推动管理体系信息化 促进基础管理上水平_管理信息化水平提升
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推动管理体系信息化 促进基础管理上水平
湖北中烟工业有限责任公司
国家局经济运行司、各工业公司领导：
近年来，湖北中烟在国家局的正确领导下，按照“三个突出”的体系建设工作要求，通过扎实有序地推进体系建设，进一步加强体系建设与信息化融合工作，初步构建起统一、高效、顺畅的基础管理平台，为企业平稳健康发展奠定了较好的管理基础。
下面，我就湖北中烟体系建设的基本情况作一汇报：
一、体系建设与信息化融合的基本做法
2010年，围绕落实国家局姜成康局长所作的“三个突出”、“坚持贯标工作与信息化紧密结合”的指示，落实李克明副局长提出的“把体系建设和信息化有机融合起来，真正实现体系建设信息化”的要求，我公司立足于创建良好的管理体系和搭建畅通的信息渠道，确立了“理流程、建体系、搭平台、促融合”的工作主线，确定了信息化支撑体系建设“同步规划、同步设计、同步建设、同步完善、同步提升”的“五同步”原则，力求实现“业务流程化、接口顺畅化、监控实时化、体系信息化、改进持续化”等“五化”目标，努力构筑更高层次、更高水平的综合管理信息平台，为推动卷烟上水平提供重要的支撑。具体做法是：
1、搭建体系管理信息化平台，进一步提高系统集成度
针对原有业务信息系统对体系文件的支持不够，在实际运行中缺乏对业务系统流程的管理和监控，以及体系运行与实际业务仍然存在“两张皮”现象等问题，公司开发出综合管理体系信息系统，搭建起统一的体系管理平台。该平台在充分利用过去各业务系统功能的基础上，对各业务信息系统资源进行了全面有效整合，完成了各个系统的信息互通，为公司实施业务流程管理，体系运行管理，以及其他基础管理提供了统一的综合信息化平台支撑。该平台既可以为体系管理人员提供日常工作信息服务，实现全过程的体系运行管理，又可以对全体管理者及相关人员提供对主要业务流程的监控服务，实现对以“四大中心”为主的业务流程和部分管理流程的全过程管理，同时有效结合绩效管理、对标、创优等工作，推动企业规范业务、持续改进，提高管理水平。平台的建立和运行，实现了信息资源的充分集成，为我们以质量管理体系建设为主线，全面系统地开展基础管理工作提供了有效的途径。
2、改造升级主要业务系统，进一步提高流程固化效果
体系运行的质量，很大程度取决于流程能否在信息化系统中得到有效固化。鉴于前期建成的业务信息系统存在流程较为分散、业务接口不够顺畅等问题，我们一是根据体系文件对所有的业务流程和管理流程重新进行了分析、梳理，对照业务系统固化的流程和未全面规范化的流程进行改进，致力于扩大流程固化面，推进业务系统整体优化固化；二是按照体系文件的要求，突出重点业务环节梳理信息系统对体系文件的支撑情况，包括对“四大中心”业务系统、物流、质量管理、生产执行等核心业务系统和管理系统进行了全面梳理，分析关键控制点上信息化系统对体系文件的支撑度，致力于提升重点流程固化率，以进一步加强“四大中心”建设，提升“四大中心”服务企业和品牌的效率水平；三是按照体系要求，分析排查信息孤岛状况，梳理各信息系统的输入输出，进一步完善各业务系统，致力于提升流程固化后的运行效果，制定出市场营销、生产调度指挥、技术研发、质量管理、生产制造执行、资金监管、综合管理体系等12个系统的改造计划。通过开展以上工作，较好地提高了信息化固化流程的程度，使其更便于监控，并打通了业务流程接口，做到了流程执行与信息跟踪同步。经过半年时间梳理、改造与提升，我们打通了各系统间的80个接口，缩短了“四大中心”之间的距离，包括“四大中心”和物流系统在内的主要业务流程固化率由原来的不足50%提高到76%，较好地提升了流程固化的效果和接口顺畅化的水平。
3、实施流程监控管理，进一步促进流程高效运行
体系运行管理的主要内容是对流程进行管理，而对流程的管理则主要依赖于对日常体系运行实施检查、内审和管理评审。为了克服体系运行传统管理方法频率低、代表性不强、不能全面客观地反映体系运行效果等弊端，我们在业务流程信息系统引入信息化语言识别的方式，建立起业务系统的关联模型，制定出监控规则，通过对业务信息系统的关键业务流程、关键环节、关键控制点进行实时监控，实现对流程运行情况的有效管理。目前，各级管理人员基本养成自觉登录系统的习惯，可随时了解和掌握“四大中心”主要业务流程运行情况，并对其过程进行全方位监控。实施流程监控管理，既可为不断优化流程、再造流程提供依据，又能提高体系文件与信息化流程的运行契合度，保证了流程的高效运行。
