行政制度_具体行政制度
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基金管理有限公司行政制度
（讨论稿）
总 则
为进一步规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，特制定本规定。本制度汇编了公司内部的行政事务类文件，以加强行政管理的有效性，并在公司内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的工作局面。
第一章 会 议 管 理 制 度
一、公司会议主要包括总经理办公会议、工作调度会议、各种专题会议、全体员工大会、部门会议及临时会议等。
二、公司级会议的组织者为行政部。
三、会议由行政部提供服务，会议召开应提供、做好会议通知、材料、会场、记录等各项服务，会议结束后，根据情况撰写会议纪要，必要时提供水果、茶水、录音、摄像、投影等服务。如各营业部举办的客户答谢酒会、茶会等展业会议需要提供参会客户的个人详细信息（姓名、联系方式等），四、会议通知形式主要为电子邮件下发具体通知，并电话通知，营业部总、总监、团队经理及以上人员应通知到本人，其他人员通知到部门，由各部门自行通知。
五、因故不能参加会议的，必须向行政部提交请假单并由营业部负责人签字。
六、会议决议事项，与会人员应在会后立即执行，不得拖延或敷衍了事。
七、部门要把每次调度会及其它会议精神传达到基层，也可根据自己部门的实际情况，定期召开部门级会议传达会议精神。
八、部门有关会议如需行政部协助的应提前通知行政部，以便做出统一安排。
九、会议迟到处罚规定
1.各会议由行政部进行考勤。部门会议由营业部总考勤，并上交行政部存档。
2.会议迟到或早退两次者或缺席一次者给予警告，两次警告按一次记过处理，凡有三次记过处分者，勒令退出本会。
3.因事不能到会者，须会前向总经理或部门主要负责人说明理由。并报行政部备案，未被批准而缺席会议者，按无故缺席处理。4.对于会议迟到的部门,将在年终优秀部门评比中给予相应的处罚。
5.参加部门会议迟到或缺席的，对当事人罚款50元；参加公司级以上会议迟到或缺席的，对当事人罚款100元。
第二章
办 公 电 话 管 理 制 度为了提高公司办事效率，节约办公经费，保证通讯联络，结合公司实际，特制定本规定：
一、公司电话主要用于办公业务。使用电话通话要言简意赅，禁止在电话中闲聊，严禁拨打声讯和信息电话。
二、各职能部门使用电信月租电话（2-3人/部），各营业部使用电信月租电话(3-4人/部)。
三、电话采购由行政部负责。每次需营业部填写《办公用品(设备)购置需求单》由营业部总签字后交行政部采购人员核价，由行政部负责人、总经理签字确认后交行政部采购人员购买，电话到货后到行政部进行登记领用，每部电话的本机号码均由行政部张贴与主机身。
四、安装管理电信月租电话后，不允许私接电话机通话，否则，将追究其直接责任人或部门负责人的责任，并依法追缴相应的电话费。
五、各部门负责人及员工要切实负起责任，以主人翁的态度管好、用好电话。
六、由行政部定期到电信局对各部门及部门电话使用情况进行查询监督，并予以公布。
第三章 公 文 收 发 传 阅 管 理 制 度
根据有关规定并结合公司实际情况，现就文件收发、传阅管理办法规定如下：
一、公文撰写
1、公文草拟。根据需要和领导指示初步拟定文稿。公司发文由行政部草拟，涉及各部门职责，需要由公司统一行文的，由部门草拟文稿。
2、公文审核。指对草拟文稿的审核，由行政部负责。审核的主要内容是：看是否的确需由公司统一行文、行文方式是否妥当、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求等。不需由公司统一行文的公文，由部门自行发文。
3、公文复核。指公文正式印制前对文稿的校对、核稿，重点是看：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
4、公文签发。将经审核的文稿交领导签字，批准发文。公司级公文由总经理签发，部门或某特定业务范围的行文，由各部门负责人签发。
