备用金及借款的管理制度确定版_备用金及借款管理规定
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借款管理制度
目的:为加强公司资金管理,提高资金的使用效率和工作效率,有效控制资金占用,特制定本制度。
1、备用金是公司财务部门除存放一定数额的库存现金外,为便于公司内部各部门、采购人员及其他工作人员经常出差和日常零星开支的需要,而预支一定数额的备用款项。
2、本制度规定了备用金的借用、使用,报销及管理;日常借款管理规定;使用现金和银行票据的界限。
一、备用金管理规定
1.1、范围:公司各中心公务较多的人员及其他人员,根据工作需要可以申请备用金。1.2、申请程序:
(1)由于业务工作性质,需要备用金的,书面提出申请,写明原由、金额。
(2)申请书应由部门经理签字送交财务部,财务部根据借款者的经常性要求审核,确定限额。
(3)财务部核定后,申请人需填写《借款申请单》经总经理批准后到财务部办理领款手续。1.3、使用规定:
(1)领用备用金的部门,原则上不允许另外借款,如特殊事项需要借款由总经理审批,但是特殊借款不得超过15天,15天之内及时报销结帐。
(2)备用金是为保证业务需要而设,必须做到专款专用,不得挪用和贪污,不得公款私用,损害公司利益。一经发现严肃处理。
(3)财务部会同人力行政部对各部门备用金的使用情况随时进行抽查,发现未按规定使用者,财务部有权停止其备用金的借支。
(5)因业务发展或部门调整,不再需要使用备用金的部门及时办理相关手续,归还备用金。(6)备用金最高限额为3000元,(驻外办事处除外)如确因工作需要增加额度,须经总经理审批。
1.4、报销手续
(1)备用金使用人员报销程序按公司的报销制度执行。(驻外办事处应与每月25日报销上月的费用)
(2)备用金使用人员完成报销手续后,财务人员以总经理签字的单据金额补齐备用金给使用人员。
1.5备用金的管理
(1)离职员工办理完毕备用金还款手续,财务才能支付工资。(2)备用金半年一审批,到期需重新办理借支手续。(3)各中心负责人对备用金的使用情况负有监管责任。
(4)财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账,二、日常借款管理规定
(1)试用期员工不得借支。
(2)借款人借款时,应根据开支的不同范围,详细填写《借款申请单》并附上请款单、付款协议或合同书等经部门经理审批,交由财务部审核后递交总经理审批。
(3)现金借款最低限额为500元。因特殊原因需大额现金(一万元以上),应提前5天通知财务部,以便做好准备。如没及时通知造成的后果自负。
(4)借用支票应取得收款单位全称及准确的金额,以免丢失支票造成损失。如不能取得财务不予借支。有特殊需要时,需写明情况由总经理审批。(经办人在使用支票时,收款单位要与所收发票上注明的单位相符。)
(5)凡是分期支付的借款项目,借款人应提前做好计划,报总经理批准后,送财务部门,以便于对还款情况进行监督、控制与催还。
(6)按照谁借款,谁使用,谁归还的原则,不允许代替他人借款,或以他人名义借款。(7)借用支票人员应在三天内报销清还,遇特殊情况需超过三天者,须经总经理预先批准,并到财务部说明情况。
(8)财务部每月清理一次账目,对逾期不还款或不报账者,应立即通知借款人,并按本规定执行。逾期一个月以上的借款,上报总经理,以便及时采取措施,减少不必要的经济损失。无故不报销者,按所借金额每日罚款千分之五。对于丢失支票的人员,根据情节轻重,处以必要的经济处罚,造成损失者,由持票人负责赔偿。
三、使用现金和银行票据的界限
(1)因公出差人员随身携带的现金,不得超过本人月工资。凡超过上述限额的,需经总经理特批。
(2)单位之间经济往来,非现金结算起点为500元,结算起点以下的零星开支,可以使用现金,起点以上的必须使用支票、电汇或银行汇票结算。(3)本规定的解释权归公司财务部。(4)本规定自颁发之日起开始执行。
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