得心应手办公室主任必备资料(41)_办公室主任资料
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第二章 员工工作规范
第一节 文员岗位工作规范
一、办公行政事务管理制度
第一章 总 则
第一条 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准
化、制度化，提高办事效率，特制定本制度。
第二条 本制度所指的行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。
第二章 档案管理
第三条 归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情 况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
第四条 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及数据齐全完 整，密级档案必须保证安全。
第五条 档案的借阅与索取
1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人 员办理借阅手续，直接提档。
2.公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续。3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻
印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经 理批准方可摘录和复制，一般内部档案由总经理办公室主任批准方可摘录和复制。第六条 档案的销毁
1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。
2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁；一般内 部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。
3.经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监 督销毁。第三章 印鉴管理
第七条 公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。
第八条 公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后，管理印鉴人方可 盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。
第九条 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统 一编号登记，以备查询，存档。
第十条 公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其他特殊情
况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回 来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。第十一条 盖章后出现的意外情况由批准人负责。
第四章 公文打印管理
第十二条 公司公文的打印工作由总经理办公室负责。
第十三条 各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部 打印，按价计费。
第十四条 公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办 公室留底存档。
第五章 办公及劳保用品的管理
第十五条 办公用品的购发
1.每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总 经理办公室。
2。总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审
批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划地分发给各个部、室，由部室 主任签字领回。
3.除正常配给的办公用品外，若还需用其他用品的须经总经理办公室主任批 准方可领用。
4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品 清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。
5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库 存合理、开支适当、用品保管好。
6.负责购发办公用品的人员要建立账本，办好入库、出库手续，出库一定要 由领取人员签字。7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁，注意安全、防火、防盗，严格按 照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。
第十六条 劳保用品的购发
劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统 一发放。
第六章 库房管理
第十七条 库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立账卡。第十八条 采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点
清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实 物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。第十九条 物资入库后，应当日填写账卡。
第二十条 严格执行出入库手续，物资出库必须填写“出库单”，经公司办公 室主任批准后方可出库。
第二十一条 库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续。
第二十二条 严格管理账单资料，所有账册、账单要填写整洁、清楚、计算； 准确，不得随意涂改。
第二十三条 库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设 施，做到防火、防盗、防潮。
第七章 报刊及邮发管理
第二十四条 报刊管理人员每半年按照公司的要求做出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。
第二十五条 报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并 分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保 管、存档备查。
第二十六条 任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经总经理办公室 主任批准。
第八章 附则
第二十七条 公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件
1.私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或自己送往邮局。2.所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发。3.控制各类挂号信凡因公需挂号者，须经各部室主任批准，总经理办公室登 记后方可邮发。
第二十八条 本制度如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要 的，各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。第二十九条 本制度解释权归总经理办公室。第三十条 本制度从发布之日起生效。
二、会客管理办法
一、总则 1.制定目的加强本公司会客管理，提升工作效率，使本公司会客管理体制化、明确化。2.适用范围
凡隶属本公司员工的会客管理，悉依照本办法。3.权责单位
（1）管理部负责本办法制定、修改、废止的起草工作。（2）总经理负责本办法制定、修改、废止的核准。4.总务部为本办法的管理部门。