5、公文的印刷、用印。经审核无误后的公文的即可印刷与装订。如需加盖公章的按《印章管理办法》加盖公章。
二、公文发放
指将公文发放到相关部门。确定发文后，行政部发文人员要在《发文表》上编制发文编号，登记公文名称、发文日期、数量、发放部门等。对内发放文件须有部门相关人员签收。公司级文件发放时只发到处室及相关部门，各部门内部的传达由部门自行管理。部门收到文件后要签字确认。
三、公文的传阅接收的文件需由多部门阅看时，经行政部营业部总、总经理在《文件批阅单》上审批后，原文件附《文件批阅单》交由相关部门阅看，阅看人员签字确认。
四、公文归档
公司发文由行政部及时归档，填写《文件归档登记表》。各部门、部室自行发放的文件，如有必要应及时报送行政部归档。
第四章 办 公 用 品 管 理 制 度
第一条为了提供优质高效的服务支持并加强管理，控制费用支出，特制定本条例。
第二条采购直接归属总经理，采购最高审批权由总经理履行。第三条易耗品仓管直接归属总经理，由总经理授权行政部负责人监督和履行相关程序及领用审批权限。
采购
（一）内部管理
1、采购范围
计算机及相关设备等固定资产、低值易耗品、办公用品等材料物资由采购计划统一购置。
固定资产：是指使用期限超过1年，且单位价值2000元及以上的生产经营用设备物品；或虽不属于生产经营物品的，但单位价值在2000元以上，且使用期限超过2年的。例如：计算机及相关设备、办公家具等。零用此类一律要登记《个人资产卡》，入离职须交接。
低值易耗品：是指单件价值在2000元以下，或价值虽低，但能在较长时间内保持实物形态，并非一次性消耗的，例如：业务部门所涉及到的宣传彩页、提手纸袋、合同、展业用展板等物品。办公用品：纸张耗材、辅助办公小用具、文具等。
2、购买
（1）各部门在每月最后5个工作日内，按本部门下月需求填写《办公用品（设备）购置需求单》，行政部在收到申请表之日起2个工作日内对部门申购计划汇总初审，并报总经理审批后，进行购买。
（2）物资购买后要及时入库（易耗品仓库），并填写《材料物资入库单》。对于市场缺货、价格波动加大、不易购买而未能采购到的物品，采购员要做出说明，并及时在适当时机购买。
3、购置管理
（1）定期报表管理：易耗品仓库仓管每月填写《材料物资出库汇总表》，统计出月度材料物资总耗费数。
（2）供应商信息：采购定期更新供应商档案信息，便于掌握同类商品市场信息。
（二）外部管理：供应商管理
1、建立合格供应商名录库：所有考察合格的供应商，经主管领导批准后纳入《合格供应商名录库》进行管理。
2、考察供应商的资质，建立供应商的档案。应包括以下内容：
（1）供应商的基本情况表。
（2）定期报价资料。
（3）定期考察记录。
（4）合作、服务记录。
3、供应商定期报价制度：各供应商需定期报价，以确保掌握最新的产品价格信息。
4、定期考察供应商：定期考察供应商的资质、质量和服务，优胜劣汰，即定期更新供应商名录。
5、询价：一般情况下，每次执行采购，参与报价的供应商不得少于3个。
保管及发放
（一）、保管
（1）仓管负责对材料物资的验收、入库、保管、与发放。
（2）仓管对材料物资严格执行验收入库制度程序，首先审查是否属于计划购置范围内的物品，不属于范围内的应附有“新增材料物资计划申请审批表”；对凭感观不能检验的物品需由专业人员或使用部门检验验收签字确认后，准予办理入库；保管员以及验收检验人员对入库后的材料物资的质量负责。
（3）符合要求的材料物资，保管员要及时办理验收入库手续，并根据要求填写“材料物资入库单”，据此登记在库材料物资明细账，验收时可以由保管员，或者使用人及专业人员共同验收。
（二）材料物资的出库流程：
（1）、材料物资的出库，领用材料物资必须遵循公司制定的配备标准以及使用期限标准等，并且执行以旧换新制度；对有专门指定使用部门的材料物资，由使用部门负责人按本规定办理出库手续，并负责废品回收管理等相关工作。
（2）、由领用人填写“资产出库单”，经相关领导签字批准后，仓管签字后留存单据，并根据“出库单”按物资的类别品名登记减少材料物资出库明细。
（3）、材料物资在库账目要写明材料物资的类别、品名、存放位置等。