4、实施闭环控制管理，进一步完善自我改进机制
围绕质量管理体系持续改进的核心思想，我们遵循“PDCA”的工作方法，在综合管理体系信息系统中植入了闭环控制管理模型。该模型导入了“四大中心”目标，可自动对监控到的数据进行统计对比分析，及时暴露存在的问题，促进自我改进，并与绩效考核挂钩，形成体系运行分析报告。通过对该模型的应用，较好地实现了对“四大中心”的闭环控制管理，并创建起自我改进机制。为方便实施跨区域管理，系统在对流程运行监控的基础上，还可以实现远程实时滚动审核、不符合项管理、纠正与预防措施管理，多维度、多视角地展现部门落实体系管理职责的情况，变过去范围窄、频率低的抽样审核为全面系统审核，并与目标管理、绩效考核相结合，确保目标可分解、可跟踪、可量化，发现问题及时纠偏调整。
二、体系建设与信息化融合的阶段性成效
经过三年多的实践，我公司在推进信息化与体系建设融合方面取得了初步的成效：31、提高了流程信息化固化率，缩短了“四大中心”距离
湖北中烟按照体系要求及“五同步”原则，分析排查信息孤岛状况，梳理各信息系统的输入输出，进一步完善各业务系统，致力于提升流程固化后的运行效果。通过系统的改造，较好地提高了信息化固化流程的程度，使其更便于监控，并打通了业务流程接口，做到了流程执行与信息跟踪同步，缩短了“四大中心”之间的距离，较好地提升了流程固化的效果和接口顺畅化的水平。
2、切实提升了体系运行水平，有效促进解决“两张皮”问题
通过体系文件与工作环节对应，实现体系标准与业务融合；通过管理要求与业务操作对应，实现体系管理与业务运行融合，通过体系评价分析与企业优化过程对应，实现体系改进与流程优化融合。通过“三对应三融合” 有效促进解决“两张皮”问题。
3、通过体系信息化建设，有力促进体系建设持续改进效果.湖北中烟在体系信息化建设过程中，逐步形成了“战略指导、梳理流程、痕迹管理、实时监控、评价改进”五步方法论。通过战略指导，采用信息化手段明确企业目标、岗位职责、指标要求。通过梳理流程，分析业务流程固化率和接口顺畅度；通过痕迹管理，提高业务流程固化率和各业务信息系统的协作能力；通过实时监控，获取业务过程数据和监控结果；通过评价改进，持续改进体系文件、业务流程和工作质量以及体系运行质量，形成持续改进的长效机制。
三、体系建设与信息化融合的体会
在国家局的正确领导下，我们围绕推进信息化和体系建设相融合，取得了一定的成效，有以下几点体会。
1、全面规划，分步实施，是推进信息化支撑体系建设的基本方法。
信息化支撑体系建设，涉及企业各方面工作，是一项重大而繁杂的工程，是一项只有起点、没有终点的工程，必须坚持以国家局的系列文件精神为指导，结合企业的战略目标和实际情况进行整体谋划，着眼长远制定出覆盖全局的规划方案，同时分阶段、分步骤、分层级推进，并适时作出有效的调整，以确保方向正确，过程准确，保障“推动质量管理体系信息化，促进质量管理体系上水平”这一核心工作扎实推进。
2、深度调研，有效沟通，是推进信息化支撑体系建设的重要前提。
解决体系运行“两张皮”问题，关键在于发挥信息化优化和固化流程的作用。这就需要企业领导高度重视，需要全体员工紧密配合，要深度调研企业实情，创建各部门有效沟通的工作机制，将需求提明确，将事实摆清楚，将规则定清晰，营造有利于信息化与体系建设深度融合的软环境。
3、广泛应用，持续改进，是推进信息化支撑体系建设的有效手段。
应用，是信息化支撑体系建设的基本目标，也是不断推进信息化支撑体系建设的基本动力。综合管理体系信息系统，只有做到实用好用，让全员在应用过程中真正体验到其好处，感受到其价值，才具备创建和持续提升的基础；也只有在广泛应用的基础上，员工才能发现该系统存在的不足和问题，不断提出优化建议，持续加以改进完善，推动信息化支撑体系建设上水平。
4、聚焦品牌，服务中心，是推进信息化支撑体系建设的特色体现。
卷烟上水平，是行业当前和今后一个时期的战略任务。行业推进信息化支撑体系建设，必须紧紧围绕“卷烟上水平”的主要任务，服务于企业的中心工作，服务于品牌发展、原料保障、技术创新等“五个上水平”，以信息化支撑体系建设来助推企业品牌建设和主体业务上水平，才能确保取得实实在在的成效。
