建立文件和档案的管理制度,明确责任部门、人员、流程、形式、权限及各类安全生产档案及保存要求等_档案管理制度及流程
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建立文件和档案的管理制度，明确责任部门、人员、流程、形式、权限及各类安全生产档案及保存要求等
1、管理部门的职责
（1）办公室负责对文件与资料的分析整理，识别出各个部门的文件与资料，分别存档，并做好存档记录；
（2）对公示的文件资料进行识别与控制，保证发放到各个部门使用的文件资料准确性与及时性；
（3）文件与资料不得随意外借，如确实需要借出，需做好登记记录，并由主管领导签字方可外借。
2、文件资料的识别
（1）各种计划、程序文件以及作为各部门安全生产运行的常用实施细则由各车间管理和控制。
（2）技术文件和技术标准（国家标准、行业标准、公司标准以及作业指导书、检验规范等）部门的记录等，由技术管理和控制；
（3）管理标准（部门管理制度），工作标准（岗位职责和任职要求等）、其他行政管理性文件，包括与公司相关的政策，法规文件等，有安全部管理和保存。
3、文件资料的控制
（1）文件发布前应得到批准，以确保文件的适宜性；
（2）体系文件（包括计划、程序文件、记录）由各部门负责组织编写，部门负责人审核，上报总经理批准发布，有办公室负责登记，发
放，并注明分发号；
（3）其他行政管理文件和技术工艺文件由相应只能部门编写，汇总，主管领导审核，必要时报总经理批准，相应职能部门负责登记，发放并注明分发号。
（4）确保文件使用的各场所都能得到相关文件的适用版本。
（5）办公室建立文件登记表，建立工艺技术文件和技术标准文件和使用的法律发箍文件登记册。
（6）安全标准文化与资料由企业管理部分发至管理体系所覆盖的各部室及相关人员。文件发放管理部门应填写《文件发放登记表》，按主管领导批准的发放范围实施分类，领用部门签字后方可领用，发放的文件应确定分发号。
（7）办公室建立本部门使用文件的《文件收发登记表》任何人不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰，易于识别和检索。
（8）如需借阅文件与资料，需经文件与资料管理部室负责人批准，并履行借阅登记手续。原版文件与资料一律不外借，防止文件与资料丢失或损坏。借阅、复制文件资料时，应填写《文件借阅记录表》由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅。
4、外来文件控制
受到外来部门的文件，要填入《外来文件收发登记表》，并识别其适用性，经总经理确认后，分发相关部门车间落实。
5、评审修订
每年有负责人和有关部门对现有体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时经总经理批准予以修改。
6、文件的作废与销毁
（1）所有失效或作废文件，由相关部门资料员及时从所发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用。
（2）为某种原因需保留的任何已作废的文件都应进行适当的标识，对要销毁的作废文件，由相关部门负责人批准后，由主管部门销毁。
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