办公文书管理制度_办公及文件管理制度
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办公文书管理制度
第一章总则
第一条本制度制订的目的是建立规范、合理的公文处理程序，以提高公文管理工作的效率。
第二条本制度适用于公司所有办公文书的收发、寄送及归档管理工作。
第三条办公文书管理职责
（一）公司办公文书 管理的执行与监督机构是管理部，负责对公司各类文书统一进行收发、送达，传递、用印、立卷和归档。
（二）各部门必须严格执行公文管理程序，根据职权范围认真做好公文管理的各项工作。
第四条办公文书的行文规范
（一）公司的行文关系应根据各自的隶属关系和职权范围确定。
（二）公司各部门在自己的权限内，可互相行文，可同下一级公司相关业务部门互相行文。
（三）部门间对有关问题未能协商一致时，一律不得各自向下行文。
第二章办公文书的收发管理
第五条办公文书的发文管理
（一）各部门主管草拟文稿，将文件意图表达清楚，然后管理部根据草拟内容，按照规范的公文格式拟写正式文件稿。
（二）拟写公文时，须注意以下几点：
1、客观、实事求是地反映情况；
2、语文精练，条理清晰，措辞准确；
3、必要时，应附上相关文件或材料；
4、内容应符合国家的相关方针政策及法律、法规。
（三）管理部主管审核文件后，交公司总经理签发。签发内容包括：发送单位、阅读范围、密级程度、缓急要求等。
（四）管理部负责文件的编号、打印、签章、分发等事宜。密级文件必须加封并在封口处盖章。
（五）公文原稿须由管理部归档妥善保管。
（六）文件发出前必须填写《发文记录表》，需要邮寄的文件，还须在《文件邮寄登记表》上登记。
（七）邮寄文书时，必须清楚地写明发送或接收单位的名称、地址等信息，必要时可要求回复可回执。涉密文书应指派专人负责邮寄。
第六条办公文书的接收管理
（一）所有递送至本公司的文书，均由管理部统一负责接收，关在《文件接收登记表》上登记，急件须注明签收的具体时间。
（二）签收文件须认真清点，发现问题应及时与发文单位联系并采取相应措施。
（三）文书中清楚地写明接收部门的，由管理部分送各部门，私人文书则直接交与收集人。接收人收到文书后签字确认。
（四）各部门应有专人负责与管理部进行办公文书的对接工作。
第三章办公文书的处理
第七条普通文书的处理
（一）各部门主管负责批复所接收到的文件，并进行相应处理。
（二）文书内容涉及两个或两个部门的业务时，应由主办部门负责传阅，并组织共同协商处理。
（三）文书处理的过程中，如遇重大问题或异常现象，需及时向上级汇报，并按
照上级指示进行处理。
第八条涉密文书的处理
（一）涉及公司机密的文件必须由当事人或其明确指定的代理人进行处理。
（二）涉密文件的草拟稿、讨论稿或其他相关的资料，应由主办部门指派专人负责销毁。
（三）各部门负责办理文件的人员，应认真落实经手的第份文件，及时转办和催办，避免积压误事。
第四章办公文书的保管与销毁
第九条办公文书的整理与保管
（一）处理完毕的文书，应及时交至管理部，并由其进行整理、立卷、归档。
（二）各部门形成的内部文书，应由本部门指定的文书管理人员负责妥善保管。
（三）涉密文书必须存放在保险柜或者带锁的文件柜中。
（四）任何个人不得保存公司文书。外出开会带回的文件，应及时交回管理部登记保管。员工离职时应将文书和记录本清楚移交。
第十条办公文书的销毁
（一）不具备保存价值的文书，经相关部门经理签字确认，报请公司总经理批准后，方可销毁。
（二）保存期满或没必要继续保存的文书，管理部应填写销毁申请，注明销毁原因，经公司总经理批准后方可销毁。
（三）文件销毁可采取碎纸机粉碎或直接焚烧的方式，销毁密级文件时必须安排两名以上人员进行监督，确保不丢失、不漏销。
（四）销毁文件须登记造册，以备查考。
第五章附则
第十一条 本制度的最终解释权归公司管理部所的。第十二条本制度自公布之日起实施。
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