员工档案管理标准_员工档案管理操作标准
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员工档案管理标准范围
本标准规定了人事档案管理职能、管理内容和要求及检查与考核。本标准适用于公司人事档案管理工作。2 引用标准
《中华人民共和国档案法》 《中华人民共和国保密性》 《干部档案工作条例》 3 管理职能
3.1 人事档案管理工作，在总经理领导下，由人力资源部具体实施，明确专人负责。3.2职责
3.2.1总经理负责领导全公司人事档案管理工作，组织贯彻党和国 家有关人事档案管理的方针、政策、法规、条例和纪律。
3.2.2人力资源部在总经理的领导下，执行上级有关人事档案管理政策规定，负责人事档案的收集、鉴别、整理和保管；办理人事档案的查阅、借用和传递；做好人事档案管理的安全工作。3.3 权限
3.3.1 总经理有权决定人事档案专责人员的任免，有权了解、检查、指导、考核人事档案管理工作。
3.3.2 人力资源部有权按员工管理权限管理全公司人事档案，有权了解档案具体工作和存在的问题，提出任务要求。
3.3.3 人事档案专责人必须保守档案秘密，有权拒绝不按规定进行借用、查阅人事档案。4 管理内容及要求
4.1 档案管理
4.1.1 人事档案由人力资源部统一管理，并设专人管理档案。
4.1.2 任何人不得保管自己的档案，也不得私自保管他人的档案材料。4.1.3 管档范围
4.1.3.1 本公司一般干部档案。
4.1.3.2 本公司工人（包括退休，去世和劳动合同制工人）的档案。4.1.3.3 流动人员的档案。4.1.4 登记与检查
4.1.4.1 所保管的人事档案，要逐人详细登记编号，新建和转递人的档案要在十天内登记、编号、整理完善后归档保管，做到准确、实用、排列有序、查找方便、提供迅速。
4.1.4.2 定期对所管档案进行检查、核实，每半年核对一次档案数量，每年全面检查分析一次，对所缺材料要查明原因，与有关部门联系，及时补充，对不应存档的材料及时清理。4.1.5 保护
4.1.5.1 人事部门应设专门档案室保管档案，并设有整理、查阅、接待场所，场所要利于保密。
4.1.5.2 档案要存放于铁制保险柜中。
4.1.5.3 档案室要完备各项安全防范措施，保证档案的防火、防盗、防晒、防潮、防尘、防蛀。4.2 档案的利用 4.2.1 利用范围
4.2.1.1 凡涉及员工本人入党、入团、出国、考察、审查、职位任免、工作调动、离退休、组织处理、福利待遇、婚丧等，需要了解情况时，可以提供本人档案。
4.2.1.2 凡因编写党史、人物传记、地方志、史志要了解当事人的经历和社会实践情况，与他人案件密切关系，而当事人因病重不能口述、书定或死亡的，可提供档案中履历和自传部分。
4.2.1.3 公安、保卫、纪检、监察等部门因业务需要，了解职工有关情况时，可提供有关部分。
4.2.1.4 其它特殊情况。
4.2.2 对子女及其它亲属的政审不能直接用档案。4.2.3 利用方式 4.2.3.1 查阅
4.2.3.1.1 查阅人事档案，应由二人进行。
4.2.3.1.2 人事部门应视查阅用途，确定是否提供人事档案或提供有关材料。4.2.3.1.3 上级主管部门（或领导）需查阅档案，人事部门予以提供。
4.2.3.1.4 查阅档案，必须在人事部门指定的地点进行，不得拿出或带到其它地点。4.2.3.2 借阅
4.2.3.2.1 人事档案一般不外借，特殊情况下需要阅借，必须陈述理由，经人事部门负责人批准，填写“档案借阅单”后方能借阅。
4.2.3.2.2 上级主管部门（或领导）需要借阅档案，人事部门予以提供。
4.2.3.2.3 借用档案要在二周内归还，到期可续借，逾期不归还的人事部门要催要，借阅人不得将档案私自转借。
4.2.4 人事部门对档案的利用应登记并完备审批、借阅手续。
4.2.5 档案管理人员应对利用完毕的档案，认真进行核对，予以注明，无误后方可归档。4.2.6 对利用档案人员的要求
4.2.6.1 利用者必须是中共党员，并携带本人身份证，工作证及介绍信。4.2.6.2 利用者不能查阅本人及其亲属的档案。
4.2.6.3 利用者必须爱护档案，注意档案的清洁，不得随意拆散档案，或在档案上勾、抹、涂、画、折角、叠页等，不得私自装人或撤出材料，不得从档案中抽换材料，不得随便公开议论 和摘抄，复制档案内容。
4.2.6.4 借用档案有妥善保管，严格保密，不得转借。4.3 调查证明材料
4.3.1 外单位要索取人事调查证明材料，应有市及以上机关的组织、人事等部门的“调查证明材料介绍信”或“函调证明材料信”，人事部门根据调查证明内容提供文字材料。4.3.2调查证明材料的信、函不能直接利用档案。
4.3.3 人事档案主要反映本人情况，不直接证明其他人情况，人事部门一般不负责提供其他证明材料，如确属特殊情况，可引述有关内容注明抄自人事档案，不加任何注释。4.4 档案转递。4.4.1 转递原因
4.4.1.1 转递档案原因。4.4.1.1.1 职工调出本公司
4.4.1.1.2 干部职工变动、任免改变了主管、协管单位。4.4.1.1.3 职工刑满释放异地安置或到其它单位工作。4.4.1.2 转递档案材料原因
4.4.1.2.1 需要补充进入档案材料
4.4.1.1.2 经鉴别应由上级或外单位保存的材料。4.4.1.2.3 经鉴别应由上级或外单位复查的材料。
4.4.1.2.4 经鉴别应退回单位补办手续或重新制作的材料。4.4.2 转递方式
4.4.2.1 档案及档案材料必须通过机要交通转递或者由组织，人事部门派专人送取。4.4.3 转递手续 4.4.3.1 转出
4.4.3.1.1 转出人事档案或档案材料应填写《人事档案材料转递通知单》与档案或档案材料一起发出。
4.4.3.1.2 成批转出时应编制《人事档案材料移交清单》与档案或档案材料一并发出。4.4.3.1.3 转出时必须在档案登记册上进行登记并注明转出时间、数量、单位、转递通知单的发文号，以备考查。4.4.3.2 转入
4.4.3.2.1 对转入的人事档案或档案材料，人事部门应按《档案材料转递通知单》或《移交清单》逐一检查清点，核对无误后盖章签字，及时将回 执退回转出单位。4.4.3.2.2 接收档案后，要及时登记归档。
4.4.3.2.3 无论转出、转入，人事部门都应将转递手续妥善保存，以备考查。5 检查与考核
5.1 检查与考核的部门及负责人 执行部门：人力资源部 负责人：：人力资源部主任
5.2 检查与考核的程序、内容、时间和方法
根据本标准所规定的管理内容与要求，分别进行季、年的检查与考核，阶段性工作完成后，专题汇报，日常工作每月由科长自查，分管领导不定期抽查，并接受上级和地方业务主管部门检查，5.3 奖惩细则
按公司现行经济责任制考核挂钩。
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