订的`协议、合同、标书、承诺书、知识产权等法律文书的原件
3、 公司的公章、合同章、法人章、财务章等
二、 文件的保管
所有在适用范围内的文件资料物品最终由总经理室保管，存放至总经理室保险柜内；
三、 借用归还制度
1、 借用制度
需借用以上物品人员至内控填写借用申请单，内控主管审核过后交总经理室，总经理室核准，由总经理室从保险柜中取出申请人所需物品，物品给到内控（接收人签字，备注时间），内控给到申请人（接收人签字，备注时间）；归还时也遵循此步骤，接收人实行签名制。
2、 归还制度
所借物品需按期及时归还，如有逾期，将视实际情况给予警告、处罚。
3、 物品丢失
所借物品若有遗失，将由最后接收人全权承担其后果，公司有权要求该员工承担因此所造成的经济损失。
第2篇：公司文件管理规定
公司文件管理规定范文 1目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。2使用范围
适用于公司文件的编号管理和控制：
a)技术类文件：是指在公司的设计、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；
c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3编号办法
3.1公司名称及项目名称约定:
公司全称为：南非中国制衣集团(北京)
本组织简称：CGMBJ
项目全称：CGM 企业信息管理系统 1.0版
项目简称：CGM v1
3.2日期表示
格式：yyyy-mm-dd或yyyymmdd
yyyy:用四位数字表示公元年份，如2005表示公元2005年。
mm:用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如03表示3月。
dd: 用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如15表示第15号。
例如：
2003-10-27或20031027 表示（2003年10月27日）
3.3文件版本编号
下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：
起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3,..., 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。
版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2,..., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。
3.4技术文件命名
格式：CGM-vnn-(AA-)BB-yy
CGM:项目缩写。
nn:版本号，参见3.3节。
AA:子项目名称。
yy:文件版本号。
BB:工作过程名称：
相应工作过程名称的简称（例如 SPP，SRS）不是必需的，但如果要使用，应该遵守下面表格中的标准。
验收测试计划
（Acceptance Test Plan）ATP
验收测试报告
（Acceptance Test Report）ATR
检查单
（Check List）CL
程序修改报告
（Code Difference Report）CDR
软件构成设计文件
（Software Component Design Document）CDD
具体设计文件
（Detail Design Document）DDD
软件功能设计文件
（Software Function Design Document）FDD
软件功能说明书
（Software Function Specification）FS
手册
（Hand Book）HB
系统集成测试计划
（System Integration Test Plan）ITestPlan
系统集成测试报告
（System Integration Test Report）ITestRep
组间协作文件
（Intergroup Coordination Document）ICD
初步设计文件
（Preliminary Design Document）PDD
软件配置管理文件
（Software Configuration Management Plan Document）SCM
软件开发策划文件
（Software Development Plan Document）SDP
软件项目策划文件
（Software Project Plan Document）SPP
软件质量保证计划
（Software Quality Aurance Plan）SQA
软件需求规格说明
（Software Requirements Specification）SRS
工作说明
（Statement of Work）SOW
子系统测试计划
（Sub-System Test Plan）SSTP
子系统测试报告
（Sub-System Test Report）SSTR
子系统测试脚本
（Sub-System Test Script）SSTS
软件维护计划
（Sustaining Plan）SP
系统操作描述
（System Operations Description）SOD
系统测试计划
（System Test Plan）STestPlan
系统测试报告
（System Test Report）STestRep
培训计划
（Training Plan）TP
例如：
CGM-v1-需求规格说明书-0.1.doc
CGM-v1-SRS-1.2.doc
CGM-v1-信息控制子系统-验收测试计划-2.0.doc
3.5其他文件的编号
3.5.1公司规章制度和管理文件
公司规章制度和管理文件的编号格式为：CGMBJ(-DN)-TT.AB-dd
DN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
TT：大写英文字母，文件类型；
RR — 规章制度，指公司颁布执行的各种规章制度；
QS — 质量管理文件，公司运转过程中的各类文件和记录。
AB：文件名称
dd：文件版本号。
例如：
CGMBJ-RR-考勤管理规范-01.doc
CGMBJ-RR-绩效考核规范-1.2.doc
3.5.2合同协议
合同协议的编号格式为：yyyy CGMBJ-T-nnn
yyyy：阿拉伯数字，签订合同的年份；
