关于办公自动化软件在管理工作中的应用(可打印)l_办公自动化软件应用
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关于办公自动化软件在管理工作中的应用
姓名:闫玉婷
专业:计算机信息管理班级:09级信管学号:0941785506
5摘要:在数字商业时代的今天，管理意识和管理环境发生了巨大的变化。过去金字塔式的管理结构现已被打破，逐渐由多层次的管理时期进入扁平化管理时期。管理、监督的精度要求不断提高，用知识创造的工作越来越多。对信息量的要求也随之增加，沟通数量和质量要求都在提升。如果把管理工作比作一部车，那么管理工具应该就是车轮子，是它使得管理工作转动起来，而OA软件(办公自动化软件)就是使管理者从千头万绪的办公工作中解脱出来，帮助管理者在竞争中领先一步。OA软件是结合先进的管理思想，从广泛的用户需求中抽象出通用模型，并利用开发的软件产品。其主要作用是提高组织内部协作效率、信息效率，并帮助个人实现轻松办公，提高管理效率。它是管理者借以实践对群体管理的工具，是组织网络办公、协同办公的软件。
关键字: 办公自动化软件； 管理
为了提高我们的专业技能，为了我们今后能更好更快的适应工作需求，学校让我们进行了实习。通过实践学习，使所学理论知识得到验证，将自己在学校所学的理论知识向实践方面转化，尽量做到理论与实践相结合，培养灵活运用书本知识的能力，并且学到许多书本上学不到的东西，增长和扩充知识面，增加对社会的接触，为毕业后能快速地融入社会打下基础。
我很幸运来到隰县交通运输局办公室实习，并通过实习留到办公室上班了。转眼实习即将结束，通过这次实习让我受益匪浅。在办公室实习的这段时间当中我主要应用到办公自动化软件,在此我对办公自动化软件在管理工作中的应用做了如下总结：
一、办公自动化软件在单位的应用
(一)连接
单位上级、下属地理位置较分散，不方便报告、文件等资料的递送和传阅。使用了
办公自动化软件后，在办公区形成了一个依托网络而存在的虚拟办公场所，给大家的工
作带来了方便。
(二)沟通
通过办公自动化软件办公平台的在线交流、信急提醒(收到新的资料、有新的公告
发布均会有一个红色的信息提示弹出)功能可以及时地将最新的信息告知该平台的每位
用户。及时的信急沟通为办公的顺畅打下了坚实的基础，这一应用在工作中很重要，上
级交通部门下发的文件，我及时接收、查阅、登记，并将当天重要文件做以归类储存，并批印拿给领导查阅。有时候上级交通部门需要单位上交一些数据资料及上报工程进况
时，我要及时通知有关部门对此进行工作准备，完了再通过发送电子邮件上报上级交通
部门，这为我们的工作带来很大的方便，即节省时间，又提高了办事效率。
（三）Word软件的应用
Word应用软件在打印文件中很重要，在单位需要打印不同文头的文件，上行文，上行文，要进行合理的排版，字体、行距、边距都要按要求设置，既要达到要求，又要
达到美观，这样才能通过审批。当然在打印文件过程中一开始并不是一帆风顺的，存在一些细节问题，那时才知道自己在学校学的东西都是课本知识，没有应用到实践当中，在现实中自己处理问题的能力还是有限的，这让我觉得实习真的很重要，很值得。
(四)Excel软件的应用
在我们单位Excel软件主要应用在会计股和道路股及办公室，实习期间为各股室制
不同的表。例如：会计在每个月要发工资，这就要用Excel制作工资表，每逢节日又要
制作发放福利表。道路股更多应用到Excel，他们要对村、乡、镇、城各地方路况进行
调查及仔细存档，还要按实际情况设置修改数据，在危桥改造，公路修建中所需流程安
排、材料、费用等均用Excel制表录入。办公室主要制通训录表、来文登记表、签到表、请假表等。其中在上级下发文件中，需要上报内容用Excel形式上报，我就要根据相关
内容制表、填表，通过领导审批后上报上级部门。
二、办公自动化软件的应用价值
（一）连接
通过OA软件将分散在局域网和Internet上的各级组织与个人连接起来，形成一个
依托于网络而存在的虚拟集中式办公场所。
（二）沟通
及时进行信息的交流与共享，例如消息提醒、邮件通讯、新闻公告、知识共享等等。
沟通是协同工作的基础。
（三）协同
以工作流管理为线索，将人员、信息等各项资源按一定的规则组合起来，共同处理
一组事件。同时，建立起各个异构系统之间的关联系统，将各类管理数据进行抽取、转
换，参与流转。
（四）监控
工作过程的监督与控制、工作流程状态、处理时限等都是监控的内容之一。
三、办公自动化软件的管理价值
增强管理执行力是办公自动化软件的管理价值体现。从管理学的角度看，办公自动
化软件的价值主要是规范流程、加强沟通以增强管理执行力。在实际应用过程中，办公
自动化软件的管理价值体现在以下四个方面。
（一）建立内部通讯平台
平台上的员工通讯录、在线交流功能使工作信息得以及时的传递，保障工作的顺利
进行。
（二）建立信息发布平台
公告、调查、讨论的发布让信息准确无误地传递到各个用户。
（三）实现工作流转的自动化
协同流程的建立根据不同的工作对象灵活使用。
（四）实现文件管理的自动化
通过OA办公平台进行电子公文的发布，在协同工作中设置专门的流程，在文档管
