13年论文档案交流_档案管理论文发表
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加强档案管理，促进企业发展
——浅谈企业档案工作取得的成效及下一步工作计划 2012-2013年，我公司档案科按照档案法律、法规和规章的要求，切实履行监督指导职能，不断创新服务理念，拓展服务领域，改进服务方式，完善服务手段，积极为公司的各部门、各二级单位提供档案资料，努力发挥档案部门的作用。档案科除进行正常的工程项目档案及部室归档文件的收集整理外，为公司各单位提供各种档案资料，完成总公司下达的各项任务及技术部领导布臵的各项任务等工作。现将档案科工作做如下总结：
一、领导高度重视，组织健全
公司领导高度重视档案工作，组建了由总经理直接分管，在总经理办公室下设档案科的领导团队，全面负责公司档案资料的收集、整理、归档和开发利用，负责对下属各单位档案工作的指导和监督，职责明确、指导有力，形成了自上而下多层次的、科学运行有效的档案管理网络。
（一）档案科职责：全面负责公司各类档案的收集、整理、归档和开发利用，负责对各单位档案管理工作进行指导、检查和监督，负责组织各单位的档案资料员学习培训（每年至少一次），负责研究和制定档案工作的新举措、新方法，以保证档案管理工作适应公司的发展要求。
（二）公司档案工作情况：档案科现有专职档案管理员3人。分别负责公司文书档案、财务档案、科技档案、人事档案的管理。其中，公司有关职能部门、各分公司均设有兼职的档案资料员共32人，各项目部按规定指定专（兼）职档案资料员约22人，各自负责该单位档案资料的管理。公司档案科现有档案库房2间，占地面积265平方米，档案柜186组（其中新增档案柜18组），库存档案18941卷。泸州、重庆、新疆三大分公司和总部机关有关部门均有专门档案资料室。1
为档案资料的完整保存、开发利用等提供了可靠的基础保障。
二、加大硬件设施投入，促档案管理电子化水平不断提升
（一）加大硬件设施投入，为档案信息电子化做好基础保障。针对公司档案管理现状，近年来，公司加大了对档案科硬件设施的投入，主要对库房进行了整修，更新了电脑、扫描仪、档案柜等硬件设施，细化了归档文件/记录借阅申请表的流程（资料类别、文件名称、文件编号、借阅原因、归还时间等），规范了档案借阅审批程序，2012年修订完善落实了档案员岗位职责、档案借阅制度、档案整理归档制度、档案保管制度、档案保密制度等各项管理工作制度。库房配备了除湿机、灭火器、温度计等，其它各单位档案库房也严格按要求进行管理，定期进行防火、防潮、防霉、防虫蛀等检查。这些设备的更新和管理的提升，为我公司档案管理数字化、信息化提供了坚实的基础和充分的保障。
（二）直观展现公司荣誉，推动档案工作的开展。我公司档案科设有专门陈列室，室内现陈列有各种荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、奖牌等共210件，它们直观地展现了我公司从1982年至今所获得的主要荣誉，记录了公司艰难而光辉的发展历程。陈列室作为公司档案工作的延伸，作为档案工作的一个缩影，它使大家对公司档案工作有了进一步的了解，对档案工作的建设和提高起到了积极的推动作用。
（三）严格档案信息管理，提高档案收集质量。作为施工企业，工程项目档案资料是公司档案管理的重要部分，是提高公司竞争力的重要基础资料，是公司技术资源储备的重要形式，所以我们特别重视工程项目档案资料的质量。在收集档案资料的过程中，我们特别注重项目竣工资料、项目合同、项目图片等的收集，并及时将相关资料扫描、制作电子信息、归档，极大地方便了档案信息资料的查阅和借阅。为此，在公司《项目管理规程》中明确了项目竣工资料编制、归档要求，按要求加大对工程项目档案的管理力度，重点抓好工程项目档案管理“三同步”工作。
三、强化档案电子信息化管理，提升档案工作效率
伴随公司的不断发展壮大，我公司的档案工作已经逐步实现档案管理的电子化，切实提高了档案管理的效率，保证了档案管理的安全性和科学性。按照《档案法》及集团公司相关文件精神，及时做好各项工作活动中形成的档案和电子信息资料，主要做了以下工作：
1、为方便下属单位和各项目借阅档案，我们细化了网上借阅流程，通过“OA”办公平台完成借阅手续，缩短了工作时间，很大程度上提高了工作效率。
2、完成了公司文书档案的整理、装订、归档、存档工作，并将文书档案的目录全部录入电脑，及时做好扫描归档。
3、完成实物档案的拍照、制作电子资料、历年合同装订归档等，实现档案查询信息的电子信息化。
