公司文书管理办法_公司文书管理办法
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公司文书管理办法
一、文书管理包含收取文件及制发文件两种。
二、外来文件包含公文、电报、传真资料等项。内部制发文件包含本公司内部文件和对外业务文件。
三、收文：
1、外来文件收文由公司总务部收发室承办（直接寄到各部厂的文件由各部厂管理单位收文）。
2、外来文件收文时，由收发室登记入“收发文登记簿”
3、内部制发文件收文时，由各部厂编号及填写“公文会签单”后，送收发室登记入“收发文稿登记簿”。
四、制发：
填写“发文呈批单”，编列文号，并填写“公文会签单”，注明本案应会签部门后送总公司收发室登记处理。
五、分文：
1、收发室收文登记后，根据业务性质分送各有关部厂处理。
2、内部发文呈批单做收文登记后，根据文件内容性质分送有关单位会签处理。
六、会签：
1、各单位收到需参与会签的呈批件时，须本着本单位的职责认真表达对本件草案的意见，并尽量提供相关资料供企划单位参考。
2、公文会签后，再依“公文会签单”内所指定会签顺序，转送其他
会签单位，若本单位为最后一个会签单位，则处理后将本呈批件转送秘书室处理。
七、审核：
秘书室根据各单位签办理意见，汇总整理出一个结论（若各部厂意见不一致，需由秘书室居间协调送叫经理核定）。
八、批示：
总经理或其他被授权批示者做最终的肯定、否定等批示，并签字。
九、执行：
1、秘书室根据总经理批示内容将公文影印1份送执行单位办理，公文正本送收发室归档存查。
2、需对外发文时，应由收发室打印、盖章、封装、寄发、，呈批件原件和打印件二份紧档存查。寄发文件前须填写“收发文登记簿。”
十、归档：
1、任何签呈正本需交由总务部（科）归档存查。
2、若执行单位必需使用正本时，可暂时借出使用后归还，若正本必需寄出且无法取回，可存档复印件。
3、存档文件普通件保存三年，机密保存十年，届时列表报准监销。
十一、公文机密等级及处理规定：
1、普通件：公关方式处理。
2、密件：须子公司部门领导人以上人员核阅处理。
3、机密件：须公司部门或子公司领导人总经理级以上人员核阅处理。
4、极机密件：须部经理级以上人员核阅处理。
5、各级人员处理密件资料，须严守秘密。泄密而造成损害，由泄密人员负责并接受处分。
6、密件文件递送时，应以信封袋加密封装，寄件人及收件人拆阅时均须在登记簿上签名。
十二、公文处理时限：
1、特急件：随到随办。
2、争件：一天内处理完毕。
3、普通件：三天内处理完毕。
4、超过处理时限的文件，由秘书室催办。
5、各级审核人员及会签人员均需在公文签呈上签名，并标示日期，以明确责任。
----摘自《现代管理制度、程序、方法范例全集》办公、总务、后勤管理卷 中国人民大学出版社
1.4公司文书管理规定
一、为使文书管理制度化，以提高行政效率，制定本办法。
二、本公司与外界往来的文书收发，总公司由管理部统一办理，营业所由营业会计办理。
三、主办及办部门
文书内容所涉及业务部门为该项文书的主办部门，如有涉及其他部门时，其他部门为该项文书的办部门。
四、行文类别
1、函：用于本公司对外机关、团体、公司行文。
2、公告：用地业务主管向公司员工或特定对象发布规章、奖惩、命令、调动及各项规定。
3、签呈：用于下级对上级的请示工报告。
4、电报：用于业务处理需急速送抵远地收件人时。
5、联系函：用于公司内各部门业务接治。
五、行文名义、署名
1、对外行文以公司的名义，由总经理署名或签章，以营业单位行文由经理署名或签章。
2、公司内部联系函，由经办部门办人及主管签章。
六、收（发）文
1、收文：限时专送及挂号信由收发人员依序填入收文字号、日期、寄件人、收文者。
2、发文：一律由收发人中依件填入发文字号、日期、寄件人、收文者。
3、电报统由国我部管理收发文，并登记。
七、发文字号制定
1、对外行文字号：[例]总公司：（年）字第OOO号
营业所：（年）营字第OOO号
2、对内行文字号：管理部：（年）管字第OOO号
营业所：（年）营字第OOO号
八、分文
1、（1）挂号、限时信、国外信函、FAX于收文登记并汇总呈总经理后，送部门经理转交经办人处理。
（2）营业所由营业会计收文登记后呈所长阅，再转交经办人办理。
2、私人信函，经本人拆信后发现系公务文书，应交收发人中依本规则处理。
3、平信及印刷品可不需登记，收文后，由管理部转交收件人，无法收件人者，由管理部处理。
4、文件涉及二部或部门不明确者，以关系较密的部门为主办单位，再会商其他部门协办。无法判定部门，呈总经理裁示。
九、发文
1、对外发文：
涉及公司整体或重要的业务行文以及对机关行文由部总经理签署。道德由经办人拟妥
文稿部门主管，后转呈总经理签署，交经办人打印，连同原稿送管理部编号，并填写
“发文登记簿”
2、对内联系函：由经办人拟稿后呈部门主管签署，经指定人编号后发出。涉及重要业务工作的文件需由部门主转呈总经理。
十、文书结构
1、公告：一般由“主旨”、“依据”、“公告事项”三部分组成。
2、函、签呈：一般由“主旨”、“说明”、“办法、拟办、建议”三部分组成。
十一、承办人员须于收到文件二日内办妥，最迟不得超过三日。有特殊情况，可呈报主管延期。但紧急文件不得延误。
十二、文书以迅速、简洁、明确为基础要求。
十三、文书递送
文书呈阅、呈签、会办时，如为普通文件，以普通卷宗传递，如系机密或紧急文件则
以红色卷宗传递。
十四、档案管理
1、文书经呈总经理签署后，国外部份应由秘书留存影印件，国内及内部文件由管理部按部
门归档，原稿由经办部门留存。
2．各部门的发文统一由专人归档、保管。
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