吉首大学商学院关于做好届毕业生档案转移工作的通知_吉首大学期刊奖励办法
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吉首大学商学院关于做好2014届毕业生
档案迁移工作的通知
2014届毕业生：
档案对每一个毕业生都非常重要。为认真做好2014届毕业生档案迁移工作，现将有关事项通知如下：
一、档案及其作用
毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报到证，然后将档案转交毕业生就业单位的人事部门、湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心或生源地市州、县市区就业指导服务机构。这时的学籍档案正式成为人事档案，并发挥人事档案的作用。
人事档案是确认国家干部身份、转正定级、计算工龄、领取社会保险、职称评定、工作调动、户口进入大中型城市、办理相关证明（考研、考公务员、出国、升学、结婚、生育）等的唯一凭证。档案对每一个人都非常重要，请每一个毕业生认真对待自己的档案，如有遗失或处理不当而影响今后个人的工作和生活，后果自负。
二、档案管理方式
1、落实了就业单位，且就业单位具备档案管理资格的，由就业单位接收、管理档案，要求档案地址与报到证地址一致，毕业生凭报到证办理档案迁移和接收手续；
2、未落实就业单位或已就业但所在单位不负责档案管理的可申
请将档案转至湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心，或生源地市州、县市区就业指导服务机构，要求档案地址与报到证地址一致，毕业生凭报到证办理档案迁移和接收手续。
三、档案迁移流程
（一）填写《吉首大学商学院2014届毕业生档案迁移登记表》（见附件1），完成时间截止至2014年6月3日。
1、档案去向要填写详细地址，如xxx省xxx市xxx路xxx号xxx公司人事部、xxx省xxx市xxx路xxx号xxx县（市）教育局大中专毕业生管理办公室。
2、档案迁移方式邮寄。
3、档案迁移时间及签名在领取档案的现场填写。
（二）签订《吉首大学商学院学生档案迁移申请书》（见附件2），委托他人办理者双方签字按手印。申请书学工办统一制作，领取档案时签字、按手印。
（三）凭居民身份证到学院指定地点办理迁移手续。
四、注意事项
1、国家规定的毕业生档案可免费存放学校两年，指的是毕业生的学籍档案，既不能享受在校学生相关待遇，也不具备人事档案的相关功能。两年后，仍未转出学校的档案由学院按相关规定移交学校档案馆封存或直接打回生源地。因此，学校强烈建议毕业生将档案转出学校。
2、在没有搞清楚用人单位是否具档案管理权之前，不要轻易把档案转入这个单位。我们经常碰到一些没有档案管理权的单位也违规接收档案，个别单位会把学生的档案丢失或是扣住不放。
3、档案迁移手续需本人携带居民身份证亲自办理，若有提前离
校不能亲自办理者，双方签字按手印并提供居民身份证复印件。
4、邮寄档案由毕业生本人负责办理。邮寄方式因单位要求不同而不同，有些单位需要以机要文件方式邮寄（此方式必须要到火车站附件的邮政局才能办理），有些单位只要求普通邮寄即可，有些单位可直接由毕业生本人携带递交，档案托管在长沙市人才市场或湘西州人才市场的可由学工办负责邮寄。具体采取何种方式方式邮寄，毕业生必须问清楚单位档案管理部门。
附件1：《吉首大学商学院2014届毕业生档案迁移登记表》 附件2：《吉首大学商学院学生档案迁移申请书》
吉首大学商学院
2014年5月21日
附件
2吉首大学商学院学生档案迁移申请书（班，学号）申请将本人档案迁移至。档案邮寄地址为，邮编。该处理方式由本人自愿选择，因此万一造成档案遗失、失效等后果由本人承担，与吉首大学商学院无关。
申请人（签字按手印）：代理人（签字按手印）： 身份证号码：身份证号码：
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