高效会展主办方与会展代理服务商合作关系分析_展会代理合作协议
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会展主办方与会展代理服务商合作关系分析
【内容摘要】
联合国国际经济和社会分类专家组于2005年7月27日在法国巴黎宣布：在他们“所有经济行为的国际标准产业分类”中，会议和展览业属于独特的一部分。在此背景下，当前我国会展业发展迅速，所以有必要对参与其中的各方面机构进行分类探讨。这样才能使它们在会展业中正确扮演自己的角色，各事其职，努力为我国的会展业作出贡献。其中会展主办方与会展代理服务商之间的合作关系由来已久，但随着会展业不断向前发展，两者已经不满足仅仅只是合作关系。会展业环境氛围越好，两者对各自的发展有一定的想法，在怎样维持以前良好的合作关系的基础上求得各自长远的发展已成为当下最热门的话题和难题。基于此，本文通过分析两者的概念内涵、特征以及合作关系，并对未来两者合作关系发展、融合及维护作出初步探讨。
【关键词】
会展主办方；会展代理服务商；合作关系；维护
目录
1会展产业系统观念——融合的基础„„„„„„„„„„„„„„„„2 2会展产业系统中各要素的内涵与特征„„„„„„„„„„„„2
2.1会展主办方的内涵与特征„„„„„„„„„„„„„„„„„„2
2.2会展代理服务商的内涵与特征„„„„„„„„„„„„„„„„3
2.3结论„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„4 3会展主办方与会展代理服务商的相互需求分析„„„„„„„„„4
3.1会展主办方对会展代理服务商的需求分析„„„„„„„„4
3.2会展代理服务商对会展主办方的需求分析„„„„„„„„6 4会展主办方与会展代理服务商合作关系的现状„„„„„„„„„7 5会展主办方与会展代理服务商合作关系的维护和发展趋势„„„„8 结束语„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„9 参考文献„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„9 致谢„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„9 1 会展产业系统观念----融合的基础
系统即指由若干相互联系、相互作用的要素所构成的具有特定功能的有机整体。把展会作为一个开放系统，把展会看作是由许多子系统所形成的组织。当前我国会展业发展迅速，而参与其中的各个会展相关机构之间市场竞争日趋激烈，已从单一的合作关系逐步转变成各自以自己为核心的会展子系统。
会展系统强调：（1）一个展会（系统）的决策；（2）一个展会的设计和构建；（3）展会系统的运转和控制（4）检查和评价展会系统的运转结果，看其是否有效果和效率。展会系统作为一个开放系统，包括展会的参展者、组展者、展会服务商、展览专业观众。整个系统内的各子系统的相互作用、相互影响。从展会子系统中的展会组织者出发、研究其展会系统可表现为组展者与观众、服务商、展馆、参展者的服务与被服务关系，互为市场关系。这种对立统一的展会系统是展会的组展者为核心的典型开放系统。同时作为会展大系统核心的会展主办方与子系统核心的会展代理服务商之间的共同利益和分歧意见也都不可避免的显露出来。
在会展业中，传统的服务商概念是为会展项目提供设计搭建、设备租赁、招商代理、广告策划、现场礼仪等服务的组织和人群。而最近几年，一批以提供行业咨询、管理信息系统、网络信息服务和传媒服务的新兴服务商已有较大的发展，他们将与传统服务商一起服务于会展经济产业链中的各个环节，进一步提高中国会展业的综合竞争能力。会展产业系统中各要素的内涵与特征 2.1 会展主办方的内涵与特征
会展主办方，顾名思义就是会展的主办单位，但是在实际操作中以及对外联络、媒体宣传中，会展主办方的组成也包括了主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等相关展会机构。2.1.1主办单位
拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展单位。主办单位在法律上拥有展会的所有权，在实际操作中，主办单位有三种形式：一是拥有展会并对展会承担主要法律责任，并负责展会的实际策划、组织、操作与管理；二是拥有展会并对展会承担主要法律责任，但不参与展会的实际策划、组织、操作与管理；三是名义主办单位，即既不参与展会的实际策划、组织、操作与管理，也不对展会承担法律责任。之所以有上述第二和第三种形式的主办单位，主要是因为展会要利用这些“主办单位”强大的行业号召力为展会服务，而不是在乎它们的实际操作能力有多大。究竟展会需要哪种形式的主办单位，或者是三种都需要，在策划举办展会时，要根据实际需要对它们做出安排。2.1.2承办单位