理中建立相应的文件夹进行存档、归档操作。电子公文的实施取代了传统的公文传递方
式，不仅是传递方式的变革，还是管理意识的改变；除此之外，文档管理还可以进行文
档的共享和借阅，方便地实现了知识的共享。
四、办公自动化在工作中的使用意义
办公人员使用该软件后使管理工作变得轻松。原因有三:(1)信息流通快，以前两三
天处理的一个报告，在平台上可以压缩在1h内完成 ；(2)文件和工作都被自动、有序的流转，在办工作、待办工作清晰明了，相当于给使用者安排了一个虚拟秘书，大大减
少了工作量；(3)信息发布平台使无效会议减少。
其次，协作性、灵活性显著提高。但在专业化效率日渐提高的今天，部门和部门、环节和环节之间协作效率高低就成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素。办公自动化
软件不仅能够帮助单位建设无边界组织，消除单位的信息死角，成为单位上下左右沟通
润滑剂，而且提高了单位部门间的协作能力，增强了团队精神。
第三，提高了管理效率。在办公自动化软件平台上，可以了解每项业务、每个职员的进度和状态，了解哪些地方、哪个环节有改善的余地、挖掘的潜力，借此提高组织的工作效率和管理效率。
第四，规范性增强。在办公自动化平台上，人的意志无法改变程序运行，一切都得
按照既定规则、单位制度进行。同时，杜绝了越权操作，增加了监督性。
最重要的一点是实现了知识管理。文档管理自动化可以使优秀员工的思想技能不断
积累；能即时管理、更新每个部门的各种资料。
五、办公室实习收获
办公室在单位是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽，推动各项
工作朝着指定目标前进的中心。对内外工作协调、沟通，做到上情下达，下情上报，以
致办公室的工作繁杂琐碎。在此我将我的收获做了以下总结：
（1）公文方面的学习，主要包括公文的写作格式、要求，语言特点，公文的传送渠
道、方式的认识和公文的整理归档工作，通过实习，使自己对公文写作这一专业知识有
了更加具体的认识，促进了理论知识向实践动手能力的转化，使我受益良多。
（2）学习机关单位对外事务办理的程序及礼仪、礼貌用语、办事方式和技巧，让我学得更多的社会知识，能够更好的溶入社会。
（3）学习使用办公自动化设备如复印机、打印机、传真机、扫描仪等设备的使用，在我自己的就业天平上再加上一个砝码，增加我就业的资本。
（4）待人要真诚。我总觉得，经常有一些细微的东西容易被我们忽略，比如轻轻的一声问候，但它却表达了对同事对朋友的关怀，也让他人感觉到被重视与被关心。一份
发自内心的真诚能够换取同事的信任，不管是在学习、生活还是工作上，道理都是一样的。
（5）要善于沟通。沟通是一种重要的技巧和能力，时时都要巧妙运用。认识一个人，首先要记住对方的名字。了解一个人，则需要深入的交流。而这些，都要自己主动去做。实习中，跟下属部门的电话联系、与处室人员的交流，这一切的一切都能够锻炼我们的交流能力，使我的沟通能力得到进一步的提高。
（6）要有热情和信心。不管在哪个行业，热情和信心都是不可缺的。热情让我们对
工作充满激情，愿意为共同的目标奋斗；耐心又让我们细致的对待工作，力求做好每个
细节，精益求精。激情与耐心互补促进，才能碰撞出最美丽的火花，工作才能做到最好。刚开始进入一个领域，接触一份新的工作，都要有热情和信心，同时也要懂得主动出击，只有这样才能更好的与同事熟悉，更好的进入状态，溶入工作环境。
六、实习总结
在文件起草、文书处理、档案管理、文件批转、迎来送往等工作中我强化工作意识，加快工作节奏，提高工作效率，冷静办理各项事务，力求周全、准确、适度，避免疏漏和差错。
在办公室实习工作中严格要求自己，做到在公文办理中突出文稿撰写的准确性，公
文编发的规范性，公文处理的时效性，下发文件无差错，文件分类存放妥善保管。提高
自身素质，协助各股室完成好任务。
千里之行，始于足下”，这短暂而又充实的实习生活，我认为这对我走向社会起到
了一个桥梁的作用，过渡的作用，是人生的一段重要的经历，也是一个重要步骤，对将
来走上工作岗位也有着很大帮助。向他人虚心求教，遵守组织纪律和单位规章制度，与
人文明交往等一些做人处世的基本原则都要在实际生活中认真的贯彻，好的习惯也要在实际生活中不断培养。这一段时间所学到的经验和知识大多来自领导和同事们的教导，老师和同学的帮助，这是我一生中的一笔宝贵财富。这次实习也让我深刻了解到，在工
作中和同事保持良好的关系是很重要的。做事首先要学做人，要明白做人的道理，如何
与人相处是现代社会的做人的一个最基本的问题。
总之在实习阶段，使我的知识水平、思想境界、工作能力等方面都上了一个新的台
阶。在这里我要感谢我的教师，感谢他们平时对我孜孜不倦的教诲，感谢我的同学们，感谢他们对我学习的支持与帮助，感谢我的领导和同事们，是他们让我明白了很多人与
人之间处事的方式方法，感谢他们对我工作的支持与帮助。你们的恩情我现在无能回报，我只能在以后的学习、生活和工作中抱以饱满的热情、坚定的信念、高度的责任心去迎
接新挑战，勇攀高峰，努力回报社会。
参考文献
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