项目沟通管理论文

2024-04-11 07:13:13 精品范文 下载本文

第1篇:项目管理沟通管理论文

项目管理沟通管理论文

引导语:有效的沟通管理对工程项目管理有着积极作用,提高沟通效率的对策和建议很有必要。以下是项目管理沟通管理论文:工程项目管理中的沟通管理研究,供各位阅读与借鉴。

项目管理沟通管理论文:工程项目管理中的沟通管理研究

【摘要】

协调是项目成功的重要保证。沟通是达到组织协调的手段,是解决组织成员间障碍的基本方法。长期以来,人们仅将沟通看作一个信息过程,而忽视了它又是心理的和组织行为的过程,忽视了项目组织沟通的特殊性。本文详细探讨了沟通管理在项目中的关键作用,现行沟通管理的主要方法和主要障碍,最后提出了提高沟通效率的对策和建议。

【关键词】

工程项目管理;沟通管理;沟通管理对策

引言

工程项目管理是运用系统的理论和方法,对工程项目进行的计划、组织、指挥、协调、和控制等专业化活动。工程项目实施的复杂性与利益相关者的多样性导致工程项目管理过程中大量沟通问题的存在。因此,工程项目管理中对沟通的管理是非常重要的,沟通管理对整个项目目标实现所体现的作用也是无法替代的。此外,项目的沟通管理离不开科学的沟通管理方法。由于项目干系人知识和技术水平的限制,现行的工程项目管理中的沟通管理存在着很多障碍,本文的主要创新点就是对工程项目管理中沟通管理面临的障碍提出科学的对策。

1 有效的沟通管理对工程项目管理的作用

系统是由若干个互相作用和互相依赖的要素组合而成,且有特定功能的整体。工程项目作为一个复杂的系统,是技术、物质、组织、行为和管理系统的综合体。在复杂的工程项目系统中,各单位有不同的任务、目标和利益,他们都企图指导干预项目的实施过程。作为整个项目建设的神经中枢,有效的项目沟通管理直接关系整个工程项目的进度和最终效益,其主要目的是保证项目全过程中的各种信息及时准确的收集、整理、存储、分析、共享,并构建畅通的项目团队内外部信息交换和交流的机制,以确保工程项目的成功。有效的沟通管理主要有以下几个作用:

首先,组织的高层管理者的核心任务是沟通管理。实现对人的领导,就要与被领导者进行沟通,没有沟通活动,就无法传递领导者的意图,被领导者就不存在被管理的现象,组织的相关活动就处于无序状态。

其次,沟通管理的作用还表现在对变革的'支持。管理的根本目的就是进行变革,受固有因素的影响,变革中会遇到各种障碍及阻力,而沟通管理的作用之一就是消除障碍,管理者必须要充分运用沟通管理这一手段进行消除工作。

2 实现有效工程项目管理的方法

项目中的沟通方式是丰富多彩的,可以从许多角度进行分类。例如:按组织层次分为垂直沟通、横向沟通、网络状沟通;按有无信息的反馈分为双向沟通和单向沟通,等。本文介绍正式沟通和非正式沟通。

2.1 正式沟通

正式沟通是通过正式的组织过程来实现或形成的,有既定的目标和有计划的活动。它由项目的组织结构图、项目工作流程、项目管理流程、信息流程和确定的运行规则构成,并且采用正式的沟通方式。这种沟通结果常常有法律效力,它不仅包括沟通的文件,而且包括沟通的过程。例如,会议纪要若要超过答复期不做反驳,则形成一个合同文件,具有法律约束力;对业主下达的指令,承包商必须执行,但业主要承担相应的责任。

2.2 非正式沟通

非正式沟通是通过项目中的非正式组织关系形成的。非正式沟通主要有以下方式:

(1)通过聊天,一起喝茶等传播小道消息,了解信息,沟通感情。

(2)在正式沟通前后和过程中,在重大问题处理和解决过程中进行非正式磋商,其形式可以是多样的,如聊天、喝茶、用餐、或小组会议。

(3)现场观察,通过到现场进行非正式巡视,与各种人接触、座谈和旁听会议,直接了解情况,这通常能直接获得项目中的软信息。

(4)通过大量的非正式横向交叉沟通能加速信息的流动,促进理解和协调。

有时,我们可以把正式沟通和非正式沟通两种方式结合使用。

3 项目沟通的主要障碍

由于工程项目管理的特殊性,导致现代工程项目中的沟通面临许多障碍,主要包括:

