“一通三防”资料及技术档案管理制度_一通三防资料管理制度
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“一通三防”资料及技术档案管理制度
第一章 总则
一、为建立、健全煤矿“一通三防”资料及技术档案工作，完整地保存和科学地管理煤矿的“一通三防”资料及技术档案，充分发挥“一通三防”资料及技术档案在煤矿建设和发展中的作用，更好地为矿井“一通三防”治理工作服务，特制订本管理制度。
二、本“一通三防”资料及技术档案是指通防部门在管理煤矿安全生产活动过程中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料以及上级下发的文件、资料等。
三、煤矿通防职能技术部门要把“一通三防”资料及技术档案工作纳入本部门的技术业务管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档，以保证技术档案工作的顺利开展。
四、按照集中统一管理“一通三防”资料及技术档案的基本原则，在技术负责人的直接领导下，本部门配备专职人员管理，集中统一管理矿井的“一通三防”制度、技术措施、规程、通防例会资料、图纸等技术档案。建立、健全“一通三防”资料及技术档案工作，达到煤矿“一通三防”资料及技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
第二章 技术文件资料的归档
一、每一项通防项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，将每次资料按照要求整理。
二、矿井各通风技术人员在上交“一通三防”技术资料时，要求签字归档备查。凡不符合要求或技术文件资料不全的，管理人员有权拒绝接收。
三、凡需归档的技术文件资料，应尽量符合安全标准和企业标准的规定。做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，图样清晰。
四、凡通防部门形成的图纸类文件，应描制底图一份，并经技术负责人签字后，向档案室移交归档。
第三章 综合档案室的任务和管理人员的职责
一、综合档案室的任务：
1、集中、统一、科学地管理好“一通三防”资料及技术档案，维护“一通三防”资料及技术档案的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。因工作严重失职，造成“一通三防”资料及技术档案原件遗失、缺漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等，管理人员应负主要责任。
2、各部门要协助通防部门和有关技术人员做好技术文件资料的形成积累和正确地整理、归档工作。
3、承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档，提供技术资料为煤矿有关单位和技术人员服务。
二、“一通三防”资料及技术档案管理人员的职责：
1、认真贯彻煤矿“一通三防”资料及技术档案工作的方针政策。钻研业务，提高管理水平，保证“一通三防”资料及技术档案工作任务的完成。积极主动地为通风瓦斯防治工作提供技术资料。
2、科学地管理煤矿“一通三防”资料及技术档案，承办技术资料和“一通三防”资料及技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计等工作。
3、严格执行“一通三防”资料及技术档案的保管、借阅、发放制度。
第四章 技术档案的鉴定和销毁
一、认真做好“一通三防”资料及技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。
二、规程和措施都有一定的使用时效，对于超过使用时效的规程和措施要进行整理，装入档案袋长期存档。长期存档期限一般为两年，特殊情况由总工程师审批。
三、凡要销毁的“一通三防”资料及技术档案，必须经主管领导审批后进行销毁。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。
第五章 技术档案的保管和借阅
一、对接收来的“一通三防”资料及技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制《档案查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。
二、认真执行“一通三防”资料及技术档案的保管检查制度，每周整理现用规程和措施以及图纸等资料的接收和使用情况，每月进行一次检查，每年年底全面复查一次，做到台帐和资料一致。
三、做好“一通三防”资料及技术档案的安全工作，并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质的档案，管理人员要及时修补和提出复制。
四、“一通三防”资料及技术档案的借阅：
1、凡本煤矿技术人员、工作人员，因工作需要都可借阅“一通三防”资料及技术档案。由管理人员填写《文件借阅登记表》，借阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经管理人员检查后，方可办理注销手续。
2、经负责人同意借出之档案，每次最长时间为三天。如工作需要，到期后需继续使用的，应办理续借手续。如遇假期，必须将所借“一通三防”资料及技术档案退回。到期未归还或未办理续借手续者，由档案管理员负责催收，并要求其限期归还。到期还未归还，由档案管理员根据所借资料的实际价值报技术负责人审查，对档案借阅人进行处罚。
3、借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责。如发现问题或有损坏者，及时向主管领导汇报。并根据其完整或损坏的程度及档案的重要性进行处罚。
第六章 技术档案的复制和技术资料的发放
一、凡归档的技术文件资料，一般应存档一份。重要的和使用频繁的应复制备份一份，供日常借阅或发放使用，备份文件发放后，应及时复制补充完整
二、需加工制作的工装类图纸文件，应有一套于档案室存档，供日常借阅使用。
三、因工作原因，需要发放各使用场所的技术资料，应在“一通三防”资料及技术档案交接后次日内发放至各使用场所。未规定发放场所的文件应编制《文件发放清单》，发放清单由文件编制部门填写，文件领取人签字，签字表交档案室存档。
四、发放各使用场所的文件资料，使用者应妥善保管，不得损坏或丢失。
第七章 技术档案和受控技术文件的更改
一、通防部门需对“一通三防”资料及技术档案实施更改或补充时，必须有负责人的签字，更改人员将新的内容对技术档案实施修改，修改时统一做好修改标记，修改后技术负责人签字，标明日期。
二、“一通三防”资料及技术档案更改后，资料管理人员应及时将更改文件进行更新，以保证存档文件的准确性。
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