直接负责展会的策划、组织、操作与管理，并对展会承担主要财务责任的办展单位。承办单位对举办展会的各个方面都会产生重大影响，是会展主办方系统
商很多时候都将它所提供的服务看成是展会本身所提供的服务，把展位承建商的工作看成是展会组展工作的有机组成部分，将展位承建商的工作失误当成是展会工作的失误，将展位承建商工作的成功归功于展会的成功。所以有人说展位承建商的工作效果和服务水平完全可以影响到参展商对展会的看法和认知。展位承建商完全是展会办展机构的一个缩影。2.2.2展品运输代理商
参展商的展品只有安全及时到达展会现场才能按原计划布展和展出，展览运输是一项涉及到参展商能否按时布展和展出展品的重要工作，也是展会筹备过程中的一项重要工作。展览运输不仅仅只是运输展品，它还可能要运输展架、展具、布展用品和道具、维修工具、宣传资料和招待用品等，和展位承建工作一样，展览运输也是一项专业性很强的工作，办展机构往往无力亲自办理，而往往是指定一些专业的运输公司来负责展会的展品运输工作。从展会组织者的角度看，展览运输主要包括两个环节：来程运输和回程运输。2.2.3展会旅游代理商
一般来说，参展商和观众不会将在会展旅游时得到的服务与展会割裂开来，他们往往把会展旅游看成展会的一个有机组成部分，将会展旅游的服务看成是展会服务的一部分。大多数办展机构都倾向于把会展旅游的有关业务委托给专业的旅游公司去安排，自己则专门搞好展会的组织和管理工作。由于参展商和观众往往把会展旅游看成是展会的一部分。因此，办展机构会根据客户的来源或者旅游线路的不同，分别指定一个海外旅游代理和一个国内旅游代理；如果某家旅游公司实力特别强，也可以把海外和国内旅游业务都交给它来经营。会展旅游不仅仅是旅游，它还包括交通、住宿和餐饮等一系列问题，如参展商和观众往返机票的预定、展会期间和展会前后的住宿等等。2.3结论
对于一个展会而言，展会的主办单位和承办单位是最为核心和最为重要的办展机构，也是举办一个展会所必不可少的办展机构，所以在实际操作中人们往往把此二者与会展主办方相互联系在一起，因为只有这二者与其他办展机构才有利益和意见的不同，也只有此二者才能代表会展主办方的整体形象。
同样，对于参展商和观众而言，在众多会展代理服务商中，展位承建商是参展商和观众对于一个展览会配套服务是否全面专业最直接的评判来源，也是在很大程度上树立展会形象的一个标志。
所以，在以下论述中，会展主办方仅以展会主办单位和展会承办单位为例，会展代理服务商仅以展位设计搭建商为例。会展主办方与会展代理服务商的相互需求分析 3.1会展主办方对会展代理服务商的需求分析
在很长一段时间里，因为会展主办方无法花更多时间顾及展位展台的设计搭建，所以他们都把这项工作交给专门从事展会展位搭建的展位承建
3.1.3服务要务实
会展服务也要体现重实效和“以人为本”的思想。比如，展览会的布局完全以展品大类来划分，方便观众参观；参观者刚踏进展览馆就能得到一份用不同文字编成的会展服务手册或参观指南；展场内还有就餐中心区、休息场所、便捷通道等等。这些都体现着主办方无微不至的服务理念，也充分地体现了会展优质服务的魅力。
3.2会展代理服务商对会展主办方的需求分析
以前对于会展代理服务商而言，会展主办方可以说是他们的业务施与者，业务多不多，接不接的下来，很大程度上是看两者之间某些利益是否在同一个相互认可的基础上。而现在，有时候展位搭建服务商不需要通过主办方，大多数业务可以和客户直接联系，比如说特装业务。和会展主办方的关系或许只是维持在主场搭建商这样一个角色上。但是也有例外，现在一些展位搭建服务商最头痛的就是主办方在招展时候会向参展商推荐几个他们自己熟悉的服务商，由客户自己挑选中意的搭建商，已不象以前一对一的关系了，客户又控制在主办方那里。所以展位搭建服务商和会展主办方之间只能是那种忽远又忽近的感觉，大家都防止对方抢客户，而且对于展位设计搭建商而言又有知识产权被夺的问题，双方完全没有合作互惠互利的关系。那么，展览会展台设计究竟应该达到怎样的效果呢？简单来说，就是要让观众看起来悦目、听起来悦耳，能够充分调动观众的情绪。优秀的展台设计能够帮助和加强参展公司和其产品在市场中所占领的位置，这就要求设计师必须完成两个任务：首先他所设计的展台模式和展示内容必须尽快被观众识别出来；其次，必须赋予展台和参展企业一种精神形象。若要达到这两个目的，其展台必须具有一定的创造性，而这种创造性不仅体现在设计思路上，而且需要通过展示用具体现出来。