(1)现代工程项目规模大,项目相关单位多,各单位更多关注自身利益,给相互之间的沟通造成阻碍。

(2)由于现代工程项目技术复杂,要求高度专业化,但专业化会造成专业隔阂,会妨碍协调。

(3)由于项目是一次性的、暂时的,所以人们容易只考虑眼前利益,忽视长远利益。在项目开始阶段很长时间,人们互相不适应,不熟悉项目的运作,容易产生沟通障碍。

(4)人们的社会心理、文化、习惯、专业和语言对沟通产生影响,特别在国际工程项目中,参加者来自不同的国度,更加增加了沟通的障碍。

4 提高工程项目沟通管理效率的对策

沟通管理在工程项目管理中发挥着无可替代的作用,提高沟通管理的效率对工程项目目标的实现至关重要。要实现有效的沟通,可以从以下几个方面入手。

4.1 建立良好的心理契约

建立良好的心理契约是实现有效沟通的第一要则。著名的企业理论家EdgerSchein提出:“除非成员承认正在运行的权利系统,否则组织是无法运作的。而这种承认又是依靠组织和成员之间的心理契约来支撑的。”心理契约指的是组织和成员之间的良好的沟通关系,是组织成员达成的心理认同。

在工程项目管理过程中,心理契约能够在团队成员中产生心理认同,激发团队成员的工作积极性,有助于项目目标的高效实现。

4.2 正确对待组织争执

在项目中,由于项目各相关干系人的专业背景、文化水平、利益目标等的不同,在项目组织内部常常会有争执产生,争执的产生是正常的,一个组织适度的争执是有利的,没有争执,过于融洽,则没有生气和活力,可能导致没有竞争,没有优化。正确的方法不是宣布不许争执或让争执自己消亡,而是通过争执发现问题,让大家讲出心里话,暴露矛盾,获得新信息,通过积极的引导和沟通达成一致,化解矛盾。

5 结语

沟通是人际之间传递信息的过程,它对于工程项目目标的实现是必不可少的,而且也是至关重要的。管理制度创新,财富增长方式的转变,都要求企业建立一个有效的沟通环境,一个有效的沟通体制,让知识、信息和情感这些竞争的优势资源充分发挥作用,为项目成功奠定坚实的基础。

第2篇:项目沟通管理论文

项目管理中的沟通管理

摘要:项目沟通管理是现代项目管理知识体系中的九大知识领域之一,包括为保证及时与合理地生成、收集、分发、储存、提取及最终利用项目信息所需要的各过程。旨在为保证各项目干系人(包括项目团队、关系人、客户及发起人)及时得到信息并对信息做出相应的反应。项目沟通几乎贯穿于项目的每个环节,有效的沟通管理促成项目的成功,各项目干系人都应明白沟通会对项目产生怎样的影响,可以说,沟通的成败将决定整个项目的成败。本文从项目沟通管理的定义出发,揭示了项目沟通的重要性,分析项目沟通管理的技巧及方式,阐述了沟通管理应坚持的几项原则。

关键词:项目沟通;管理;方式;原则

一、项目沟通管理

(一)、项目沟通管理的定义

项目沟通管理,就是为了确保项目信息及时适当地产生、收集、传播、保存和最终处置所需实施的一系列过程。

(二)、项目沟通的重要性

对于项目来说,要科学的组织、指挥、协调和控制项目的实施过程,就必须进行信息沟通。没有良好的信息沟通,对项目的发展和人际关系的改善,都存在着制约作用。进行项目沟通的重要性,具体来说,主要表现在以下几个方面:

1、决策和计划的基础。项目班子要想做出正确的决策,必须以准确、完整、及时的信息作为基础。

2、组织和控制管理过程的依据和手段。只有通过信息沟通,掌握项目班子内部的各方面情况,才能为科学管理提供依据,提高项目班子的组织效能。

3、建立和改善人际关系是必不可少的条件。信息沟通,意见交流,将许多独立的个人、团体、组织贯通起来,成为一个整体,减少人与人的冲突,改善人与人,人与班子之间的关系。

4、沟通有助于决策。任何决策都会涉及到干什么、怎么干、何时干等问题。每当遇到这些急需解决的问题时,管理者就需要从广泛沟通中获取大量的信息情报,然后进行决策,或建议有关人员做出决策,以便迅速解决问题。下属人员也可以主动与上级管理人员沟通,提出自己的建议,供领导者做出决策时参考,或经过沟通,取得上级领导的认可,自行决策。

