销售部文员工作规范(参考)_招商文员工作规范
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广州市吉亚隆鞋业有限公司管理资料岗位工作规范之一：业务接待文员岗位工作规范
广州市吉亚隆鞋业有限公司
员工岗位工作规范
岗位：业务文员部门：销售部直接上级：销售部经理
此岗位设编文员壹名。具体的职务能力要求是：具有中专或
中专以上文化程度，36#脚，能熟练操作电脑，工作责任心强，细心认真，具有文员工作的基础经验。其岗位工作的具体项目及内容列述如下：
一、办公室工作
1．考勤
（1）严格执行公司考勤制度，监督每个员工做好上下班考勤、加班及请假登记，以及加班申请条、请假条的管理。
（2）员工因事外出必须要求其说明外出事由，经审定事由合理者方可放行，并要求其出门前登记。
（3）安排星期天值班人员。
（4）每月末把员工全月考勤情况报部门经理审核批准签字后，于次月初的两个工作日内上报公司人事。
2．卫生组织安排本部门员工每日的卫生清洁工作，保持办公环境美观整洁。
3．办公用品管理
（1）做好办公用品日常的领用登记、入库登记工作。
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（2）每月月底必须对办公用品的库存进行实盘，依实盘结果拿出下月预算报部门负责人审批签字后，向公司申领。对一些专用需自购的用品必须办理申购手续后，才可购买。
4．员工用餐安排
（1）安排部门员工中午用餐。
（2）对每天用餐情况及时登记，对当月用餐费用在次月2号以前与统计核对无误后报批。
5．负责外联公关负责与外部(如物业管理处、纯净水公司、IP公司等)的联系及相关信息咨询（如机票、火车票、酒店等）。
二、日常业务工作
1．日常开单及交货期登记传真
（1）协助统计做好日常开单工作，注意按制单的流程步骤操作： ① 要根据客户要求的款号、颜色面料、配码、印唛、数量制单，订单上应注明单价、总数量、总金额、单号、日期、客户地区、名称等，缺一不可。开好的订单必须核对无误后方可签名； ② 所有订单必须经统计复核确认才可传真回厂。
（2）收到工厂传真过来的交货期后，先交给统计核对货期是否可以接受，经统计确认后把交货期登记在订单上，及时传真给客户。
2．传真件
（1）所有的传真件（如“物料配送”、“更改通知”等）必须要注明接收人和传真时间（在右上角注明），并分类装订、保存。
“更改通知”单必须经统计确认后才可以传真到工厂或客户。
（2）销售明细单必须在第一时间传真给客户，具体步骤如下： ① 先将货运单的托运单号注明在销售明细单上。
② 核对销售明细单上的数量、日期是否与货运单一致。
③ 核对销售明细单上的款号、颜色面料、印唛、数量、单价、总金额是否与订货单一致。
④ 经核对无误后在订货单上注明发货日期、数量（用红色水笔登记，已发完货的款式在该款数量旁打勾）。
⑤ 发现实际出货期与交货期有出入时，马上通知统计跟进。⑥ 经核对无误后必须在销售明细单左下角签名认可，并把红单联和货运单留本部门，黄单联交给财务部作帐；
⑦ 将销售明细单（红单联）传真给客户，盖注“已传”字样印章并标明传真时间，然后把销售明细单交与统计。
⑧ 将货运单分客户装订、保存。
（3）对客户要求的物料要及时填写物料配送单，单上必须详细注明客户名称、物料名称、数量、单价、发送方式、日期、制表人等。物料配送单必须经统计确认后方可传真回厂，并跟进物料发出情况。
3．负责收货、发货通知及跟进
（1）接到货运部收货通知电话后，在“收货通知”单上详细填写发货地址、收货地址、收货人等，及时传真回厂，并跟进工厂是否有收到货。
（2）当客户收货地址或收货人等有变动时，在“客户发货方式通知”单上填写清楚，及时通知工厂司机及发行文员修改客户档案资料。
4．协助其他同事电脑制表制单
5．负责各种函件、通知、文件等文稿打印
6．部门资料、文档的管理，对部门所有文件资料必须分类存档，该备份的一定要定期备份，以便查阅和备案。
三、日常接待
1．做好接听电话、传话、收发传真、邮寄信件、EMS等工作。
2．对来访客户要提供热情周到的服务，没有预约的来访客户，要询问有关的同事，然后做出适当的处理。
3．建立并维护所有客户档案
（１）建立一份完整的客户档案，包括客户的基本资料、货运资料、银行结算资料及税务资料等。
（２）客户档案资料有更改时，要及时地通知公司所有的有关人员。
四、订货会
1．订货会前期
（１）参与订货会前期的筹备工作，积极配合订货会的工作安排，完成分派给自己的工作任务。
（２）认真学习设计开发部及销售部准备好的新一季货品培训资料，积极参加公司组织的订货会产品培训。
（３）对拟向客户推广之所有鞋板认真仔细地了解消化。
（４）对拟向客户推广之鞋板，认真仔细地试穿，发现问题要马上反映，开发部修改过的鞋板要再试穿，直至问题解决为止。（５）协助形象监理布臵展厅。
（６）通知客户参加订货会及跟进客户到会的日期。
（７）准备好订货会期间所用的水杯、袜子等物料，并协助统计准备订货会期间所用的表单。
2．订货会期间
（１）订货会期间向客户介绍产品，并根据鞋的风格搭配服装，向客户走秀展示鞋子。
（２）协助统计参与接订单工作。
（３）合理安排好客户的茶水和用餐。
三、订货会结束后
1．协助统计整理客户订货时的特殊要求，并记入备忘录。
2．及时将订货单传真回厂，收到交货期后，把交货期登记在订货单上，然后传真给客户，传真步骤见“
二、日常的业务工作之2传真单”。
3．将订单分客户、地区装订保存（包括原始订单）。
五、维修鞋
1．收到客户的“退鞋明细”后，将“退鞋明细”传真回厂，并将发出日期、款号、颜色面料、数量、客户要求的处理方式、维修要求或退货原因等录入电脑。
2．与工厂确认客户退鞋是否已收到，并跟进退鞋的交期，尽量缩短维修时间。若在正常时间内工厂未收到退货，根据货运单查询原因，直到收到货为止。
3．收到工厂传真的“成品退货检查表”后，对照之前已录入电脑资料，把收到日期、码数、工厂处理方法、交货期补充完整，并检查实际收到货品与客户之前的传真是否一致，若不一致，与客户重新核对，再通知工厂。
4．当工厂处理方法与客户要求有出入时，要及时与客户沟通，并回复工厂，根据实际情况协商处理。
5．根据维修鞋的交货期对工厂予以跟进，尽可能把维修时间控制在三至五天内。
6．收到维修鞋出货明细单时：
（1）先将货运单的托运单号注明在维修鞋出货明细单上；
（2）核对维修鞋出货明细单上的数量、日期是否与录入电脑资料一致；
（3）核对无误后在维修鞋出货明细单左下角签名，白单联和货运单由本部门保存，红单联返还工厂；
（4）将维修鞋出货明细单（白单联）传真给客户，盖注“已传”字样印章并注明传真时间。
（5）把维修鞋出货明细单分客户装订、保存。
六、上级领导临时安排的其它工作。
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