当前，国内乃至亚洲的企业参加展会时，往往不吝投斥巨资请展览工程公司度身订做、特装展台，以期展示自己的实力，取得特殊的效果。而欧美国家，特别是德国的参展企业则往往比较重视使用新的循环展台材料来打造展台设计和搭建的新概念，系统组件便是这些新材料中，目前比较流行的一种，因为使用它，可以解决目前展台设计和搭建中存在的一些问题。3.2.1展台设计和搭建中的时间问题
由于预算方面的问题，当今，展会的主办单位将展台搭建的时间压缩得越来越短。对于参展商来说，常常为了赶时间而没有充分的时间考虑展台的设计和搭建，往往只能做一些基本的决策。这样，对于展台搭建商来说，为了完成设计和施工任务就必须经常加班，而现在，展馆通常都对八小时工作以外的开馆时间加收额外费用，所以加班时间和加班费也不是无偿的。时间对于展台搭建商，甚至可以说是越来越昂贵了。那么，如何在可利用的展会预算时间内解决时间和金钱的关系呢？除了展台搭建专家的创造性设计外，使用合适的展材是解决这一问题的最佳途径。在实践当中，展台搭建商和参展商都十分欣赏使用系统组件来搭建展台。这种系统组件可塑性比较强，不需要大量的人力，而且可以将很独特的设
权交给自己选择的唯一一个主场搭建商。而此者除了负责现场全部标摊设计搭建、展具租赁等业务外，也可以另外做一些展台特装业务。那么对于主场搭建商来说唯一的优势是：它是有展会主办方所认可的此次展会的唯一展会场地设计搭建负责方，那么在会展宣传手册上，主办方有可能会推荐它为主场特装搭建商。对于主场搭建商来说，它除了现场标摊、展具租赁业务外还可以有特装业务，何乐而不为。对于主办方来说，把场地设计搭建由专门的搭建商来负责，那么自己就可以专心的去做一些展会策划方面的事情了，而且如果自己选择推荐的主场搭建商有幸被想做特装的参展商选择去做特装，那么相应的主场搭建商会有一小部分的利益返回给自己，何乐而不为。对于参展商来说，如果他要参展并且想做特装，而自己又没有熟悉的专门做展台特装的公司。当他拿到参展手册时，那么他当然会选主办方所推荐的特装搭建商也就是主场搭建商。另外如果参展商自己有熟悉的特装业务公司，那他有权自己选择中意的公司为他设计搭建，但是所有设计图以及相关证件都要先在主场搭建商备案。所以绝大多数的展位承建商都想得到展会主办方的青睐，尤其是那些有名的展会。对于主办方而言，选择展会的展位承建商，从以下几方面来对其进行考察：1.技术是否全面 2.经验是否丰富 3.价格是否合理 4.是否熟悉展览场地及其设施 5.是否能提供展位维护保养服务。至于选择展位承建商的方法有以下几个方法：1.招标（1）公开招标（2）选择招标（3）两阶段招标2.专家推荐等方法。
除此之外，如果双方合作顺利，参展商和观众反映良好，那么对于下一次的合作就有良好的合作基础了，也不需要广发英雄帖去选择彼此了。
5会展主办方与会展代理服务商合作关系的维护和发展趋势
现如今这两者的合作关系大部分还停留在双方之间。作为主办方来说，选择价廉物美的，对自己又有好处的会展代理服务商并非难事。但是在市场经济这一大环境下，怎样取得长远的合作关系，却是一个值得深思的问题。如今，一些会展主办方已经意识到这点，漫天的每次的去选择服务商还不如自己和已经有资力的服务商一起合资，成立一家有自己和对方一起打理的企业，这样既符合主办方的一贯的展会形象策划，又为会展服务商的发展注入新的气息。而对于会展代理服务商而言，会展主办方一年也就几个展览会，他们已经不仅仅满足于此，他们需要更广阔的发展空间。而且主办方选择会展服务商不会光选一家，它肯定从几十家企业中来挑选几家。那么就会有知识产权的问题出现了，比方说，如果自己所设计出来的东西虽然得到主办方的认可，但是由于在某方面没做好，那么有些主办方稍微好的是不邀请你做此次展会，不好的甚至会把你所设计出来的东西交给与主办方有关系的展位承建商来做，那么这到底算谁的作品呢？谁也说不清，也没法说清。所以一些会展代理服务商的眼光已转到场馆方面。由于场馆现在在会展圈子里很大程度上扮演着老大的角色，和场馆打好关系，那么就有机会由场馆向展会主办方和参展商推荐自己，甚至有一部分会展代理服务商在计划和场馆合资，成立专门的集展览、设计、搭建为一体的企业。-
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