5、有效的沟通可以减少管理成本。项目管理中的沟通是有成本的,项目的管理有效性取决于项目管理的沟通成本,而沟通成本一般取决于项目管理组织设计中项目管理的协作性,也就是说取决于项目成员之间的沟通意愿和沟通能力。

二、项目沟通中产生的问题

在项目管理过程中我们可能都曾遇到类似这样的问题,在进行项目阶段性成果检查时,发现客户的实际要求和开发的功能不相吻合,或者客户所要求的某种属性并没有得到体现,或在设计过程中,开发人员开发出的内容与设计要求大相径庭等等问题。究其原因,都是由于没有做好充分、有效的沟通。项目需要充分的沟通,以达到明确的项目目标、清晰的工作职责、明晰的项目需求等。沟通障碍可能会造成项目返工,影响项目进度和成本,甚至会导致项目的失败。

在实际的工作中,导致沟通问题的原因主要有:

1、不正确的沟通态度。第一种,项目经理和项目组成员都是“高科技人员”,就导致“我以为”的错误,太过自信没有认真确认沟通;第二种是,不敢沟通,不敢和客户沟通、不敢和上级领导沟通尤其是跨部门的沟通,害怕被拒绝,害怕沟通中遇到的阻力;第三种懒得沟通,认为这么简单的东西不用沟通,凭自己的理解就可以完成等等,导致出现偏差。

2、人的惰性。因为人的惰性,有些用户可能并不会认真确认用户需求文档,只有到系统完全做出来了,才会提出有些内容是需求理解错误;有些开发人员也不会认真看设计文档,而是直接就去开发; 项目相关的文档不能及时地根据变化进行修改和更新等等。

3、缺乏正确的沟通技巧。因为没有选择正确有效的沟通方法导致和客户沟通失败,因没有一个畅通的沟通机制导致设计与开发产生偏差。所以,对于项目经理应具备一定的敏感度和懂得依据具体的需要使用不同的沟通技巧知识。

4、项目的时间约束。一方面项目的开发时间是有限制的,往往为了追求项目的进度而忽视或者是压缩沟通时间; 而另一方面客户的时间也是有约束的,往往客户是没有专职人员全程去参与项目就导致常常会因为客户没有时间而无法进行正常的项目沟通导致项目推后。

那我们应该如何加强沟通呢?一是积极有效的沟通态度。项目经理在整个项目中理所当然的承担着沟通的信息收集传递和中转的工作。项目经理应积极主动地去与相关人员进行沟通,保证项目顺畅进行,当沟通效果不理想,要通过及时上升问题的高度,寻求各级相关领导和职能部门的协助,通过合理地借用外部力量来达到项目组的既定目标。

(一)、与客户的沟通

用户需求是信息项目的开发基础,正确清晰的了解用户需求对项目开发起到事半功倍的效果,那如何做好与客户的沟通那,我认为有几个方面:

第一,作为项目经理要充分的了解业务,有重点的进行沟通,做到有的放矢。

第二,项目经理要用引导的方式与客户沟通,因为客户往往不是技术人员,并了解需求的表述要到怎样的程度,所以项目经理要引导客户讲出。

第三,要及时让客户了解项目进展状况和遇到的问题,让对方在一定程度上了解项目的现实情况,这样可以增进双方的相互理解,有利于项目工作开展。

第四,要客户及时参与到项目的测试中来,通过让客户尽早介入体验项目成果,减少项目后期的修改运维工作量。

第五,提前做好沟通计划,避免因为不能配合客户的时间,约不到客户,而导致项目推迟,无谓的增加项目等待时间。

(二)、与部门领导的沟通

不同的单位项目组的组织机构矩阵不同,但都需要与自己部门领导或相关之职能部门的领导进行沟通。我认为与部门领导的沟通时需要注意几点:

第一,当遇到问题需要部门领导给予支持时,要能够简明扼要的说明问题,明确需要领导哪方面的支持。

第二,问题应该怎样解决自己要先有思路,明确方案1、2、3,说明项目组倾向于选择哪个方案,原因是什么,然后再由领导作决策,而不是把问题直接扔给领导。

第三,不要一味的向领导妥协。有些问题一味的承诺不切实际的去做,会严重影响项目工作,所以应依据实际情况,对领导讲明原因,使项目顺利开展,这既是对工作负责,也是对领导、对项目组负责。

