秘书学基础知识_秘书学基础
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1、秘书的涵义：
是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书，档案，人民来信饿，会务工作以及其他日常行政工作和交办事项，在党政机关，企业事业单位从事这些工作的干部，统称为秘书工作人员或简称为秘书。
2、秘书的类别：机关秘书、企业秘书、私人秘书、商业秘书、涉外秘书
3、秘书的层次：行政级、执行级、文书级、助理文书级
4、秘书工作的性质与特点：辅助性、综合性、机密性、服务性
5、秘书工作的作用：助手作用、参谋作用、协调作用、信息枢纽作用、公共关系作用
6、秘书学的研究对象：一方面是秘书工作，如内容、规律、要求、机构、职能、程序、方法；另一方面是秘书秘书人员，如他们的只是、技能、素质、职业道德等，以及这两方面怎么有机地结合。
7、秘书工作的起源和发展（了解）p28——378、秘书工作机构的设置原则：一是精简原则；二是纵向层次尽量少；三是横向幅度可适当加大。
9、秘书工作机构的职能：助手职能、参谋职能、枢纽职能、协调职能、保密职能
10、秘书人员的自我管理：包括工作管理、行为管理、时间管理、办公环境管理
11、秘书的智能结构：包括知识结构和能力结构
知识结构包括：基础知识、专业知识、行业知识、相关知识
能力要求包括：写作能力、口头表达能力、听知能力、阅读概括能力、社交活动能力、协调能力、观察分析能力、应变能力、使用先进办公器械的能力、预测能力
12、职业道德：忠于职守、严守机密、恪守信用、文明礼貌、廉洁奉公
13、秘书处理人际关系的准则：尊重、礼貌和礼仪、乐于助人、赞美他人、宽容与体谅、公
允
14、秘书与上司关系的处理原则：主动配合适应、服从但不盲从、委婉提醒，适时规劝、维
护上司间的团结
15、办公室管理的作用：办公室是指挥室、办公室是工作室、办公室是窗口
16、办公室的布局与布置：小办公室、大办公室、接待室会，会议室（p107）
17、办公室管理的内容与要求：整洁、安静、光线空气与温度、色调与美化、设备与用品
18、通讯工作（p110——114）
19、接待工作（p114——120）
20、日程安排的原则和要求：服从于组织的总目标和整体计划、区分轻重缓急、随时补充调调整、提示和督促、酌留弹性劳逸结合21、订约事宜：事先征求上司意见、再次确定及时提醒、善用台历和备忘录
22、差旅事宜：做好准备工作、旅途服务、随时联络
23、督查工作的作用：
1、督查队领导的作用：（1）督查工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手
段。（2）督查是促进领导决策正确、科学的必要环节（3）督
查是改变各级领导和干部工作作风、克服官僚主义的有效手
段。
2、督查队秘书的作用：（1）督查是秘书的一项重要职责（2）督查是秘书发挥参谋。助
手作用的重要方面。
24、督查工作的原则：领导负责、分级负责、实事求是、不直接办案、讲求时效
25、督查工作的程序：查办立项、查办通知、催办、直接调查、商讨处理、结案反馈、立卷
归档
26、保密工作（p126——129）
27、印信工作（p129——131）
28、值班工作的组织形式：办公室值班、值班室和总值班室、首长电话值班室
29、值班工作的基本任务：来访接待、通讯联络、安全保卫
30、值班工作的制度与要求：交接班制度、请假制度、安全保密制度
31、信息工作的程序和方法：收集（收存、复印、记录、录音、电脑）、整理（分类、筛选）、加工（充实与综合、提炼与摘要、归纳与分析）、提供（适事、适时、适度）、传递（迅速、准确、保密）、储存（原件储存、目录索引储存、软件储存、储存的要求是必须有专业的柜、橱
或保险箱，要具备防盗、防火、防潮、防虫的功能和条件）、检索
32、秘书写作的要求：信息量大，措施具体，指示性强、内容高度概括，语言表达实用精确、用材精要，语言深入浅出，主题富有个性、讲究文明礼貌，语
言得体，多一点人情味
33、文档管理（p180——196）
34、会前准备有哪些：
一、会议计划和成本预算
二、文件准备（开幕词、工作报告、发言
稿、其他会议文书、会议文件的准备程序）
三、会场准备（会
场布置、主席台席位、会场设施、其他准备）
四、会议议程、程序的拟定（议程、程序、日程表与作息时间表）
五、会议
通知的发送
35、会场的组织与服务：报到与签到、材料发放、选举工作、会场服务、会场临时调度
36、会议信息工作的程序与方法：记录、核实、汇总、整理和筛选、编写、发送或归档
37、会议文件的起草：闭幕词、决定、会议纪要、会议总结
38、会后事务：会场清理、人员离会、会议决算
39、会议催办：发文催办、电话催办、派员催办
40、会议组织列举（p231——239）
41、信访工作的作用：参政议政作用、监督控制作用、信息反馈作用、化解矛盾作用、公关
形象作用
42、信访工作的原则：属地管理、分级负责、谁主管、谁负责的原则（原办理原则、新办理
原则）依法及时就地解决问题与疏导教育相结合的原则标
本兼治、预防和化解相结合的原则公开便民的原则（为信访
人提供便利条件、建立全国信访信息系统）双向规范的原则
（对信访受理者的要求、对信访人的要求）
43、信访工作人员的守则：恪尽职守、秉公办事查明事实、分清责任宣传法制、教育疏
导及时妥善处理，不得推诿、敷衍、拖延
44、信访工作的程序：
1、受理、登记
2、立案、呈批
3、承办、交办、转办
4、调查、处
理
5、催办、回告
6、审查、结案
7、复信、督查和督办
8、总结、综合研究
9、立卷
45、企业信访工作：
1、充分信任，及时处理
2、奖励投诉，提高效益
3、跟踪调查，负责
到底
4、做通工作，挽回信誉
46、沟通与协调（综合应用 案例分析）
47、沟通层次和作用：信息沟通、认识沟通、感情沟通
48、沟通的特点：社会性、选择性、互助性、创造性
49、沟通的主要类型：单向沟通、双向沟通、多向沟通
50、沟通的主要方法：
1、直接沟通
2、间接沟通3.、明示沟通
4、暗示沟通
51、沟通的障碍：技术性障碍、知识性障碍、体制性障碍、信息障碍、心理障碍
52、克服沟通障碍、提高沟通效率的方法：
1、提高技术能力，改善技术条件。
2、加强学习，扩充并更新知识
3、加快体制改革
4、大力提高信息工作的质
量
5、提高心理素质
53、协调的主要作用：
1、缓解矛盾
2、消除误会
3、积极平衡
4、融合关系
54、协调的特点：广泛性、目的性、层次性、灵活性、相对性
55、协调的原则：政策指导原则、公正无私原则、平等尊重原则、统筹兼顾原则、随时应变
原则、及时原则
56、协调内容：
1、政策协调
2、地区关系协调
3、部门关系协调
4、工作关系协调
5、会议
协调
6、领导关系协调
7、人际关系协调
8、股东关系协调
9、职工关系协调
57、协调步骤：
1、摸清情况
2、找出症结
3、提拟方案
4、反复磋商
5、督促落实
6、检查
反馈
58、协调的主要方式：
1、个别协调
2、信息协调
3、会议协调
4、计划协调
5、文件协调
59、秘书进行协调的方法和策略主要有：
1、信息沟通法
2、宣传教育法
3、中介法
4、求同
存异法
5、冷处理法
6、逼虚就实发
7、先易后难法
8、步步为
营法9.、场景变换法
10、交谈法
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