四、体系建设与信息化深度融合的工作思路
我公司在推进信息化支撑体系建设方面作了一些尝试，但对照国家局的要求，对照先进企业的标准，还有相当大的差距。根据2010年全国烟草行业现场会及2011年全国烟草行业工作会会议精神:“扎实推进贯标工作，‘以体系目标化、管理流程化、手段信息化、基础规范化、改进持续化’为目标全面加强行业质量体系建设，促进基础管理上水平”。湖北中烟下一阶段体系建设与信息化融合工作，要实现及拓展制度管理、流程管理、体系运行管理、目标及指标管理等四个方面系统功能；实现“五化”目标；实现六个维度体系建设与信息化融合的延伸；促进体系管理信息化向企业管理信息化的提升与转变，构筑一个更高层次、更高水平的企业综合管理智能化平台，简称“4561”目标。
为了推动体系建设与信息化深度融合，实现体系的信息化向企业管理信息化的全面提升，工作中首先要依据企业战略目标，采用信息化手段，建立目标及指标管理体系；其次全面梳理体系文件及业务流程，建立业务流程管理体系；第三建立体系运行分析、评审评价体系，全面提高体系运行管理智能化水平；第四系统性分析综合管理体系管理系统与各业务、管理信息系统之间的关系，提升各业务信息系统协同运作水平，使关键业务流程固化率由76%提升到85%以上。具体工作思路如下：
一是夯实与完善体系建设与信息化融合第一阶段的工作成果，进一步完善系统功能。
二是实现目标及指标管理功能。
1、实现中烟本部及各卷烟生产厂的企业目标制定、分解、跟踪、考核等功能，强化系统对目标执行效果的分析能力，促进企业目标与个人目标的协调统一。
2、实现指标管理功能，包含目标指标体系、对标指标体系（含内部对标）、创优指标体系、卓越绩效体系。
3、结合对标、创优工作，在系统中实现目标制定、目标分解、目标跟踪与部门绩效的考核评价。
三是实现体系建设与信息化融合六个维度的延伸。
在体系信息化建设一期的基础上，全面梳理完善企业体系文件，明确所有可监控的过程控制点的体系要求。梳理并完善所有可监控过程点的岗位职责与绩效考核标准，将可监控过程点的体系要求量化为监控规则。按照不同类别定义业务流程监控图，并确定不同人员的使用权限，形成完善的监控、纠正、改进、再到监控的闭环管理机制。从六个维度促进体系与信息化建设的延伸。
1、由四大中心等重点管理部门的监控向一般管理部门的监控延伸。
根据企业实际情况，完成系统与资金监管、预算、投资、审计、内控、安全、经营决策等系统的集成，实现各业务系统关键过程控制点的监控。从四大中心等重点部门应用，向财务、审计、法改、安全、纪检监察等部门延伸系统应用。
2、由关键过程控制点向一般过程控制点延伸。
在第一阶段工作基础上，进一步促进四大中心业务系统升级改造，梳理范围从关键流程、关键监控点进一步延伸到一般过程点。
3、由中烟本部向各卷烟生产厂、合作生产厂延伸。
在完成中烟本部综合管理信息平台基础上，实现一般过程控制点的监控，向各卷烟厂过程控制点的延伸，根据企业实际情况，逐步覆盖到全部卷烟厂。
在品牌合作生产中，通过体系、信息化的同步输出，促进有条件的合作企业间运作的规范化、标准化，输出湖北中烟的制度、流程、信息、文化和品牌，实现联合生产企业产品的同质化和管理的共同进步。
4、由大质量管理体系向职业健康安全、环境管理体系延伸。
完善环境和职业健康安全体系工作相关制度和规范，在流程监控环节增加对环境和职业健康安全体系的关键监控点，根据安全和环境体系本身特点，制订监控规则，把安全管理系统纳入体系监控范围。初步实现＂三标合一＂信息化管理。
5、由管理层用户使用向企业全体用户使用延伸。
结合湖北中烟信息门户，实现企业领导、管理人员、体系工作人员和基层工作人员全员参与应用的企业管理工作平台。
6、由综合管理体系信息化向企业管理信息化延伸。
在一期建设的基础上，通过对实际工作中的标准执行情况进行持续管理，达到由“事后堵漏分析”向“立体、实时预防监视”的模式转变，探讨从整体流程、执行效率、产品质量等方面来确定关键绩效考核指标（KPI），实现综合绩效考核管理的方式。实现以“监控、整改”为核心的体系管理信息化向以“综合绩效考核”为核心的企业管理信息化建设方向的延伸。
不当之处，敬请批评指正。
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