浅谈机关文书档案以“件”为保管单位归档的利与弊_文书档案保管期限分为
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浅谈机关文书档案以“件”为保管单位归档的利与弊
摘要文书档案立卷是我国机关档案工作的重要环节，立卷改革要求“简化整理，深化索引”，这是我国档案工作改革的巨大突破。本文通过对传统立卷方式“卷”改革后，改“件”的立卷方式进行对比，阐述以“件”为保管单位归档的利与弊。
关键词 文书立卷立卷改革 改“卷”为“件”
我国从2001年1月1日起正式实施中国档案标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》，新规则中明确表示要以“简化整理，深化检索”作为立卷改革的宗旨。这是档案工作改革中的巨大突破，它提高了文书档案管理的效率，顺应了档案工作的发展趋势，在档案工作中运用了计算机技术以适应现代化建设的需要。在机关文书档案工作中，传统的以“卷”为保管单位的方式不但加重了档案工作的繁琐度，同时也不利于人们在浩如烟海的资料中对有用信息进行快速检索。
一、档案管理中“卷”与“件”的涵义
1．传统的档案都是以案卷为基本保管单位。立卷是整个档案工作的基础，其具体包括组卷、编制页码、卷内目录及备考表的填写、装订，案卷目录的撰写等，其中组卷最为重要。组卷的合理性对档案今后的保管、利用及检索工具的编制有很大影响。而在实际工作中，由于情况的复杂性以及人们对立卷原则的理解不尽相同，很难以统一标准明确完善的对文件进行分类归档，再加之一些单位人员流动性大，很容易造成文件收集不完整、归档不及时。
2．所谓“件”就是根据档案管理信息化的要求，取消了传统的立卷方式，将档案的基本保管单位有一组文件组成的卷，改变为单份文件的“件”。《归档文件整理规划》中规定：一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册等一册一件，来文与复文为一件。
二、改“卷”为“件”立卷方式的优越性
立卷改革的直接目的是提高档案工作的效率。在传统的档案工作中，由于纯人力劳动的程度高，因此在文书归档保存时存在许多不确定性，为档案的保存与检索带来诸多弊端。而“件”的立卷方式的运用可以在很大程度上避免传统“立卷”方式的弊端，从而提高工作效率以及准确性。
1．“卷”改“件”立卷方式有利于编研和开发利用。按照《归档文件整理规则》制定的方法，“件”的立卷方式省去了抄写卷内目录和案卷目录等一系列人工操作，是档案人员有时间和精力开展编研和开发利用工作。当今的档案编研是以信息技术为平台，将档案信息进行整合，以电子文件和磁介质的形式保存并提供给利用者。这无疑是从理念、方式、方法上都进行的根本变化，突出了档案的服务意识。
2．保-档案资料完整性，同时避免“胀库”现象。在以往的档案整理工作中，由于一些归档材料时间跨度长，部门人员工作交接不规范，因而纸质材料的文件经常材料不全。以“件”为单位的保管方式借助计算机技术，将纸质文件转化为电子文件，确保了档案资料的完整性。同时由于新规则下整个档案采编流程实施电子化，避免了纸质文件占用库房空间的缺陷，从根本上解决了因档案文件积累而产生的“胀库”现象。
3．归档方法简便易学，减少个人主观差异。传统的档案整理方法是将一定期限内形成的文件收集齐全，进行价值鉴定，按年度、组织机构、问题、保管期限等分类方法进行组卷，在整个工作流程中投入了大量的工作时间，且工作主观性强，难度较大，不易掌握。改“卷”为“件”后，档案管理者引进了计算机技术，依事件或时间、组织机构分类，按件立卷，电子文件由档案员及时上传，改变了过去复杂的工作模式，具有更强的可操作性。在此同时，由于其整个流程的电子化、规范化，控制了档案员在工作中的主观性，减少了由此带来的差异。
三、改“卷”为“件”立卷方式后的档案利用
档案利用是档案管理工作中具有目标意义的中心环节，它包括了利用需求和提供利用两个方面。其中，利用需求是利用者为解决实际问题需要利用馆藏档案；提供利用则是档案工作者根据利用者的实际需求，将馆藏档案提供给利用者。两者互为基础，相互依托。而保管档案的最终目的也是通过档案的利用，最大限度地进行信息的交流与共享，满足参阅者的各种需求。文书档案对机关单位的发展具有潜在的价值与深远的意义，既可以帮助机关单位全面且有重点地记录保留历史，也能在特定时间为机关单位提供凭据和借鉴。
“卷”改“件”深刻地影响到档案的利用，这不仅使检索更为细化，供参阅者能浏览到更多的文件，同时也使文件的利用效果更为显著。这是以“件”利用方式变革所带来的利用效率的提升。因此，要求机关单位有新的档案文书管理制度，对“卷”为单位的利用制度要进行修正与更新，同时对档案利用者的要求也有所提高，要求档案利用者要有较高的自觉性、爱护档案文件，用完以后及时归回原位。
四、文书档案的检索与查询
文书档案的检索与查询关系到归档文件的排列问题。归档文件经过分类，整体上具有了一定的系统性，但是如若要更加具体地细化，相关联的文件仍然处于零散状态，因此需要通过整合使之进一步系统化。然而，现有的档案管理软件系统尚无统一标准，当今机关使用的档案管理软件系统被定义成了不同的数据库结构，向用户提供不同的数据格式，其数据很难相互利用，这为档案信息资源共享带来了很大困难。从另一角度来看，按件立卷的方式使得以“件”为单位的文件之间缺乏相关性，这使得档案利用者对于同一问题文件检索的范围有所限制，不利于资料之间的拓展阅览。这是立卷改革在时下所带来的弊端。
但是随着计算机技术更为深入且广泛地应用，文档电子化，文档一体化必然成为大势所趋。对归档来的文件进行电子化录入，再通过理顺文件处理和档案管理之间的关系，具体调整归档流程，切实做到“随办随归”，这必然能提高文书档案检索的准确性与时效性。可以说，电子技术的介入，档案数据库的建立，将改变以往档案利用者繁琐的检索查询工作，使档案检索真正走向智能化。
五、结束语
按“件”立卷的档案管理方式从各方面都为机关档案管理工作引入新的思维，注入新的活力，带来新的挑战。其科学化，人性化，规范化的高效机制值得推广，然而企业存在一些缺陷。在实际的操作中，应当根据具体情况将“卷”与“件”相结合，对档案进行科学管理。
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