（4）、材料物资的领用分为两种情况进行处理，一种为新增领用，第二种为“以旧换新”领用。由仓管根据配备标准，使用年限标准等规定，来判断和确认各部门新增材料物资的情况。属于新增的，只须持“材料物资领用单”经相关领导签字批准后直接到仓库领取；属于“以旧换新”领取的，既要持“材料物资领用单”，也要持旧材料物资以及旧材料物资的“报废单”，同时到仓库办理领取材料物资的手续。
（5）、仓管员根据“以旧换新”制度收回的废旧材料物资，仓管 员要建立旧材料物资登记汇总，如果本企业其他地方可以再次利用的，不用再办理入库或领用的正式手续，但必须填写领用单，并加注明为“再利用”，并由保管员建立备查薄。对确实没有使用价值或继续放置的必要，由仓管员提出申请，经行政部确认后，可以按废旧物资销售或报废处理。
（6）、物品发放及使用。应本着节约和爱护的原则，杜绝浪费，对消耗量大的物品要严格控制，对一般消耗品要爱护使用。
（7）、月底最后3个工作日内做好月报表工作。材料物资一律暂停发放。
（8）、仓管员每月最后2个工作日内向财务和行政部报送“材料物资汇总表”。
（9）、仓管员必须贯彻执行管理制度，对不坚持原则，工作马虎给企业造成损失的，不但按其原值赔偿，并按公司制度处理，严重的调离岗位。
（10）、各部门如有礼品领用需求，需要填写《礼品领用单》，并由部门负责人本人签字，交由行政部审核，如有代签现象一经发现按工资的20%交付罚款。
（三）材料物资报废环节：
对在用材料物资发生报废或者不能继续使用的，部门使用人或负责人应主动提出报废申请，并将报废材料物资交仓管员，仓管须做报废确认。确认后填制“材料物资报废单”一式二联，经行政部负责人签字批准、确认后，安排统一报废。“材料物资报废单”一份财务部作材料物资报废的账务处理，另一份为仓管员备查作为领用新的材料物资的依据。
（四）材料物资月库存盘点。
盘点成员：财务部、行政部、仓管部。盘点时间：月底前三个工作日内。
使用过程的管理
（1）各部门要安排专人专管材料物资的领用，做好领用登记，月底统计，并做分析表，并交行政部一份。
（2）各部门负责人要确保账账相符。每月须统计出本部门耗用的数量，以及余存的数量。
（3）负责人要做好旧材料物资的收集及保管。
（4）坚持“以旧换新”原则。节约使用，杜绝浪费。
第四条本条例由行政部负责解释和组织修订。
第五章 办公设备（软件）更新、维护、使用制度
一、职责及范围
1、公司办公设备包括：电脑、复印机、打印机、电话、照相机、摄像机、彩电、音响、投影仪及部门配备的空调等各种贵重物品。办公软件是指各类因办公需要而购买或专业制作的软件。为了保证各项办公设备的正常使用，各类办公软件的安全操作，发挥办公设备及办公软件的最大功效，特制定本制度。
2、打印机、照相机、摄像机、会议室内彩电及笔记本电脑、投影仪均由行政部指定专人保管、使用，定期进行检查，发现问题应及时报告，由行政部通知定点维修公司的技术人员前来检查、维修、保养。
3、各部门配备的计算机，由各部门指定专人定期负责清洁工作。
二、更新、维修及维护保养
1、办公设备的更新是指办公设备的升级或更新、移动存储设备的采购、各类耗材的补给、特殊配套设备的购置。办公设备发生各种故障不能使用时即可进行维修。办公软件的更新是指由于工作而需新购置或升级的各类应用软件。
2、需要进行办公设备更新时，由部门或设备监管人填写《办公设备更新（维修）申请单》，由行政部负责人审核、总经理批准，由行政部负责采购。行政部根据市场报价做好新购置办公设备的预算，经行政部负责人、总经理审批后购买、发放。
3、各类办公设备发生故障时，可随时填写《办公设备更新（维修）申请单》，通过定点公司或专业维修人员进行维修。
4、各类办公设备需要更换部件时，应填写《办公设备更新（维修）申请单》，经行政部负责人、总经理审批后方可更换。
5、部门要妥善保管本部门或分管的办公设备保修、维修、使用说明书等资料。
三、办公设备使用管理规定
1、计算机及外设使用时要注意防尘、防磁、防静电、防水、防腐。