T：合同类型
S-销售合同
P-采购合同
C-合作协议
H-劳动合同
O-其它合同
nnn：合同流水号，流水号每年1月1日自动归0。
3.5.3传真
发出的传真编号结构为：CGMBJ-AA-R/S–BB-yyyymmdd-nn
AA：
人员姓名
BB：传真的主题（不超过15个汉字）。
nn：流水号。
yyyymmdd：表示日期。
R表示收到传真，S表示发出传真
传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存，则应对其复印，并以外来文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。
例如：
CGMBJ-张三-R-台湾需求的回复-20030314-01（表示在2003年3月14日收到从台湾发来的传真，主题为“台湾需求的回复”。
3.5.4电子邮件的命名规则
电子邮件需要归档管理时，按传真的命名规则命名。
3.5.5外来文件
外来文件结构为：CGMBJ – AA – yy-nnnn
AA：
文件种类编号:
RM：需求相关
yy：文件来源编号:
01：台湾嘉可公司
nnnn：文件流水号。
例如：
CGMBJ-RM-台湾公司操作手册-01-0001.doc
3.5.6对外发文
指公司发给公司外部的通知、公函等。
yyyy CGMBJ（外）文字第nnn号
yyyy：阿拉伯数字，发文的年份
nnn：流水号，每年1月1日自动归0。
3.5.7会议纪要
指公司内部会议的记录等。
CGMBJ-yyyymmdd-M-AB-dd
yyyymmdd:日期，详见4.2节日期表示。
AB：会议主题（不超过15个汉字）。
dd：阿拉伯数字，文件流水号。
例如：
CGMBJ-20030314-M-周例会-0001
3.5.8其它文件
项目周报:
CGM-vnn-yyyymmdd-周报-AB
周工作计划:
CGM-vnn-yyyymmdd-周计划-AB
工作任务单:
CGM-vnn-yyyymmdd-任务单-AB
工作日报:
CGM-vnn-yyyymmdd-日报-AB
nn:版本号，参见3.3节。
yyyymmdd:日期，详见4.2节日期表示。
AB：
人员姓名
例如：
CGM-v1-20030312-周报-张三
CGM-v1-20030312-日报-李四
3.5.9文件附件
所有文件，如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等，采用在原有文件编号后附加：-M nn(-NA)M：附加内容类别；
T：表格
A：附件
S：补充文件
nn：附加文件流水号
NA：文件名称；
4编号管理
Ø合同协议由公司办公室统一编制管理。
Ø传真由公司办公室编制和管理。
Ø对内、对外的发文统一由公司办公室编制和管理。
第十条 发文程序规定：
1.各单位需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；
第3篇：公司文件管理规定
公司文件管理规定（整理11篇）由网友 “不很坏eeeeer” 投稿提供，以下是小编整理过的公司文件管理规定，希望能够帮助到大家。
篇1：公司文件管理规定
公司文件管理规定
为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。
1、文件的发放：
（1）财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。
（2）各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。
（3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。
（4）需发放到正科长以下管理、
第4篇：公司文件管理规定
公司文件管理规定
为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。
1、文件的发放：
（1）财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。
（2）各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。
（3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。
（4）需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。
2、文件的更改：
（1）任何原
第5篇：公司文件收发管理规定
公司文件收发管理规定
一、公司内部文件分两级文件。
1、公司级文件要由公司综合管理部起草由总经理签发并决定下发那一级阅办。
2、部级文件由各部起草上报综合管理部由主管经理签发。
二、公司文件密级：
1、绝密文件属于高级技术或商业秘密，文件绝对不可外传，否则将会给公司造成无法挽回的损失（包括政治、经济损失），这类文件只在高级管理人员间传阅。
2、机密文件属于一般性保密，文件不得流失公司以外，这类文件只在中层以上干部间传阅。
三、公司行文文头、文尾、文号的编制：
1、属于公司级文件或上级下发文件其文号为：“津鑫电字（）年第（）号”,签发人转发人为总经理。
2、属于部级文件其文号为津鑫电（部门称谓选一字）（）年第（）号，签发人为主管经理或总经理。
3、公司文件文头为“天津市鑫视界电子出版物制作有限公司文件”。
4、文件版记为拟文部门、印发日期、印发份数、核对者姓名。
四、文件范本：附后
五、文件回收：文件传阅后应归回综合管理部归档。
六、综合管理部应建立文件档案，发文时要由文件接收人签字
第6篇：公司文件管理规定范文
公司文件管理规定范文
为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。
1、文件的发放：
（1）财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。
（2）各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。
（3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。
（4）需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。
2、文件的更改：
（1）任