(三)、项目组内部的沟通

有些项目经理认为,项目组成员每天都在一起,就不需要特别的沟通,其实这是不正确的,就算是项目组内部也应该建立沟通机制,因为项目的开发是项目团队整体努力的结果,如果项目组成员不能及时了解到其他的功能开发、变更情况,而导致相关功能开发的信息不对称而影响了整体的开发。二是使用正确有效的沟通方法。沟通方式可以分为书面沟通和口头沟通,也可以分为正式和非正式。项目经理应该依据项目的实际情况和场景来选择不同的沟通方式。

书面的沟通大多是用来进行通知、确认和要求等活动,包括邮件、周报、正式函件、文书等。书面沟通时语言文字可以多次修改完善、内容准确可信、信息准确性高,但往往不够直接,在一定程度上可能会影响到信息传递的意义。口头沟通一般包括会议、面对面交谈、电话、讨论等。

这个方式比较直接,简单有效,比较容易被大多数人接受,但它无法像书面沟通一样留下“字据”,所以不适宜用类似确认这样的沟通。如何有效地利用这些方式使得能够清晰有效的沟通得到预期的目的:一是可以通过制定有效的沟通

制度和沟通机制,如定期召开制定工作规划、制订沟通计划、项目周报等方式来保证信息的有效沟通,遏制人的惰性;二是应采用多种沟通方式并用的方式,来保证沟通的信息确保传达到位;三是利用一些工具来协助加强沟通,比如通过邮件、网络、相关管理工具等等。

三、良好的沟通管理策略

项目中难免会有冲突发生,冲突解决得好不好,对于项目冲突影响非常大。过多的冲突会破坏项目组织的功能,过少的冲突会使项目组织僵化,对冲突实施科学、有效的管理是项目 综合管理的一项重要内容。为了预防和解决项目沟通中产生的冲突,我们需要采取以下策略:

首先,沟通是人的沟通。不管客户还是项目成员,他们在项目中都会有自己的利益关注点。有效的沟通机制,能够帮助项目组与客户建立良好的关系,为项目的顺利实施,以及后期项目的开发奠定好的基础。同时,有效的沟通机制也会对项目团队的建设起到积极的作用。每个成员参与项目都会有自己的目的:有的人为了挣钱,有的人是为了学更多的知识,有的人是为了积攒成功案例和工作经历。作为项目经理要了解每个成员的想法,并对他们的想法进行分析。在项目实施中,项目经理要对人员进行合理搭配,在满足项目需求的同时,还要尽可能的满足每个项目成员的个人需求。

其次,情感的沟通是有效的手段。在项目中,项目经理要与自己的成员保持经常性沟通,交流工作中体会。不要以为开Party或者送小礼物是多余的,其实,有时候,一个简单的眼神或表情都代表了一种工作状态。项目经理需要经常和员工聊天或谈心,了解他们在工作中的问题和难处,积极为他们想办法。项目经理也要和客户保持良好的私人关系,通过聊天可以了解到客户新的需求。当然,有时在与客户沟通时,为了达到目的,项目经理还要与项目成员密切配合,一个唱“红脸”,一个唱“白脸”。

最后,项目经理要善于聆听。项目经理的日常工作很大程度上是在听取各种意见。在各种会议和交流活动中,善于听取所需的信息和知识是项目经理必需的能力。项目经理对所有员工的抱怨要全部接受,这也是项目经理的能力之一。比如搞软件开发,很可能一项开发工作很难进行,项目经理虽然不能帮上忙,但要耐心聆听程序员的抱怨,使他们工作中的不快得以很快发泄出来,这也是对项目进程的一种推动。

四、项目沟通应坚持的原则

(一)、统一性原则

经由沟通管理“三步曲”建立起来的建设管理秩序本身就是为项目建设制定的统一运转管理模式,从信息、的产生、传递、接收到信息的反馈的全过程是一致的。它与项目建设有关规定、说明、报告及规范操作办法一起,构成了项目沟通管理的《通用词典》。虽然《通用词典》也需要随着项目的进展与经验的积累而不断充实、调整与完善,但是,它的存在必然成为沟通管理所遵循的统一性原