2、移动存储设备包括移动硬盘和U盘。移动硬盘使用时注意，在硬盘高速运转时严禁硬盘受到外力碰撞，严禁移动硬盘。移动硬盘及U盘在断开与电脑的连接时一定要进行相关操作，当系统提示“您可以安全的拔下设备”时方可拔除设备。
3、会议室投影设备的使用由行政部设专人负责，其它人员未经允许及培训严禁使用该设备。每次关闭投影仪的时候都一定要等到投影仪的lamp灯完全熄灭后，才能关闭电源。
4、计算机软件及应用软件由行政部统一购买。软件在使用时，要按照要求步骤进入或退出，以免造成软件的损坏。禁止在公司计算机安装其他软件，以免病毒传播。
5、日常文档及数据由各部门自行备份。每月二十日前由行政部负责使用移动存储设备对各部门重要文档数据进行备份。日常杀毒工作由各部门自行处理，要求每周至少杀毒一次、升级一次，杀毒软件由行政部提供。
6、计算机的清洁与维护实行谁使用谁负责清洁的原则。每周清洁外部两次，不得使用湿抹布，内部每季度必须打开机箱清洁一次，用毛刷或专用工具吹净尘土。第一次清理由行政部指导，以后的清洁由各处自行负责，行政部进行不定期抽查。
7、各类办公设备严禁外借、外用。严禁上班时间在计算机上玩游戏、处理与工作无关的文件，严禁用微机看VCD盘，严禁使用计算机从事不健康活动或不符合国家政策法规的活动，严禁利用网络传播淫秽及危害国家安全的信息。
第六章 复印制度
一、办公复印的管理部门为行政部。
二、复印承办范围为行政管理文件、合同及各类相关资料，私人资料恕不接待。
三、部门在进行复印时，必须填写《打印、复印登记单》，登记复印纸张的规格和数量。
四、行政部每月25日根据使用纸张的实际数量，按成本汇总后报公司财务。
第七章 印刷品管理制度
一、职责及范围
印刷品是指因工作需要而专门印制的各类空白合同、自制内部票据、信封、宣传彩页、手提纸袋等印刷资料。印刷品的管理部门为行政部。
二、印刷品的印制、领用及保管
1、公司所有印刷品均由行政部负责联系定点厂家印制。
2、部门如需领用，行政部协助记录表格使用单位根据库存及实际需要制定每月计划，于15日前随办公用品计划一并上报，印刷完毕，由行政部通知发放。行政部负责汇总各部门每月印刷品使用数量。
3、存放印刷品的库房应保持干燥、清洁，印刷品摆放整齐有序，无关人员不得随意进入库房。
第八章 门店装修改造工程管理制度
为规范京内外门店的装修改造工作流程及职责范围，特制定本制度。
一、装修或改造工程由使用部门提出装修需求，包括布局要求、功能要求、办公设备陈列等；
二、根据使用部门提出的需求，行政部联系装修队于第二个工作日对施工现场进行测量，并将门头广告尺寸交给行政部美工，行政部于第三个工作日测量结果制作完成门头广告制作图，制作完毕后交给门店建设专员处理；
三、门头设计图完成后的第二个工作日，由行政部召集使用部门、相关分管领导召开布局讨论会，并现场确定讨论结果；
四、行政部根据讨论结果，联系装修公司于1个工作日内对布局方案进行调整，调整后让参会人员确认，布局确认于流程发起后的1个工作日内完成；
五、布局确认后，行政部于2个工作日内向装修企业及设备、家具厂家收取报价。
六、报价收回后的一个工作日内，由行政部采购人员、使用部门共同与装修公司、设备、家具厂家进行价格及工期的沟通，最终确认并由使用部门签订装修合同及设备、家具采购合同。
七、基建部根据工期对开店流程进行调整完善。行政部根据合同规定条款考核施工进展情况及对装修质量进行监理，装修过程中使用部门需指定一人为项目对接联系人。
八、装修期间任何一方如需对装修方案进行调整，必须先报至行政部，经行政部召集专项讨论、共同确认后，由行政部通知施工方进行调整。任何其它部门不得直接要求施工方对原方案进行调整。施工开始后不允许再有调整。
九、装修结束后，由行政部监理人员对装修工程进行初步验收，无误后，第二天进行店内设备的安装。
十、装修工作及设备、家具安装全部完成，并首次开荒结束后，由行政部、使用部门对店面整体进行验收，验收合格后，门店交给使用部门。如验收不合格，共同提出整改意见，要求施工方限期整改完成。并由行政部、使用部门进行二次验收。直至验收通过后，进行交接。
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