二、管理办法 1.会客登记
（1）访客光临时，均应请访客将公司受访对象、来访目的等登记于《来宾登记 簿》，并征得受访人同意后请入会客室（经事先报备或经主管核准进入）。（2）访客如需进入时，应请访客留置其个人身份证件，发给《来宾证》，并登 录《来宾登记簿》，离去时退还。2.会客地点
（1）公务访客
原则上在会客室会谈，为礼貌起见，在会客室会谈时，被访人应给来访者备上 茶水。如因公务需要进入公司，须经事先报备或经主管核准进入。
本公司外包协作厂商、供应商等访客进入公司，应依照上述的会客登记规定登 记。
本公司重要客户来访，可在相关业务人员陪同下，免办会客登记进入。本公司研发单位办公区域严禁任何访客进入。（2）私人访客
一律于会客室会谈，如确有必要进入公司，应经管理部主管核准，并依照上述 规定办理。2.会客时间
（1）公务访客
一律于上班时间内接待，如因业务需要于下班后接待公务访客，须事先报备并 经主管同意。
（2）私人访客
私人拜访应利用中午休息及下班时间，如于上班时间会客，会谈时间不得太 长，以免影响工作。
宿舍访客会客时间一律以下班时间为限。晚上 7时起，私人访客一律停止。
三、注意事项
1.应注意访客进出所携带物品的查核，严禁携带危险物品进公司。2.会客时应注意不得泄漏公司机密。
3.会客时应注意谈话礼貌，不得大声喧哗影响他人。
三、来宾接待管理办法
一、总则 1.制定目的使来宾来企业参观有规可循。2.适用范围
凡隶属在企业范围内的来宾接待，依本办法管理。3.权责单位
（1）管理部负责本办法制定、修改、废止的起草工作。（2）总经理负责本办法制定、修改、废止的核准。
二、参观接待 1.参观种类
（1）定时参观：先以公文或电话预定参观时间与范围。（2）团体参观：机关学校或社会团体约定来厂参观者。
（3）贵宾参观：政府官员以及国内外各大企业负责人，经企业允许来厂参观 者。
（4）普通参观：因业务需要来参观者。2.接待方式
（1）团体参观：凡参观人员均先在会客室接待，并以茶水招待，由管理部协同 有关单位决定陪同人员。（2）贵宾参观：视情况等级定接待场所，按公司通知以咖啡、点心、饮料、茶 水或其他方式招待，并由公司高级管理人员陪同或由相关部门派员简报（标准由管 理部另行制订）。
（3）普通参观：以茶水招待之，由管理部或相关部门派员陪同。（4）临时参观：同普通参观。3.参观规则
（1）贵宾参观及团体参观：由公司总经理核准，并于参观前两月将“参观通知 单”（略）填送各工厂管理部门并知会门卫，以便办理接待，如时间赶不及得先以 电话通知后补办通知单。
（2）普通参观：由各部门经理核准，并于参观前一日将参观通知单填送工厂并 知会门卫，但参观涉及两个部门以上者，应比照团体参观办理。
（3）临时参观：由各部门经理核定，并于参观前一小时以电话通知各工厂管理 部办理接待，如参观涉及两个部门以上者，管理部应协调办理接待。（4）未经核准的参观人员，一律拒绝其参观，擅自率领参观人员参观者，以泄 露商业机密论处。4.参观限制
（1）参观人员除特准者外，一律婉拒拍照、录像、录音，并由陪同人员委婉说 明。
（2）企业正在研制开发的产品，以及放置公司机密资料的办公室，一律不准参 观（由管理部另订管理规定）。
四、会议管理制度
第一章 总则
第一条 为改进作风，减少会议，缩短会议时间，提高会议质量，特制定本 制度。
第二章 会议分类及组织 第二条 全厂会议 归纳为四类：
1.厂级会议：主要包括厂级领导（扩大）会，全厂管理人员会、全厂员工大
会、全厂技术人员大会以及各种代表大会。应分别报请厂部批准后，由各办事部门
分别负责组织召开。2.专业会议：是全厂性的技术、业务综合会（如经营活动分析会、质量分析
会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等），由分管厂领导批准，主管业 务科室负责组织。
3.系统和部门工作会：各车间、科室召开的工作会（如车间办工会、科务会、车间或科室员工大会等），由各车间科室领导决定召开并负责组织。4.班组（小组）会：由各工会、小组长或行政班组长决定并主持召开。
第三条 上级或外单位在本厂召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）
或厂际业务会（如联营洽谈会、用户座谈会等）一律由厂办受理安排，有关业务对 口科室协作做好会务工作。
第三章 会议安排 第四条 例会的安排
为避免会议过多或重复，全厂正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行
规定的时间、地点、内容组织召开。例行会议安排如下：
1.行政技术会议
（1）厂长办公会
研究、部署生产行政工作，讨论决定全厂生产、行政工作重大问题。（2）厂务会
总结评价当月生产、行政工作情况，安排布置下月工作任务。（3）班组长以上管理人员大会（或全厂员工大会）
总结上季（半年、全年）工作情况、部署本季（半年、新年）工作任务，表彰 奖励先进集体、个人。
（4）经营活动分析会
汇报、分析工厂计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定 成绩，揭露矛盾，提出改进措施，不断提高工厂经济效益。
（5）质量分析会
汇报、总结上月产品质量情况，讨论分析质量事故（问题）、研究决定质量改 进措施。
（6）安全工作会（含治安、消防工作）
汇报总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故 隐患，研究确定安全防范措施。
（7）技术工作会（含生产技术准备会）
汇报或总结当月技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作
计划完成情况，布置下月技术工作任务，研究确定解决有关技术问题的措施方案。（8）生产调度会
调度、平衡生产进度，研究解决各车间（科室）不能自行解决的重大问题。（9）科务会
检查、总结、布置工作。
（10）车间办公会
检查、总结、布置工作。（11）班组会
检查、总结、布置工作。（12）班组（科室）班前会 邀集与会人员的选定标准：
①对于该项议题确实深有感触者。
②本次会议的结论将会对其有所影响者。
③对于该项议题确实握有资料、学有专精且富有经验者。
④邀其与会参与发言讨论的好处要比因该员工出席会议而致工停顿所造成的损 失来得更大者。
对前一天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。2.各类代表大会
（1）员工代表大会。
（2）车间（部门）员工大会（或员工代表小组会）。（3）科协会员代表大会。（4）企协会员代表大会。3.民主管理会议（1）工厂董事会。（2）工厂管理委员会。（3）厂长联席会。（4）生产管理委员会。（5）生活福利委员会。4.论文、成果发布会（1）科协年会。（2）企协年会。
（3）厂 QC成果发布会。（4）科技成果发布会。（5）信息发布会。
（6）企管成果发布会。
第五条 其他会议的安排。
凡涉及多个车间（科室）负责人参加的各种会议，均须于会议召开前由召集单 位经部门或分管厂领导批准后，报厂办汇总，并由厂办统一安排，方可召开。第六条 厂办每周六应将全厂例会和各种临时会议，统一权衡编制会议计划 并印发到厂领导和各车间、科室及有关服务人员。
第七条 凡厂办已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前 2天报请厂办调整会议计划。未经厂办同意，任何 人不得随便打乱正常会议计划。
第八条 对于准备不充分或重复性或无多大作用的会议，厂办有权拒绝安 排。
第九条 对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，厂办有权安 排合并召开。
第十条 各部门会期必须服从全厂统一安排，各部门小会不应安排在全厂例
会同期召开（与会人员不发生时间冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服从整 体的原则。
第四章 会议的准备
第十一条 所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作
（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定
草案、落实会场、备好座位、茶具茶水、奖品、纪念品、通知与会人员等）。
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