4、认真抓好档案的查阅、档案科的管理等工作，使档案工作更加的规范合理。在档案交接时，认真填写《文件/记录交接表》，确定归档范围、保管期限表，对档案数量统计、借阅登记、档案资料交接手续、库房检查记录等进行了详细记录。做好各种门类、载体档案的接收工作，并收集与档案有关的资料，确保归档材料齐全完整，使档案归档率达到100%。
5、定期对档案进行检查，加强安全防范意识。2012年我公司下发了《关于会计档案清理、销毁的通知》，对公司相关档案进行了统计和清理；2013年上报了《公司关于申请销毁部分到期会计档案的请示》（xxxx〔2013〕31号），并得到股份公司《关于销毁会计档案的批复》（xxx〔2013〕43号）同意我公司将超过国家归档保管期限的会计档案予以销毁。
6、坚持每日到库房通风、除湿，定期打扫和做好检查记录，做到离开档案科时及时关门落锁、关闭电源，防止了霉变、尘污及虫蛀鼠咬现象的发生，确保了档案的安全和完整。
四、注重档案管理学习，提高档案人员责任意识
一是加强宣传力度。充分利用公司内网优势，将有关档案工作的法律、法规、规章及时上网，方便广大职工知法、学法、守法，进一步提高了全体职工的档案意识。二是加强对公司各单位形成的文档材料的收集归档工作，确保这些档案、资料的齐全完整，及时做好归档整理工作。并按要求完成了鉴定、立卷、归档工作。根据公司实际，3
2012年修订完善并印发了《公司档案管理办法》（xxx〔2012〕442号）、2013年完成集团公司《全国档案事业统计年报》和《企业管理类档案保管期限表》的上报工作，并要求文书档案在次年一季度内交至档案科，科技档案、财务档案等应在工程竣工后由项目部制定专人整理并报送，以便档案管理人员及时、整理、收集各科室形成的档案，按照要求归档入库。三是组织档案人员参加了公司内部档案培训，鼓励专兼职档案人员参加档案学习；做好和四川省档案局的交流沟通，推荐公司档案人员参加职称评审并取得四川省档案馆员职称；进一步增强了档案管理人员责任意识，依法规范了档案管理行为。四是将公司各单位档案整理质量、利用效果等内容进评比、考核。
五、发挥档案作用，切实为公司生产经营服务
我公司档案工作主要以施工生产经营为中心，将服务好基层作为目标。
一是在工程项目的投标、中标、评优工作中，为提升公司知名度和美誉度，公司非常重视项目的创优、评优。特别是我们公司的工程档案（如：公司获得的新技术、新工艺、技术革新成果、工法成果、项目图片等），为公司申报各类奖项和成果展示提供了依据。建立了由档案科指导、协助，项目资料员按要求从开工-建设-竣工全过程，全面完成资料的收集、整编，为项目评优做好基础资料工作。由于从公司各职能部门到每一个项目部都非常重视这项工作，所以，近2年来公司多个项目分别获全国建设工程优秀项目管理成果二等奖壹项、化学工业优质工程奖肆项、化学工业境外优质工程奖叁项。二是在档案使用率和利用率方面，重视档案资料的开发利用。公司通过档案资料的充分利用，提供翔实准确的依据和资料，及时做好档案信息深层次加工开发利用工作。2012年至今档案科累计整理各类档案3060件，820卷。提供服务803人次,3017册。多年来未发生任何安全事故、泄密事件，记录详细，手续完备，保证了档案资料的完整安全，每年接受内审、外审及各项检查均得到好评。
六、2014年工作思路
（一）不断提高档案利用服务水平。推进档案服务“一体化；提高窗口服务质量，提升档案服务职工的“软实力”；继续做好信息查阅服务；做好公司各单位利用档案服务工作，为编制公司志书提供史料支撑。
（二）积极开发档案信息资源，做好加工、整理、编研、开发、利用工作，拓宽档案的信息功能、服务功能，努力提高编研质量。
（三）定期（每年至少一次）组织公司档案人员培训，及时贯彻落实集团公司有关精神，学习新知识新技能，同时通过公司内部网络不定期地进行业务交流，信息沟通，不断提高档案专业人才素质。
（四）继续加强加快公司纸质档案数字化工作，会同相关部门选择适合公司档案管理信息化要求的档案管理软件，提高档案的开发利用速度。
几年来，虽然我们在档案管理上取得了一些成绩，但仍存在着不足与差距，随着公司国际化经营战略的不断深入，项目越来越壮大，对档案管理的要求也越来越高，我们将不断改进和完善档案管理，争取更大的进步。我们坚信，在集团（股份）公司的领导下，在各兄弟单位的帮助支持下，通过努力，公司的档案管理工作一定会做得越来越好。
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