公司办公用品管理制度_企业办公用品管理制度
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公司办公用品管理制度
第一条：目的为加强我公司办公用品管理，控制费用开支，规范我公司办公用品的采购与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据我公司实际情况，特制定本制度。
第二条： 办公物品购买原则：
按照统一限量，控制用品规格以及节约经费开支的原则，办公用品的采购，由办公室统一负责。办公室根据办公用品使用类别，消耗水平以及库存情况，确定采购数量，编制采购计划，经批准后，组织采购。
第三条：办公用品的分类：
办公用品按使用性质分为固定资产、低值易耗品和低值耐用品三类。
固定资产主要指：办公桌椅、文件柜、电脑、打印机、传真机、空调等价值较高的物品。
低值易耗品：签字笔、圆珠笔、铅笔、胶水、胶带、双耳夹、橡皮、记事本、打印纸、传真纸、便签纸、档案袋（盒）、纸杯、信封、垃圾袋、卫生纸、洗手液等价值较低的日常用品。
耐用品：美工刀、直尺、订书机、打孔器、文件夹、文件架、印泥、计算器、剪刀、U盘、电话机、电风扇等使用期限比较长的物品。
第四条：管理程序：
本办法涉及以下管理程序：申请、采购、入库、保管、发放、使用、维修、报废、盘存、交接等。
1、申请：
（1、）每月25日，各部门根据本部门需要编制需求计划、填写申请表，经部门负责人审批后，交于办公室汇总后报总经理审批；
（2、）个人临时申请，经部门负责人审批后，报总经理批准后交于办公室记录；
（3、）大型类、高值类办公设备的申请须总经理审批，且提前15日填写申请表；
（4、）根据采购数额和预计费用报相应权限负责人批准：
500元以内，由部门负责人批准后报办公室审核、批准； 500-1000以内，办公室审核，报总经理批准； 1000以上则总经理审核、批准。
2、采购：经审批后，办公室负责人派员（两人）依据审批后的汇总表开始采购；
（1、）量少、价值低可就近选择商店进行采购；（2、）量大，可先去市场价格调查，争取优惠采购，节约资金；（3、）价值大，应实地考察，货比三家，择优购买；（4、）建立长期固定供货渠道，节约采购资金；（5、）原则上必须存在发票，特殊情况可同类相抵。
注：采购员不得以公谋私，吃回扣，串通商家谋取利益，给公司带来经济损失，以及影响公司正常运作，一经发现，严肃处理。
3、入库、保管：
（1、）采购结束，应立即入库登记，更新库存数据。（须两人在场）（2、）保管人员做好记录；
4、发放：次月1日开始发放：
（1、）发放标准：各部门根据部门实际使用情况、消耗情况到办公室领取；（2、）消耗品可依据历史记录（如过去半年耗用平均数值）、经验法则（估计使用时间）；（3、）领用人员填写领用登记表，注明“个人或部门领用”、“姓名”、“时间”；（4、）低值易耗品各部门根据需要可不定时领取；（5、）涉及高值管理品的，必须是使用人前来领取并签字，以明确保管责任；（6、）发放人员做好监督、登记并在月末汇总领用情况。
5、使用：（1、）各部门办公用品的使用人系办公用品的直接保管责任人，应做到“用心保管、合理使用，杜绝浪费”。（2、）各部门负责人是本部门办公用品费用控制的责任人，对本部门办公用品预算、消耗负责；（3、）耐用办公用品，一般情况不再增补，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领的使用原则。
6、维修：（1、）电脑、打印机、传真机、复印机等办公用品出现故障急需维护（加碳粉）时由使用部门向办公室提出维修申请；（2、）办公室发现用品为人为故障，应追究使用人或者责任人的责任（依据事实而定）；（3、）如无法维修，可联系经销商或者外部维修机构（超出保修期限）进行维修，并填写《办公用品维修记录》；（4、）维修经办公室和使用部门验收后在维修单上签字作为报销凭证，相关费用由财务部按照规定报销；（5、）如办公用品由于损坏严重或者超出了使用年限等情况，维修费用较高，需淘汰或者新品替代，则需要对于该物品进行报废处理，填写《办公用品报废凭证》说明情况，并说明是直接淘汰还是需要购置新设备，该表将递交给总经理，由总经理决定是否进行报废处理；（6、）若办公用品因个人操作或者使用不当造成损坏的，办公室将根据实际情况追究使用人责任。
7、报废：（1、）对无法维修的办公用品进行报废处理时，须经办公室确认是否达到“已经维修但是无法维修好”、“不存在维修条件”、“没有维修价值（维修费用高于重新购置新品的费用）”等合理情况时才可填写《报废申请单》；（2、）价值小于50元的可自行填写《报废申请单》交办公室审批；（3、）价值大于等于50且小于200元的部门负责人填写《报废申请单》交办公室负责人审批；（4、）价值大于等于200的负责人填写《报废申请单》交办公室审查后总经理审批；（5、）报废批准后，原物品由办公室进行事后处理（财务部门应对200元以上报废物品在《办公用品台账》上核销）
8、盘存： 每月月末，办公室人员应准确无误的对公司办公用品库存进行月度盘存，并登记，为采购提供准确的库存依据，保证正常使用的情况下，降低公司资金占用。
9、交接：（1、）员工离职、辞职或辞退等情况需离开公司时，要填写物品交接清单，并注明移交人、接交人、时间，经办公室确认后方可到财务部进行工资结算；（2、）如在交接中遇到因个人原因造成损坏的用品，要自愿进行赔偿。
10、遗失：（1、）如办公用品出现人为遗失，由使用人按购买原值进行赔偿，无具体使用人的由所在部门共同承担；（2、）如出现被盗、抢等情况，导致贵重办公用品或公司机密文件被盗，遗失部门应积极配合公安机关侦破案件，如能追回遗失物品和遗失文件，则对相关人员予以警告，同时被警告人应加强防盗、防劫意识，积极改进防盗、劫措施；（3、）不能追回则根据事实，由相关责任人对该事件负责；
第五条、附则：
（1、）相关人员做好各自岗位责任，共同维护好办公用品的使用管理制度；（2、）本制度经各部门讨论后报总经理审批后开始执行。
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