则之参照体系,这样一个模板的建立,越来越体现出沟通管理统一性原则的实用价值和关键所在。

(二)、沟通有效原则

所有的沟通工作都是为了使某一事件或问题矛盾得到解决、使矛盾各方最终达成一致而开展的。对信息的接收与理解是否符合信息发出者的思维宗旨,接收者与发出者间是否存在歧义,是衡量沟通是否有效的标准。

有效的沟通起始于积极有效的聆听,在沟通中经常出现这样的情况:虽然你听到了我的话,并表示理解了,但是,你所认为的理解并不是我说话的本意。因此,有效聆听是首要的。

在项目管理实践过程中,在口头沟通和会议沟通时沟通各方要集中精力,适时提问以真正弄清概念。避免词不达意或理解偏差,造成“你讲你的,我想我的”,聆听者要有耐心听清、弄懂讲话者的整个思路,不打断、不排斥不同意见、不拒绝不同观点,更不要带着偏见去听。

其次,信息发布者在表达中要使用准确、坦白的语言,尽量避免由于婉转客套的表达方式带来的误解。为了确定接收者是否足够准确地接收到了信息,可以请其表述其对信息的理解。

在书面沟通中,对于已被确定使用的文件格式要坚持正确运用,文字简单明了,消除不必要的论述和评论,避免模棱两可的结论和意见,使人易于理解。只有信息发布者与接收者的理解一致了,沟通才可称为有效。

(三)、沟通必要原则

沟通管理也是要付出代价的,如果因过度的沟通工作或繁杂的文档规定使项目管理工作效率低下,那将是得不偿失的。因此,沟通工作的时机与频率的把握至关重要,一切要以必要原则为准绳,在项目关键环节工作结束、出现问题时、统一目标时等必要问题的时间开展。项

(四)、沟通及时原则

信息的产生、传递与接收就是为使项目得到顺利进行,沟通的及时可以使项目中出现的问题尽快得到解决,项目得以持续进行,这也是关系项目目标能够实现的重要保障。

综上所述,沟通是人际之间传递和沟通信息的过程,它对于项目取得成功是必不可少的,而且也是非常重要的。

无论何种规模及类型的项目都有其特定的周期。项目周期的每一个阶段都是重要的甚至是关键性的,特别是大型土建工程和复杂的成套设备生产线安装过程更是如此。显而易见,为做好每个阶段的工作,以达到预期标准和效果,就必须

在项目部门内、部门与部门之间、以及项目与外界之间建立沟通渠道,快速准确的传递和沟通信息,使项目内各部门达到协调一致;使项目成员明确各自的职责,并了解他们的工作对实现整个项目目标所做的贡献;通过大量的信息沟通,找出项目管理的问题及解决问题,制订政策并控制评价结果。因此,通过良好的项目沟通管理,必将做好人力资源管理工作,更好的实现项目目标。

参考文献:

[1] 钱省三.《项目管理》[M].上海:上海交通大学出版社,2006.[2] 陈池波,崔元峰.《项目管理》[M].武汉:武汉大学出版社,2006.[3] 白思俊.《IPMP培训纲要》[M].北京:机械工业出版社,2005.[4] 丁斌,吴剑琳.《项目管理教程》[M].合肥:安徽科学技术出版社,2005.

第3篇:论文准备项目沟通管理

论项目的沟通管理提纲

摘要

2010年5月,我参与了A省人民医院LIS检验信息系统集成项目的建设,并担任项目经理的工作,整个项目投资近200万元,建设工期为5个月。因为是我公司首次参与医疗行业信息系统集成项目的开发和建设,也是该医院首次引进大型信息系统规范检验中心工作流程,技术背景和技术人员都相当的欠缺,时间也比较紧迫,加之业务不成熟,需求多变,因此,开发的难度和风险较大。

为了按照既定的进度、成本和质量完成项目目标,在该项目中,我加强了参与各方的沟通工作,我综合运行项目管理的理论、技术并结合实际项目情况采取措施,加强项目干系人的分析与管理,提高项目组对沟通重要性的认识,加大内部和外部沟通的力度,保证了项目的质量和进度。按期、按质在规定成本下顺利完成了该项目,取得了很好的应用效果,并从中得到很多经验和体会。2010年9月,该项目建设完成,并在A省人民医院正式上线运行,目前十分稳定。

正文

1.项目背景

2.沟通管理在项目中起到的作用。

沟通管理计划编制

3.识别项目干系人的沟通风格,制定对应的沟通方式。

未完,继续阅读 >

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